Traditionsunternehmen steigt um auf modernes Dokumenteneingangsmanagement
Heidelberg, 01. Juni 2010 - Die Ammann Schweiz AG (www.ammann-group.ch) setzt beim Rechnungseingangsmanagement seit Kurzem auf Lösungen der tangro Software Components GmbH (www.tangro.de). Rund 40.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr werden von nun an mit der Lösung tangro IM (Invoice Management) automatisch im SAP-System erfasst. Dabei bindet Ammann alle Abteilungen in den Rechnungsverarbeitungs- und Freigabeprozess ein.
tangro IM ist ein SAP-Add-on für den automatisierten Dokumenteneingang via Papier, E-Mail, Fax oder EDI (Electronic Data Interface). Eingehende Rechnungen lassen sich damit schnell und effizient direkt in SAP verarbeiten. Da das tangro-Add-on kein vorgelagertes System, sondern Teil des SAP-Systems ist, verkürzen sich die Durchlaufszeiten der Rechnungen bei Ammann auf einen Bruchteil des bisherigen Aufwandes. Doppelarbeiten sowie Medienbrüche werden vermieden und Abläufe transparent dargestellt. Die Web-Workflow-Komponente von tangro IM steuert darüber hinaus das Freigabeverfahren der Rechnungen. Damit ist die effiziente Verarbeitung eingehender Rechnungen in SAP gewährleistet, so dass sich erhebliche innerbetriebliche Effizienzsteigerungen sowie Kostenreduzierungen erreichen lassen.
Weniger Papier, mehr Zeit
Die Ammann Schweiz AG gehört zu den führenden Herstellern von Beton- und Asphaltmischanlagen sowie Aufbereitungsanlagen mit integrierter Anlagensteuerung. Pro Tag verarbeitet das Unternehmen am Hauptsitz in der Schweiz ca. 150 Lieferantenrechnungen, wovon ca. 70 Prozent SAP-bestellbezogene Rechnungen sind. Vor der Einführung von tangro IM gingen die Rechnungen in Papierform bei Ammann ein. Von denen gelangten ca. 90 Prozent direkt ins Rechnungswesen, wo sie vorerfasst wurden. Die restlichen 10 Prozent wurden entsprechend der Adressierung den anderen Abteilungen zugestellt. Dies war nicht effizient und es kam durchaus vor, dass die im Haus zirkulierenden Papierrechnungen verloren gingen, was Aufwand durch Wiederbeschaffung bedeutete und zum Verlust von z.B. Skonto-Möglichkeiten führte.
Durch den sukzessiven Abbau der papierbasierten Rechnungsverarbeitung und den Einsatz von tangro IM konnte Ammann Ressourcen freisetzen und den gesamten Verarbeitungsprozess optimieren. Rechnungen müssen heute bei Rückfragen nicht mehr aus der Papierablage oder aus dem Archiv hervorgeholt werden, sondern sind im übersichtlichen System überprüfbar. Ca. 220 Mitarbeiter sind heute in den Freigabeprozess eingebunden, wovon die Mehrheit an den tangro-Web-Workflow angeschlossen ist. Der Workflow regelt den Freigabeprozess nicht bestellbezogener Rechnungen.
Schnellerer Freigabeprozess und mehr Transparenz
Durch die Implementierung von tangro IM konnte der Freigabeprozess der Rechnungen signifikant beschleunigt werden. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit sowie die Anzahl der verarbeiteten Dokumente wurden um ca. 40% erhöht. Des Weiteren wurde der gesamte Rechnungsprozess deutlich transparenter. So sind das Workflow-Protokoll und die Eingangsrechnung mit dem SAP-Buchungsbeleg verknüpft und können jederzeit eingesehen werden.
"Die involvierten Kollegen in den Abteilungen reagierten sehr positiv auf die Einführung, da sie eine zentrale Übersicht ihrer Rechnungen im elektronischen Rechnungskorb vorfinden und jederzeit ihre Rechnungen am Bildschirm aufrufen können", so Karsten Schnelli, Finanzchef bei der Ammann Schweiz AG. "Nach kurzer Schulung aller beteiligten Personen laufen die Prozesse ohne großen Betreuungsaufwand. Der Kreditorenverarbeitungsprozess konnte beschleunigt werden, was sich auch positiv auf die Qualität des Reportings ausgewirkt hat."
Einfache Bedienung und hohe Akzeptanz
"Die Lösung von tangro hat uns dahingehend überzeugt, dass sämtliche Prozessschritte innerhalb des SAP-Systems laufen und wir eine vollkommene Integration in unser ERP-System ohne jegliche Schnittstelle sicherstellen konnten. Die Arbeitsweise mit tangro IM ist mit der SAP-Arbeitsweise deckungsgleich, was sich in der Akzeptanz bei den Usern positiv bemerkbar macht", so Karsten Schnelli weiter.
Nach den bisherigen positiven Erfahrungen sollen die Möglichkeiten der tangro-Lösungen weiter ausgeschöpft werden. So ist angedacht, auch die Mitarbeiter-Reisekostenabrechnungen über tangro IM zu verarbeiten.
"Wir freuen uns sehr darüber, dass sich Ammann für unsere Lösung entschieden hat und wir damit zur Verbesserung der Unternehmensprozesse beitragen konnten.", sagt Andreas Schumann, Gründer und Geschäftsführer von tangro Software Components GmbH.
tangro software components gmbh
Gesine Liskien
Speyerer Strasse 4
69115 Heidelberg
06221.13.336.0
www.tangro.de
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