Lieferscheine der Wareneingänge im Werk Biberach werden jetzt elektronisch erfasst und verwaltet Effizienzerhöhung im Gesamtprozess für Purchase-to-Pay
Biberach / Neu-Isenburg, 23.10.2009. Der Pharmaproduzent Boehringer Ingelheim hat am Standort Biberach das Lieferschein-Cockpit von ReadSoft eingeführt. Mit der Software reduziert das Unternehmen den Aufwand bei der Bearbeitung und Recherche von Lieferscheinen. Abgeschafft wurden dadurch zwischenzeitlich die Archivordner, in denen die Belege zuvor abgeheftet wurden. Die Ablage erfolgt nun ausschließlich in einem elektronischen Archivsystem, das im Unternehmen beispielsweise auch schon für die Archivierung von Rechnungen genutzt wird. Den Kommunikationsaufwand bei Lieferschein-Nachfragen insgesamt zu senken, war für das Projektteam das wesentlichste Ziel.
Nach einem Abgleich mit der Ware scannen die Mitarbeiter im Wareneingang alle Lieferscheine und leiten sie bei Rückfragen per Workflowtool an die zuständigen Ansprechpartner weiter. Als Indexinformation wird die Bestellnummer aus dem Dokument automatisiert ausgelesen. Weitere Informationen für spätere Recherchen im System am Bildschirm werden ergänzt und der Wareneingang im SAP Software System gebucht. Mehre zehntausende an non-GMP und GMP- Wareneingängen werden jährlich am Standort Biberach vereinnahmt. Der Begriff GMP steht für Good Manufacturing Practices (Gute Herstellungspraxis). Er bezeichnet verschiedene nationale und international gültige Vorschriften, zu deren Einhaltung sich die Hersteller verpflichten und die sich unter anderem auf die Dokumentation von Prozessen und Rückverfolgung von zur Produktherstellung verwendeter Stoffe beziehen.
Die Einführung des Lieferschein-Cockpits ist ein Meilenstein bei den Bestrebungen von Boehringer Ingelheim, die Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) durchgängig elektronisch zu gestalten. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitung auf der Basis von ReadSoft Invoices, Invoice Cockpit und Web Cycle wurde bereits im Jahr 2005 erfolgreich umgesetzt.
Gesetzliche Vorgaben, welche Details die Lieferscheine enthalten müssen, gibt es nicht. Aus diesem Grund fehlen häufig wesentliche Daten, was Rückfragen zu Lieferscheinen nötig machte. In der Vergangenheit erfolgten diese stets per Telefon. Heute nutzen die Mitarbeiter des Wareneingangs für das Abklären der Lieferscheine den elektronischen Workflow. Ist der zuständige Ansprechpartner nicht erreichbar, greift eine Vertreterregelung. Die elektronische Verarbeitung der Lieferscheinbelege hat durch den Scanvorgang den Aufwand nun zwar zeitlich leicht erhöht. Im Gesamtprozess jedoch wird enorm viel Zeit gespart. Die elektronisch archivierten Lieferscheine können von allen berechtigten Mitarbeitern direkt aus dem SAP-System heraus aufgerufen werden, erläutert Wolfram Eitel, Teamleiter für den Bereich Serviceläger. Dadurch wurde nicht nur der interne Informationsfluss und die Zusammenarbeit mit Einkauf, Anwendern und Buchhaltung optimiert, sondern auch die Kommunikation mit Lieferanten. Auch in der internen Revision kann über das Lieferschein-Cockpit auf alle relevanten Belege zugegriffen werden, was hier eine enorme Zeitersparnis bedeutet.
Im Projekt wurde mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammengearbeitet: Neben dem Fachbereich Logistik waren Spezialisten für Rechnungswesen, Einkauf, Archivierung und des SAP-ERP-Teams im Kernteam vertreten. Damit war eine ganzheitliche Sicht im Unternehmen möglich. Die Lösung kommt derzeit am Standort Biberach zum Einsatz. Sie ist so gestaltet, dass sie auch an anderen Standorten im Unternehmensverband eingesetzt werden kann.
Über ReadSoft GmbH:
Das Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess von der Bestellanmeldung bis hin zum Begleichen von Rechnungen. Mit den Modulen der ReadSoft-Suite lassen sich die Prozess-Schritte durchgängig und automatisiert abwickeln. Für den Anwender entsteht so zusätzlicher Nutzen und Flexibilität in der SAP-Lösungsplattform.
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft 435 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es über 5.300 Installationen von ReadSoft-Lösungen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt.
Zu den Kunden von ReadSoft zählen sowohl mittelständische Unternehmen wie auch zahlreiche Großunternehmen und Konzerne. Teilweise erfolgt die Verarbeitung der Dokumentenprozesse in Shared-Service-Strukturen.
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ReadSoft GmbH
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