Karlsruhe, 28.04.2010 - Trotz schwieriger wirtschaftlicher Rahmenbedingungen expandiert die Kopp Oberflächentechnik AG. Da die bisher eingesetzte Unternehmenssoftware an ihre Grenzen stieß, machte man sich auf die Suche nach einem neuen Standard-ERP-System. Aufgrund ihrer Flexibilität und Zukunftssicherheit erhielt die abas-Business-Software den Zuschlag und wurde 2009 eingeführt.
Beschichten und lackieren
Die Kopp Oberflächentechnik AG aus Villingen-Schwenningen ist Spezialist in allen Fragen rund um Oberflächenbeschichtung und Lackierung. Das Angebot der Schwarzwälder reicht von der rationellen Pulver-Beschichtung von Kleinteilen über das Lackieren bis zum Bearbeiten von Produkten aus dem medizinischen Bereich. Beleg für die hohe Qualität der Leistungen ist eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und DIN EN 14001.
Hohe Anforderungen an ein ERP-System
Dipl. Ing. FH und Vorstand der Kopp Oberflächentechnik AG Markus Kopp: "Unser Unternehmen ist vielseitig aufgestellt. Wir bieten unseren Kunden einen Full Service rund ums Beschichten und Lackieren. Dies alles gilt es in der Unternehmenssoftware abzubilden. Unser Altsystem wurde individuell für uns erstellt. Beim Support und der Weiterentwicklung waren wir auf das Wissen unseres betreuenden IT-Dienstleisters angewiesen. Aufgrund der vielen Anforderungen kam der mit den Modifikationen nicht mehr nach. Also machten wir uns auf die Suche nach einer passenden ERP-Standard-Software." Über befreundete Unternehmen ließ man sich ERP-Systeme nennen, die passen könnten. Drei davon lud man zu Systempräsentationen nach Schwenningen ein. Markus Kopp: "Für uns sind viele kleine Dinge wichtig, die wir immer wieder auf´s Neue im ERP-System abbilden müssen. Vom abas-Partner konnten individuelle Anforderungen sofort umgesetzt werden, das hat uns begeistert. Andere Systeme waren auch flexibel, verloren aber im Gegensatz zu abas-ERP ihre Upgradefähigkeit. Auch wollten wir eine Software, die sich unseren Anforderungen anpasst und nicht umgekehrt," erinnert sich der Vorstand der Kopp Oberflächentechnik AG. "Wir sind Lohnfertiger, wenn ein Kunde ein Teil haben möchte, das wir noch nie gefertigt haben, muss das schnell und mit einem vertretbaren wirtschaftlichen Aufwand durchzuführen sein. Das System sollte auch von unseren Hilfskräften in der Produktion bedient werden können. Wir haben uns für die abas-Business-Software entschieden, da diese unsere Anforderungen am besten erfüllte."
Kurzarbeit zur Migration genutzt
Im Februar 2009 wurde der Vertrag unterzeichnet. Unmittelbar danach begann die Einführung, bei der Kopp dem abas-Projektierung-Management folgte. Die ERP-Software wird dabei methodisch und sicher eingeführt. Grundsätzlich gilt, eine ERP-Einführung ist immer Chefsache. Aber auch die Key-User tragen maßgeblich zum Gelingen bei. Denn ohne deren Fach-Know-how ließe sich die Unternehmensorganisation nur schwer in der Software abbilden. Geschäftsführung, Projektleitung, Key-User und die am Projekt beteiligten Mitarbeiter des abas-Partners bildeten das Kopp-Projektteam. Eine Projektvereinbarung, die die Art der Team-Zusammenarbeit, die Form der Dokumentation, Abnahmeverfahren und Lernprozesse definierte, wurde von jedem an der Einführung Beteiligtem unterschrieben. Markus Kopp: "Wir haben die Phase der Kurzarbeit bei uns im Haus zur Implementierung der neuen Software genützt. Das war ein großer Vorteil, da uns dadurch keine Zeit gefehlt hat. Bei der Organisation unserer Abläufe orientierten wir uns am Standard. In einem Testsystem wurden die Key-User anhand konkreter Aufgaben geschult und konnten so die abas-Business-Software kennenlernen. Zusammen mit den Mitarbeitern des Software-Partners wurden danach die Anpassungen definiert, die wir bis zum Systemstart unbedingt realisieren mussten. Als Grundlage dienten dabei auch die Prozesse unseres alten Individualsystems. Vorteil der abas-Business-Software gegenüber anderen Systemen ist, dass wir uns bei den Modifikationen nicht festlegen mussten, da die auch noch nach erfolgtem Systemstart gemacht werden können. Die Einführung hat super geklappt, nicht zuletzt auch weil die gesamte Einführungszeit von zwei Mitarbeitern der ABAS Projektierung begleitet wurde, und wir somit in der Kommunikation immer kurze Wege hatten."
Viele Verbesserungen
Zwei Monate nach Echtstart sind bei Kopp Oberflächentechnik der Einkauf, Verkauf, die Fertigung und die Qualitätssicherung der abas-Business-Software im Echtbetrieb. Auch konkrete Verbesserungen haben sich eingestellt. Markus Kopp: "Früher kam es schon einmal vor, dass Teile vom Einkauf doppelt oder dreifach bestellt wurden. Jetzt haben wir die volle Transparenz. Bestand, Bestellungen und voraussichtliche Liefertermine der Teile sind auf Knopfdruck abrufbar. Auch Sicherheitsbestände gehören der Vergangenheit an. Wir konnten sogar viele der Bestände aus der Vergangenheit wieder abbauen. Unsere Liquidität ist dadurch gestiegen." Im Verkauf hat sich im Vergleich zur alten Software wenig geändert. Dies liegt daran, dass die alte Individualsoftware genau auf die Anforderungen des Vertriebs zugeschnitten war. Der größte Teil der im alten System gemachten Anpassungen wurde auch in die neue ERP-Software übernommen. Aus nur einer Maske heraus werden Verkaufsvorgänge erstellt, verwaltet und gesteuert. Beispielsweise ist das Verfolgen der Liefertermine jederzeit möglich. In der Fertigung gab es die meisten Änderungen. Hier nutzte Kopp die Migration, um Prozesse standardnah glatt zu ziehen. So regelt heute ein Schritt für Schritt abzuarbeitender Workflow beispielsweise die Weiterverarbeitung der Artikel. Durch diese Maßnahme konnte die Prozessqualität deutlich gesteigert werden. Zeiten sind jetzt genau wie Materialdaten im ERP-System hinterlegt. "Wenn wir heute einen Auftrag bekommen wird vorher und nachher gewogen, wir wissen also was wir an Pulver oder Lack verbraucht haben und was für den nächsten Auftrag nachbestellt werden muss. Auch in diesem Bereich ist durch den Einsatz der ERP-Software die Transparenz deutlich gestiegen," freut sich Vorstand Kopp. Qualität wurde beim Schwarzwälder Lohnbeschichter schon immer groß geschrieben. Um die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 und DIN EN 14001 zu unterstützen, modifizierte man das alte Individualsystem an vielen Stellen. Diese maßgeschneiderten Abläufe wurden auch in die abas-Business-Software übernommen. Markus Kopp: "Ein Beispiel für die hervorragende Flexibilität unseres neuen Systems war die schnelle Abbildung unserer Prozesse zur Qualitätssicherung in der Software. Wir haben die Umstellung kaum bemerkt, alles lief seinen gewohnten Gang."
Verbessertes Controlling
Als nächstes will Kopp auch mit der in der abas-Business-Software integrierten Finanzbuchhaltung in den Echtstart gehen. Nach dem Einpflegen der Daten unterstützt die ebenfalls im Standard enthaltene Kostenrechnung zukünftig ein effektives Controlling. Man beschichtet und lackiert für die Automotive-Branche. Hier werden Daten via Electronic Data Interchange (EDI) ausgetauscht, ein Verfahren das auch von der abas-Business-Software unterstützt wird und das ebenfalls baldmöglichst von Kopp genutzt werden wird. (ch)
ABAS Software AG
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