Bochum. Der windream-Partner doctopus it systeme gmbh aus Wettenberg im Kreis Gießen hat bei der Bielefelder Stockmeier Holding GmbH die Installation des Dokumentenmanagement- und Archivsystems windream erfolgreich abgeschlossen.
Die Stockmeier Holding GmbH setzt windream in verschiedenen Bereichen der DV-gestützten Informationsverwaltung ein. Der Projektschwerpunkt liegt in der Integration von SAP R/3 in windream. Dabei steht sowohl die Archivierung von ausgehenden als auch von eingehenden Dokumenten im Vordergrund.
Weitere Teilbereiche liegen in der Anbindung von Lotus Notes und MS Office aus einer Citrix-Umgebung in windream.
windream ArcLink für SAP R/3-Dokumente
Der wesentlichste Einsatzbereich für windream besteht in der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, die mit SAP R/3-Anwendungen erstellt worden sind bzw. direkten Bezug zu SAP-Belegen haben. Zu diesem Zweck setzt Stockmeier die von der windream GmbH entwickelte und von SAP zertifizierte Schnittstelle windream ArcLink ein. windream ArcLink ermöglicht es den Anwendern bei Stockmeier, alle in einer SAP-Arbeitsumgebung erstellten Dokumente und die verknüpften SAP-Indizes direkt an windream zu übergeben und in windream zu archivieren. Nach der Übergabe können die Dokumente mit den gewohnten windream-spezifischen DMS-Funktionen verwaltet werden. Im Archiv gespeicherte Informationen lassen sich sowohl in der SAP R/3-Arbeitsumgebung als auch in windream schnell recherchieren.
Verbindung eingehender Dokumente zu SAP-Belegen
Darüber hinaus können die windream-Anwender bei Stockmeier auf Papier vorliegende Informationen mit Hilfe der Software-Lösung Ascent Capture im Stapelverfahren scannen. Ausgehende Dokumente wie z.B. Bestellungen werden mit SAP generiert und bereits mit einem Barcode ausgedruckt. Alle zu dieser Bestellung gehörenden Dokumente, auch eingehende, werden dazugeordnet. Beim Scannen wird automatisch mit Hilfe der Barcodeerkennung aus allen zu einem Vorgang gehörenden Seiten ein Multipage-Dokument erstellt. Anschließend werden die auf diesem Wege digitalisierten Dokumente von der Software automatisch an windream zur Archivierung und die Dokumentidentifikationsnummern zur Verknüpfung an SAP weitergeleitet.
Mit eingehenden Rechnungen wird ganz ähnlich verfahren. Hier wird ein Barcode-Label auf die erste Seite des Dokumentes geklebt. Dieser Barcode muss bei der Belegerfassung in SAP mit erfasst werden, wodurch die Verbindung zwischen Beleg und Dokument hergestellt ist.
Weiterhin startet Stockmeier mit der Archivierung von Dokumenten im Bereich des Qualitätsmanagements, beginnend mit Qualitätszeugnissen der Lieferanten. Diese sollen genauso mit Barcode-Label verarbeitet werden wie die eingehenden Rechnungen.
Archivierung von Emails aus Lotus Notes
Ein weiterer Einsatzbereich für windream besteht in der Archivierung von Emails aus der bei Stockmeier eingesetzten Lotus Notes-Umgebung. Hier hat das Unternehmen das windream Office Bundle für Lotus Notes als Zusatzausstattung für die windream-Arbeitsplätze erworben. Mit dem OfficeBundle lassen sich neben der Email-Archivierung auch noch andere bürotechnische Dokumentenmanagement-Aufgaben wie zum Beispiel die automatische Übernahme von Index-Informationen aus Microsoft Word-Texten realisieren.
Weitere Add-on-Produkte
Zusätzlichen Komfort bei der Dokumentenverwaltung erzielt Stockmeier mit optionalen windream-Komponenten, die das Unternehmen als Add-on-Module einsetzt. Hierzu zählt unter anderem die Vorschau windream DocView. Sie ermöglicht es Anwendern, die in windream gespeicherten Dokumente unabhängig von ihrer assoziierten Originalanwendung zu lesen.
Mit der windream Management Extension (WMX) können autorisierte Systemverwalter zusätzliche Administrationsfunktionen in windream ausführen. So lassen sich mit dem windream System-Monitoring aktuelle Daten einer windream-Umgebung abfragen und in Form einer Grafik ausgeben. Zudem ermöglicht es der windream DMS-Browser den Systemverwaltern, direkt aus der Administrationsanwendung heraus auf windream-Objekte zuzugreifen, ohne dafür den Windows Explorer separat starten zu müssen.
Für die nahe Zukunft ist geplant, weitere ausgehenden Dokumente mit Hilfe der Druckdatenverarbeitung zu archivieren. Dazu wird das von der doctopus it systeme GmbH entwickelte Produkt PCL_pro eingesetzt, welches Druckdatenströme automatisch trennt, Indizes ausliest und diese zusammen mit dem dazugehörenden Image im für die Archivierung anerkannten TIF-Format an das Dokumentenmanagement-System windream übergibt.
Die Stockmeier Unternehmensgruppe
Stockmeier repräsentiert eine seit über 80 Jahren bestehende Unternehmensgruppe der Chemiehandelsbranche, zu deren Kunden national und international tätige Firmen zählen. 1920 als Handelshaus für chemische Produkte gegründet, entstand durch die Gründung neuer Firmen und durch gezielte Zukäufe das heutige Firmennetzwerk.
Die Stockmeier-Gruppe mit Hauptsitz in Bielefeld bündelt ihre Kompetenzen in einem Unternehmensverbund, der neben dem Chemikalienhandel auch die Produktion von Zwischen- und Spezialprodukten für die Großindustrie und das Gewerbe umfasst. Zu der Unternehmensgruppe zählen die Tochterfirmen Stockmeier Chemie Bielefeld, Stockmeier Chemie Eilenburg, Stockmeier Kunststoffe, Stockmeier Food sowie das Großhandelsunternehmen Schmidt Chemikalien in Dillenburg.
Über das Archiv- und Dokumentenmanagementsystem windream
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.
Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit dem Frühjahr 2001 in der aktuellen Version 3.0 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.
Über die windream GmbH
Die windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere, Bayer AG und Deutz AG. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.
Über die doctopus it systeme gmbh
Das Spektrum unserer Lösungen reicht von einfach strukturierten Archivsystemen bis hin zu komplexen Dokumenten- Management-Systemen mit Workflow-Unterstützung.
Mittlerweile zeichnen uns Erfahrung in Analyse und Beratung, Know-How im Umgang mit Dokumenten und Flexibilität durch den Einsatz unterschiedlicher Produkte als Experten in der Projektierung von ganzheitlichen DMS-Lösungen aus.
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