Niedersächsischer Landkreis setzt auf Media Asset Management Lösung von mediamid
Mit der Grafschaft Bentheim gewinnt mediamid den ersten deutschen Kunden für seine Media Asset Management Lösung AMID forte. Das webbasierte System für die Verwaltung von Mediendateien ist speziell auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Organisationen zugeschnitten und eignet sich auch optimal für den Einsatz in Kommunen. Der Landkreis Grafschaft Bentheim führt die Lösung im ersten Schritt für das Kreismedienzentrum und den Fachdienst Kultur ein und verbessert damit die Prozesse zur Bildarchivierung.
Im Rahmen der Implementierung von AMID forte wird der Datenbestand von rund 4.000 Dokumenten aus dem bestehenden, nicht mehr zeitgemäßen Archivsystem übernommen. Künftig sollen auch Dokumente der Presse- und der Tourismusabteilung, die bisher auf Fileserver-Basis verwaltet wurden, in AMID forte integriert werden. Nach Abschluss des Projekts hat die Kommune einfachen Zugriff auf sämtliche Dateien wie Fotos, gescannte Dokumente oder Grafiken, aber auch Video- und Audiodateien über das Internet - und das schnell, benutzerfreundlich und kostengünstig. "Endlich verfügen wir über ein digitales Archivierungsprogramm für historische Fotografien, auf die wir über die Eingabe von Suchworten schnell zugreifen können", freut sich Museumskoordinator der Grafschaft Bentheim Hubert Titz.
Bisher verwaltete der Fachdienst Kultur des Landkreises Grafschaft Bentheim Bilder und sonstige Datensätze in einem Client-basierten Archivsystem. Lokale Installation und fehlende Wartungsverträge hatten jedoch über die Jahre zu einer zunehmenden Fehleranfälligkeit geführt. Außerdem war die eingesetzte Technologie veraltet. Aus diesem Grund suchten Abteilungsleiter Bernhard Jansen, Hubert Titz und Medienberater Bernd Wolter nach einer neuen Lösung, die die Usability und den gesamten Archivierungsprozess verbessern sollte. Fündig wurde man beim Media Asset Management Spezialisten mediamid, der mit AMID forte ein maßgeschneidertes Lösungspaket bietet, das von der Projektierung über die Installation zur laufenden Wartung reicht.
Web- und serverbasierte Lösung
Als webbasierte Lösung wurde AMID forte direkt auf dem Server des Kunden installiert. Mit der neuen Lösung archiviert die Grafschaft Bentheim nun beispielsweise historisch interessante Fotos und Dokumente. Die oft von den Bürgern zur Verfügung gestellten Bilder oder Schriftstücke werden in der Kulturabteilung der Grafschaft gescannt. So entstandene digitale Dateien können entweder einzeln oder gesammelt in die Datenbank importiert werden. Bereits beim Upload lassen sich die Datensätze mit zusätzlichen Informationen und Schlüsselwörtern beschlagworten. Das strafft den Archivierungsprozess und bietet die Möglichkeit, im Anschluss themenbezogen und effizient nach Inhalten zu suchen. Das Ergebnis kann über verschiedene Sortiermöglichkeiten und Ansichten benutzerfreundlich aufbereitet werden und erlaubt neben einer raschen Auswahl auch einfache Bearbeitungsfunktionen. Eine integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten.
Bis zu 30.000 Datensätze - beispielsweise Bilder, Grafiken, Video- oder Musik-Files, PDF-Dokumente oder sonstige Mediendateien - können mit AMID forte verwaltet werden. Dank einer offenen Systemarchitektur kann das System leicht in das bestehende IT-Umfeld der Kommune integriert werden. Im Hintergrund arbeitet eine Oracle-Datenbank, die selbst komplexe Suchabfragen schnell und zuverlässig bewältigt. Dabei unterstützt die Thesaurus-Funktion unterschiedliche Schreibweisen (zum Beispiel Photo/Foto), Synonyme, Abkürzungen und verbessert so die Suche.
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