Sassenberg 28. Januar 2010: Die Rotamill Anlagen- und Ventilatorenbau GmbH aus Siegen hat sich für den Service docuproof der gds AG entschieden. Hierbei handelt es sich um eine Dokumentenanalyse, die beispielhafte Technische Dokumentationen von Unternehmen prüft. Das Ergebnis wird anschließend in einer Expertise zusammengefasst an den Kunden übergeben. Ist ein Beispiel-Dokument an irgendeiner Stelle nicht einwandfrei, so finden sich diese Mängel in der Regel durchgängig in den produktbegleitenden Unterlagen der Firma wieder. Die auf Basis von docuproof erstellte Expertise dient dann als Grundlage für eine Überarbeitung sämtlicher Dokumentationen in der Technischen Redaktion.
Die neue Maschinenrichtlinie 2006/42/EG betrifft Technische Redakteure gleich mehrfach: Zum einen erstellen sie in ihren Unternehmen die Betriebsanleitung zu den eigenen Produkten, zum anderen sind sie in der Regel auch mit der Zusammenstellung und Verwaltung von externen Dokumenten befasst. Selbst wenn diese nicht zur Betriebsanleitung gehören, werden sie häufig für die CE-Kennzeichnung benötigt. Noch komplexer sind diese Aufgaben im Anlagenbau, denn dort sind in größerem Umfang Dokumente von Zulieferern relevant und einzubinden. Um beurteilen zu können, inwieweit die vielfältigen Anforderungen erfüllt werden, setzt Rotamill auf den Service docuproof der gds AG.
Rotamill ist ein auf Abluftreinigungssysteme, Industrieventilatoren, Schwefelmahlanlagen sowie verfahrenstechnischen Anlagenbau spezialisiertes Fachunternehmen. Die Unterlagen, die zum docuproof geschickt wurden, entsprachen schon überwiegend den aktuellsten Anforderungen, erklärt gds-Experte Olaf Dömer, der im Fachbereich docuconsult an der Dokumentenanalyse mitarbeitet. Es ist eine alte Regel, dass Autoren selten in der Lage sind, selbst verfasste Texte auch selbst zu lektorieren. Die eigenen Fehler fallen üblicherweise am wenigsten auf. Gleiches gilt für Redaktionen, die sich über viele Jahre mit denselben Themen auseinander setzen. Hier ist es oft hilfreich, wenn zwischendurch Außenstehende einmal völlig unabhängig vom eigentlichen Produkt und konsequent anhand der entsprechenden Normen und Richtlinien eine Dokumentation prüfen. Besonderes Augenmerk gilt laut Dömer hier unter anderem dem Abgleich der Risikobeurteilung zu einem Gerät mit den Warnhinweisen, die sich in der Dokumentation finden. In der neuen Maschinenrichtlinie wurden zum Beispiel die Anforderungen im Bezug auf unvollständige oder halbfertige Maschinen erweitert, das geltende Recht wurde sozusagen an die Entwicklungen im Maschinenbau angepasst. Für die Hersteller bedeutet dies, dass sie eine gesonderte Risikobeurteilung und eine Einbauanleitung zu erstellen haben.
Der Großteil der Neuerungen in der aktuellen Maschinenrichtlinie lässt sich pauschal über alle Dokumentationen erfassen. So sollte sich zum Beispiel die EG-Konformitätserklärung inhaltlich in einem Kapitel mit Einzelangaben zur Maschine wieder finden. Klassisch könnten hier Inhalte mit Copy & Paste aus bereits überarbeiteten Dokumentationen in solche übertragen werden, die noch aktualisiert werden müssen. Aber wie schnell passieren bei solch einer Vorgehensweise Fehler!, warnt Olaf Dömer. "Dies gilt natürlich nicht für Unternehmen, die eine professionelle Redaktionsumgebung mit modularisierten Inhalten nutzen."
Über global document solutions (gds.eu):
Kunden der gds AG nutzen vielfältige Lösungen für die Technische Dokumentation. Als Software-Entwickler vertreibt gds die Redaktionsumgebung docuglobe, die mit MS Word als Editor arbeitet. Basierend auf dem Prinzip der Modularisierung, senkt docuglobe die Kosten für produktbegleitende Unterlagen nachweislich um 50 bis 70%. Mit dem Terminologie-Werkzeug docuterm bietet gds eine Lösung zur Sicherstellung konsistenter Benennungen.
Im Dienstleistungsbereich documate nutzen Kunden komplexe Serviceleistungen: Technische Redaktion, Übersetzung und Grafik. Von der Auslagerung kleiner Dokumentationsprojekte bis hin zum vollständigen Outsourcing der Technischen Dokumentation. Nicht zuletzt reduzieren die Kunden durch documate ihr Haftungsrisiko in diesem sensiblen Bereich. Abgerundet wird das Angebot durch docuconsult, dem Fachbereich für Analyse, Beratung, Schulung, Workshops und Seminare, jeweils mit dem Fokus auf aktuellen Entwicklungen in der Technischen Dokumentation.
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