Wo ist die Datei?, Wer hat die Datei überschreiben?, Ist Raum A noch frei?, Wo ist Herr B gerade?, Wer ist dafür zuständig? diese und viele andere Fragen raubten bislang wertvolle Zeitressourcen von Mitarbeitern. Auf der CeBIT 2004 stellte DocuPortal Deutschland seine Lösung DocuPortal.NET vor.
10%-40% der Arbeitszeit von Mitarbeitern wird für die Suche nach Dokumenten und Informationen aufgewendet. Durch die Nachfrage an andere Mitarbeiter werden weitere zusätzliche Arbeitszeitressourcen verschwendet.
Um die Arbeitszeit wieder produktiv zu nutzen, kann das innovative DocuPortal.NET eingesetzt werden: Eine Synergie aus Dokumenten-, Content-, und Wissensmanagement mit vielfältigen Collaboration Funktionalitäten.
Neben bisherigen vielfältigen Organisationsmöglichkeiten wie Strukturansichten, Kategorie- und Schlagwortverzeichnissen wurden auch die neuen Funktionen von DocuPortal.NET gezeigt:
- Die neue Suche findet in Sekundenschnelle sämtliche Inhalte wie Dokumente, Ordner, Kategorien, Akten, Umlaufmappen, Benutzerkonten, Termine oder Ressourcen
- Die Umlaufmappen erlauben die Abbildung von Geschäftsprozessen. Dies regelt verbindlich die Zuständigkeiten und Verfahrensweisen einer Firma. Ebenso beschleunigt dies erheblich die alltäglichen Aufgaben und erlaubt eine zeitliche Kontrolle der Arbeitsprozesse
- Der Business Process Designer zur Definition von Geschäftsprozessen nutzt keinerlei ActiveX, Java Applikationen oder DHTML und erlaubt das schnelle Umsetzen auch umfangreicher Prozesse mit Entscheidungen, Aufgaben, sequentieller und paralleler Abarbeitung, E-Mail Benachrichtigungen und Bedingungen.
- Das Ressourcenmanagement erlaubt die terminliche Verwaltung von beliebigen Objekten wie Räume, Geräte oder Mitarbeiter, z.B. als Urlaubskalender. Dabei sind die Termine oder Belegungen mit den Umlaufmappen kombiniert. So wird ein Urlaubstermin zuerst durch die Instanzen bestätigt und am Ende automatisch in den Urlaubskalender eingetragen
- Die DocuPortal.NET Business Object Pattern Technology erlaubt die Erweiterung beliebiger Meta-Informationen zu allen Objekten. So können zu Ressourcen für Besprechungsräume Raum- oder Telefonnummer abgelegt werden. Personalakten werden mit Sozialversicherungsnummer und anderen Konditionen belegt. Meta-Informationen erweitern Dokumente, Ordner und Kategorien um beliebige Inhalte mit unterschiedlichen Eingabetypen. Inhalte von Meta-Informationen werden über Regular Expressions geprüft.
- Das Aktenmanagement erlaubt die Erstellung eines Aktenplans sowie von Akten. Die Klassifizierungsgruppen des Aktenplans generieren automatisch Aktenzeichen. Dokumente und Umlaufmappen können während der Bearbeitung den Akten zugewiesen werden.
Vor allem das einfache Abbilden von Geschäftsprozessen begeisterte die Unternehmen. DocuPortal Deutschland zeigte, dass die Lösung alltäglicher Arbeitsprobleme bei Dokumentenmanagement und Kommunikationsproblemen zu geringen Kosten machbar ist:
Die Interessenten kommen zu uns, da aktuelle Best-of-Breed Lösungen überdimensioniert und zu komplex sind. Kleine bis mittelständische Unternehmen benötigten angepasste Produkte und Preise. Zunehmend verlieren andere Produkte Praxisnähe und sind technologisch veraltert. Unser flexibles Out-of-the-Box Produkt wird aber auch zunehmend von Abteilungen oder für Projekte großer Unternehmen eingesetzt., kommentiert Jens Büscher, CEO von DocuPortal Deutschland, das positive Feedback der Interessenten von der CeBIT 2004.
X