Neuer Scanning und OCR-Service ermöglicht durch höhere Datenqualität nachhaltige Kosteneinsparung im Purchase-to-Pay-Prozess von 40 bis zu 60 Prozent
München, 01. Juni 2010. Crossgate, globaler Experte im Bereich der Business-to-Business-Integration, bietet Unternehmen wertvolle Unter-stützung auf dem Weg zum viel beschworenen papierlosen Büro: Mit dem Scanning/OCR-Service hat Crossgate ab sofort einen hocheffizienten Dienst zur schnellen elektronischen Erfassung eingehender Papierdokumente im Portfolio. Neben Rechnungen können selbst zeitkritische Prozesse wie beispielsweise eilige Bestelleingänge per Fax mit dem Scanning/OCR-Service vollumfänglich abgebildet werden. Der Scanning/OCR-Service ist ein Service des Crossgate 360° Invoice Management und lässt sich vollständig in das ERP-System integrieren; der ROI ist bereits binnen zwölf Monaten oder schneller möglich.
Niemand bestreitet heute ernsthaft, dass die Bearbeitung papierbasierter Eingangsdokumente (Rechnungen, Bestellungen, Geschäftsbriefe, etc.) arbeitsaufwändig, fehleranfällig und sehr zeit- und kostenintensiv ist. Der administrative Aufwand bei der Bearbeitung von Papierrechnungen beispielsweise mündet in Prozesskosten von drei bis 15 Euro pro Rechnung. Dennoch haben die wenigsten Firmen bislang eine zufriedenstellende Lösung für die Umwandlung der eingehenden Papierpost in elektronisch verarbeitbare Daten gefunden. Crossgate schafft hier Abhilfe und bietet mit seinem Scanning/OCR-Service ab sofort einen maßgeschneiderten Dienst zur schnellen, tagesaktuellen Elektronisierung eingehender Dokumente an. Der nunmehr automatisierte Prozess bedeutet für die Kunden einen deutlich verringerten Verwaltungsaufwand und ermöglicht die umweltfreundliche Eliminierung des Papiers aus dem Rechnungswesen.
Verbesserte Datenqualität spart Zeit und Geld
Der entscheidende Vorteil des Outsourcings an den Scanning/OCR-Service von Crossgate liegt in der ungleich höheren Qualität der Daten: Die garantierte Auslesegenauigkeit von mindestens 95 Prozent steigert Crossgate durch den Abgleich mit Stamm- und Bewegungsdaten, manuelle Nacharbeit und die Nutzung der Crossgate OCR-Template-Datenbank zum absoluten Traumwert von 100 Prozent. Das führt beispielsweise zu einer um bis zu 65 Prozent schnelleren Erfassung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen. Die sich daraus ergebenden Kosteneinsparungen sind immens: Durch den deutlich verringerten internen Verwaltungsaufwand und der Eliminierung der Fehlerquellen beim Erfassen lassen sich die Kosten im Purchase-to-Pay-Prozess um 40 bis zu 60 Prozent verringern.
"Die Erfahrung zeigt, dass viele Firmen mit ihren Inhouse-Lösungen nicht die erforderliche Datenqualität beim Einscannen ihrer Dokumente erreichen. Einlese-Fehler, erhöhter Arbeits- und Zeitaufwand sind die Folgen", erklärt Oliver van der Linden, Vice President bei Crossgate. "Die Lösung liegt hier in der Prozessoptimierung der ,zweiten Generation" - also im Auslagern dieser Arbeiten. Crossgate hat mit seinem Scanning/OCR-Service ein Rundum-sorglos-Paket für die Kunden geschnürt, um den Rechnungseingang sofort komplett papierfrei abzuwickeln."
Nach der Implementierungsphase ist der Scanning /OCR-Service sofort nutzbar - Crossgate garantiert die 100 Prozent-Papierübernahme vom ersten Tag an. Der somit reduzierte Papierverbrauch entlastet nicht nur das Ausgabenkonto, sondern kommt auch der Umwelt zugute: Weniger Papier steht in der Umweltbilanz für weniger gefällte Bäume, geringere CO2-Emissionen, weniger Wasser- und Stromverbrauch und eine Entlastung des Entsorgungskreislaufs. Die stufenlose Migration von hochvolumigen Lieferanten zu EDI folgt anschließend und bringt weitere deutliche Vorteile.
Vorteile für Umwelt und Budget lassen sich aber nicht nur beim Empfang der Dokumente einfach realisieren: Crossgate bietet 360° Services nämlich nicht nur für ein- sondern auch für ausgehende Postbearbeitung und hat neben Scanning über OCR zu EDI auch Services für Print und e-Invoicing im Portfolio.
Crossgate AG
Andrea Fusenig
Balanstraße 73
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