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windream Exchange 3.0 archiviert E-Mails in windream

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Neue Version der DMS-Lösung für Microsoft Exchange Server verfügbar


Mit windream Exchange 3.0 bietet die Bochumer windream GmbH eine neue Version ihrer Exchange-Lösung für das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream an. windream Exchange 3.0 verfügt im Vergleich zur Vorgängerversion über einen erheblich erweiterten Funktionsumfang. Dazu zählen eine verbesserte Anwendungsoberfläche mit individuellen Konfigurationsmöglichkeiten und die Definition regelbasierter Archivierungsaufgaben einschließlich Filter.

Regelbasierte Konfiguration mit dem Personal Message Archiver
Die neue regelbasierte Konfiguration von windream Exchange gestattet es Anwendern nun, öffentliche und persönliche Postfächer auf dem Microsoft Exchange Server mit beliebigen Zielordnern eines windream-Servers zu verknüpfen. Dadurch werden Nachrichten eines bestimmten Exchange-Postfachs immer in einen festgelegten windream-Ordner verschoben. Anwender können mit dem Personal Message Archiver, der die neu gestaltete Anwendungsoberfläche des Programms repräsentiert, individuelle Archivierungsregeln definieren. Diese Regeln werden als so genannte Archivierungsaufgaben in windream Exchange gespeichert. Aufgaben können jederzeit neu angelegt, geändert oder entfernt werden.

WDA- oder MSG-Format
In den Archivierungseinstellungen des Personal Message Archivers ist einstellbar, ob die Nachrichten im WDA- oder im MSG-Format archiviert werden sollen. Im WDA-Format werden die Anlagen einer Nachricht separat von den anderen Mail-Komponenten in windream gespeichert. Im MSG-Format archiviert das System hingegen die gesamten Exchange-Mails zusammen mit den beigefügten Anlagen.

Neu ist, dass sich entweder nur die Nachrichten eines explizit angegebenen Postfachs oder rekursiv auch alle Nachrichten aus den untergeordneten Postfächern an windream übergeben lassen.

Filter
In den Archivierungsoptionen von windream Exchange 3.0 können nun auch Filter eingesetzt werden. Mit diesen Filtern legen Anwender fest, welche Nachrichten zu archivieren sind. So lassen sich zum Beispiel nur diejenigen E-Mails archivieren, deren Dateien über eine individuell einstellbare Mindestgröße verfügen oder nur Nachrichten, die älter als eine bestimmte Anzahl an Tagen sind.

Zudem sind für jede Archivierungsaufgabe Stichwortlisten definierbar, die als Filter genutzt werden. Das System archiviert dann beispielsweise nur Nachrichten, deren Betreffzeilen ein bestimmtes Stichwort enthalten oder E-Mails, die von bestimmten Absendern stammen. Bei der Verwendung von Filtern übergibt der Archivierungsdienst generell nur diejenigen Nachrichten an windream, die dem jeweils gesetzten bzw. aktivierten Filter entsprechen.

Hintergrund: Das Funktionsprinzip von windream Exchange
windream Exchange ermöglicht eine serverseitige, automatisierte Verwaltung und Archivierung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers. Die Software leitet beliebige Nachrichten und Nachrichten-Anlagen von einem Microsoft Exchange Server automatisch an windream weiter und speichert sie dort. Dieser Prozess führt zu einer deutlichen Entlastung der Mailserver. Zudem können Anwender sowohl von einem Microsoft Outlook-Mailclient als auch über windream auf archivierte Nachrichten zugreifen. Die Datenhaltung ist nicht redundant, da die Nachrichten standardmäßig vom Exchange Server entfernt und nur in windream gespeichert werden.

Bei der Archivierung von Nachrichten hinterlegt windream Exchange auf dem Exchange Server Referenzen, die auf die in windream gespeicherten Mails verweisen. Auf der Clientseite sind diese Verweise in den Postfächern einer Microsoft Outlook-Mailanwendung sichtbar. Anwender arbeiten mit den Verweisen wie mit normalen Outlook-Objekten. In windream abgelegte Nachrichten lassen sich wie jedes andere Dokument indizieren, bearbeiten, archivieren oder löschen.

Windream Exchange ist bereits bei verschiedenen in- und ausländischen Großunternehmen im Einsatz.

Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 35 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 100 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG sowie König & Bauer. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.

Über das Dokumentenmanagementsystem windream
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.

Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit 2003 in der aktuellen Version 3.6 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.

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Unternehmensprofil: windream GmbH

Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das ECM-System windream. Das Unternehmen beschäftigt zurzeit rund 60 Mitarbeiter und verfügt über ein weltweites Partnernetz von rund 250 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern in Europa, den USA, Südamerika sowie in Australien und Neuseeland. Zum Kundenkreis zählen renommierte und auch international operierende Unternehmen wie zum Beispiel die John-Deere-Werke, die Deutz AG, die Dürr AG, die Bayer AG, die Koenig & Bauer AG sowie die Deutsche Bundesbank.


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