Mit einem Leih-Notebook unterstützt die Paperless-Solutions GmbH Unternehmen nun bei der Entscheidung für ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS). Für eine Leihgebühr von 499 Euro stellt der Kölner Systemintegrator Interessenten ein Laptop von Toshiba mit vorkonfiguriertem DMS in vollem Funktionsumfang zur Verfügung.
Zwei Wochen lang können Anwender die Software eines namhaften Herstellers wie d.velop oder Easy Software auf Herz und Nieren prüfen, bevor sie sich definitiv für den Einsatz entscheiden. Auch die Lösung Ascent Capture von Kofax Image Products zur Dokumentenerfassung ist auf dem Notebook installiert. Paperless-Berater sind einen Tag vor Ort und weisen den jeweiligen Nutzer in die Software ein. Danach stehen sie telefonisch mit Rat und Tat zur Seite. Darüber hinaus führt eine Dokumentation durch die Anwendung und zeigt typische Geschäftsprozesse auf. Vom Input-Management über die elektronische Vorgangsbearbeitung bis hin zur revisionssicheren Langzeit-Archivierung stehen zahlreiche Vorgänge zur Verfügung. Entscheidungsträger im Unternehmen gewinnen so einen Eindruck über die Funktionalitäten. Sie können leichter abschätzen, ob sich die Software für individuelle Anforderungen im Unternehmen eignet. Das System kann am Laptop jederzeit in Besprechungen vorgeführt werden. Somit hilft das Notebook bei der Argumentation gegenüber Vorgesetzen und Mitarbeitern. Entscheidet sich das Unternehmen für das DMS oder die Erfassungs-Lösung, wickelt Paperless auf Wunsch das komplette Projekt ab und die Leihgebühr wird verrechnet.
Zahlreiche Module stehen zum Test bereit. Auf Anfrage liefert Paperless einen Scanner, so dass der Anwender beispielsweise Eingangsrechnungen erfassen und weiter bearbeiten kann. Die integrierte OCR-Erkennung stellt dann die Rechnungs-Daten im entsprechenden Format zum Weiterbearbeiten bereit. Natürlich können auch elektronische Dateien wie E-Mails und selbst erstellte Dokumente verwaltet werden. Durch die Integration in Microsoft-Office-Anwendungen kann der Anwender beispielsweise per Knopfdruck Word-Dokumente im DMS archivieren. Die integrierte Volltextrecherche ermöglicht das Durchspielen verschiedener Suchszenarien. Dazu muss der Anwender den einzelnen Dateien lediglich typische Stichwörter zuweisen. Zum Testen der digitalen Vorgangsbearbeitung kann der Nutzer ferner Prüf- und Freigabeprozesse bei Urlaubsanträgen anstoßen. "Mit dem Leih-Notebook können sich IT-Entscheider aktiv von den Leistungen der Software überzeugen. Schließlich muss ein System tägliche Arbeitsabläufe optimieren. Dabei spielt auch die Handhabung eine entscheidende Rolle," unterstreicht Paperless-Geschäftsführer Udo Prell. "Der Laptop ist dabei eine günstige Alternative zu einer Test-Installation vor Ort."
Unternehmen können je nach Bedarf zahlreiche Dienstleistungen von Paperless in Anspruch nehmen. In Paketen von "S" bis "XL" bietet der Kölner Systemintegrator vorkonfigurierte Standardszenarien an, die beliebig erweitert werden können. Das kleinste Paket für 9.900 Euro beinhaltet beispielsweise Lizenzen für fünf gleichzeitige User und das Erfassen von bis zu 5.000 Papierdokumenten sowie einen leistungsfähigen Scanner von Fujitsu. Mit dem Angebot "Extra-Large" können fünfzig Nutzer von mehreren Standorten aus gleichzeitig über Web-Clients auf das DMS zugreifen. Zur elektronischen Verwaltung von bis zu 75.000 Papier-Belegen stehen darüber hinaus Workflow-Optionen und die automatische E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Paperless scannt auf Wunsch auch Altakten oder täglich anfallende Dokumente der Kunden und vernichtet diese nach der Digitalisierung.
Über die Paperless-Solutions GmbH:
Paperless-Solutions GmbH ist ein erfahrener und kompetenter Spezialist für Dokumenten-Management-Systeme. Als Systemintegrator begleitet das Kölner Unternehmen seine Kunden auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hierfür bietet der Dienstleister verschiedene Standard-Pakete an, die je nach Bedarf flexibel erweitert werden können. Paperless analysiert die bestehende IT-Infrastruktur, implementiert die geeignete Lösung und unterstützt die Anwender auch nach Abwicklung des Projektes im Echtbetrieb. Das Produktportfolio enthält Systeme namhafter Hersteller wie d.velop, Ixos, Easy Software und Kofax Image Products. Die paperless group umfasst darüber hinaus sämtliche Services von der Akteneinlagerung, über Scandienstleistung bis hin zur Aktenvernichtung. Bei Bedarf können Unternehmen ihre Dokumente auslagern und auf ASP-Basis (ASP = Application Service Providing) verwalten. Zu den Kunden zählen unter anderem Bayer, Stadtwerke Troisdorf, der Verkehrsverbund Rhein-Sieg sowie die Industrie- und Handelskammern Aachen und Bonn.
Kontaktadresse:
Paperless-Solutions GmbH
Udo Prell -
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50996 Köln
Tel. 02236 / 8755-15
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