Siegen, 31. Juli 2003. Die Datasec GmbH erhält für die Einführung ihres webbasierten Dokumenten-Management-Systems (DMS) DOKU@WEB beim Kölner Pharmaproduzenten Tropon einen "Best-Practice-Award" von der Landesinitiative "secure-it.nrw.2005". Vier von insgesamt 20 Unternehmen wurden am 31. Juli für ihre herausragenden IT-Projekte in einer offiziellen Preisverleihung in Düsseldorf vorgestellt. Darunter befand sich auch das Projekt von Datasec und Tropon. Stellvertretend für ihr Unternehmen wurden Datasec-Geschäftsführer Gerhard Weber und Ulrich Korsch, Leiter EDV bei Tropon, im Rahmen der Veranstaltung vom Wirtschaftsminister Nordrhein-Westfalen, Harald Schartau, persönlich geehrt. Besonders die kostengünstige und schnelle Umsetzung sowie die Sicherheit der Lösung waren für die Jury ausschlaggebende Kriterien bei der Auswahl dieses Projektes. Datasec ist Marktführer für Dokumenten-Management-Systeme auf Miet-Basis. Kunden des Siegener Unternehmens, welche die Software DOKU@WEB im Einsatz haben, verwalten und archivieren ihre Daten im Rechenzentrum des Dienstleisters. Somit fallen keinerlei Investitionen in Hard- und Software an. Administration und Wartung sowie Weiterentwicklungen der Lösung sind in der monatlichen Pauschale enthalten, die zuvor definiert wird. Somit sind die Kosten exakt kalkulierbar. Die Datenübertragung erfolgt über ein sicheres Virtual Private Network. Das Rechenzentrum, in welchem alle Daten auf revisionssicheren und somit unveränderbaren Medien gespeichert vorliegen, wird durch Videoüberwachungssysteme und mehrfache Kontrollen vor dem Zutritt Unbefugter geschützt. Mit DOKU@WEB verwalten zahlreiche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und sonstige Dokumente. Zu den Kunden zählen unter anderem Banken & Sparkassen, Dienstleistungsunternehmen sowie Industriebetriebe.
Einführung von DOKU@WEB bringt Arbeitserleichterung bei Tropon
Der Kölner Pharmaproduzent Tropon hat sich im Mai 2002 für die elektronische Verwaltung und Archivierung aller kaufmännischen Belege entschieden und nutzt seitdem die ASP-Lösung (ASP = Application Service Providing) DOKU@WEB. Das DMS wurde an das SAP-basierte Rechnungswesen angebunden, welches im Hause Tropon bereits seit Jahren im Einsatz ist. "Wir sparen durch die Einführung des elektronischen Archivs in jedem Jahr rund 50 herkömmliche Aktenordner und die entsprechende Lagerfläche ein", so Ulrich Korsch. Für die Wahl der Lösung nach dem Application-Service-Providing-Modell waren die Revisionssicherheit und das vorliegende SAP-Zertifikat entscheidende Kriterien. Um DOKU@WEB an das SAP-System von Tropon anzubinden, waren nur noch wenige Anpassungen notwendig. Die nahtlose Integration der DMS- und Archivierungsfunktionalitäten in SAP vereinfacht den Tropon-Buchhaltern deutlich die Arbeit. Für die Suche nach bestimmten Belegen und Detailinformation aus Rechnungen und Lieferscheinen muss die gewohnte SAP-Arbeitsumgebung nicht verlassen werden. Alle relevanten Ein- und Ausgangsbelege stehen den Sachbearbeitern direkt bei der Transaktionsabwicklung zur Verfügung. Die Akzeptanz für die Software unter den Mitarbeitern ist aufgrund der Anwenderfreundlichkeit sehr hoch.
Ziel der Landesinitiative "secure-it.nrw.2005"
Die Landesinitiative "secure-it.nrw.2005" richtet sich mit dem "Best-Practice-Award" vor allem an mittelständische Unternehmen, die zur Durchführung von IT-Projekten motiviert werden sollen, um fit für die digitale Zukunft zu sein. Im Rahmen des Wettbewerbs konnten Projektideen für mehr Sicherheit bei elektronischen Geschäftsprozessen eingereicht werden.
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