Durch den Einsatz des neuen X4D 3.03 kann Deutschlands führender Personaldienstleister seinen Service in den Außenstellen deutlich verbessern
Aachen, 26. November 2009 - Bereits seit einigen Jahren hat Deutschlands führender Personaldienstleister Randstad aus Eschborn eine Lösung der Docutec AG zur automatischen Verarbeitung der personalspezifischen Eingangspost im Einsatz. Für Randstad war die Lösung des Aachener Extraktionsspezialisten ein zentrales Element bei der Einführung der digitalen Personalakte im Jahr 2006. Jetzt wurde die Zusammenarbeit beider Unternehmen noch einmal aufgewertet: Mit der Einführung des neuen Release 3.03 der Docutec-Produktplattform "Xtract for Documents" (X4D) ist Randstad nun in der Lage, selbst neue Dokumenttypen in das System einzupflegen, die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente zu erhöhen und damit den Service für Mitarbeiter und Kunden zu verbessern.
Für einen Personaldienstleister wie Randstad sind effiziente Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung von zentraler Bedeutung. Deshalb entschied sich das Unternehmen zur Einführung der digitalen Personalakte. Zentrales Element dieses Projektes war 2006 die Einführung einer Posteingangslösung für personalspezifische Dokumente in der Zentrale in Eschborn. Durch eine automatische Klassifizierung, Indexierung und Datenextraktion der Personal-Eingangspost sowie der automatischen Verteilung an die Sachbearbeitung konnte Randstad den manuellen Aufwand für Sortierung und Weiterleitung reduzieren, Dokumente schneller verteilen und die Sachbearbeitung effektiver unterstützen.
Insgesamt werden seitdem bis zu 3 Millionen Seiten pro Jahr aus dem Bereich Personalwesen automatisch klassifiziert, indiziert, extrahiert und an das SAP HR-System mit SAP Records Management übergeben.
"Die Einführung der digitalen Personalakte mit automatischer Posteingangsverarbeitung war für Randstad ein zentrales strategisches Projekt. Der wirtschaftliche Vorteil mit dem Einsatz eines prozessintegrierten Dokumentenmanagements war für das Unternehmen - im Vergleich zur vorherigen papierorientierten Arbeitsweise - immens", erinnert sich die verantwortliche Randstad-Mitarbeiterin Manuela Weil.
Mit der Einführung des neuen X4D Release ergeben sich nun weitere Vorteile für Randstad: Zum einen können die Mitarbeiter der entsprechenden Fachabteilung jetzt selbst neue Dokumenttypen in das System einpflegen. Dadurch werden Änderungen schneller umsetzbar und Zeitressourcen werden besser genutzt. Zum anderen dokumentiert die neu verfügbare "Production Database" sämtliche Prozesse und Abläufe, die während des Einsatzes von X4D auftreten. Mit diesen deutlich ausgeweiteten Statistikdaten bietet sich für Randstad die Möglichkeit, die Erfassungsprozesse hinsichtlich Aufwand und Qualität noch differenzierter zu bewerten und die Gesamtperformance kontinuierlich zu steigern.
Dies kommt vor allem in den über 600 bundesweiten Niederlassungen (Stand 2008) des Personaldienstleisters zum Tragen: "Mit X4D 3.03 und seinen ausgeweiteten Funktionen konnten wir den Service für unsere Vertriebsmitarbeiter in den Niederlassungen deutlich verbessern", freut sich Manuela Weil.
Auch Docutec ist zufrieden "und sieht den Auftrag als Bestätigung dafür, dass Randstad mit dem neuen X4D Release noch besser im Dienstleistungsmarkt positioniert ist", beurteilt Docutec-Vorstandsmitglied Leo Vondenbusch die Einführung von X4D 3.03 bei dem Personaldienstleister.
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Mit durchschnittlich rund 66.000 Mitarbeitern und 600 Niederlassungen in über 300 Städten sowie einem Umsatz von 1,88 Milliarden Euro (2008) ist Randstad der führende Personaldienstleister in Deutschland. Randstadt bietet Unternehmen unterschiedlicher Branchen umfassende Personalservice-Konzepte. Neben der klassischen Zeitarbeit gehören zum Portfolio von Randstad unter anderem die Geschäftsbereiche Professional Services, Personalvermittlung, HR Lösungen und Inhouse Services. Spezialisierung und Weiterentwicklung des Leistungsangebotes sind die Eckpfeiler der Randstad-Marktstrategie. "Spezialisierung" steht für konzentriertes Know-how in ausgewählten und zukunftsträchtigen Branchen unter den Stichworten Aviation & Airport Services, Callflex, Finance, Logistics, Medical, Quality & Services, Energie & Schiffbau, um damit jederzeit die von Kundenunternehmen gewünschten Qualifikationen anbieten zu können. Mit der Weiterentwicklung des Leistungsangebotes setzt sich Randstad deutlich vom Wettbewerb ab. Als Impulsgeber für den Arbeitsmarkt hat Randstad bereits im Jahr 2000 einen flächendeckenden Tarifvertrag mit ver.di abgeschlossen, der als Grundlage für die geltenden tariflichen Regelungen in der gesamten Branche diente. Von dem renommierten "Great Place to Work"-Institut wurde Randstad zu einem von "Deutschlands besten Arbeitgebern 2008" ernannt. Randstad ist seit 40 Jahren in Deutschland aktiv und gehört zur niederländischen Randstad Holding ny: mit einem Gesamtumsatz von 17,2 Milliarden Euro (Jahr 2008) und rund 700.000 Mitarbeitern täglich in mehr als 45 Ländern einer der größten Personaldienstleister weltweit. Vorsitzender und Sprecher der Geschäftsführung von Randstad Deutschland ist Eckard Gatzke.
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