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Enorme Effektivitätssteigerung durch Employee Self Service

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ESS schafft Freiräume für strategisches Personalmanagement


Der Employee Self Service (ESS), welcher mit „Mitarbeiterselbstverwaltung“ übersetzt werden kann, hält vermehrt auch in mittelständischen Unternehmen Einzug. Ein Grund hierfür ist die steigende Akzeptanz von webbasierten Anwendungsprogrammen, die den Einsatz einer Mitarbeiterselbstverwaltung schnell und komplikationslos ermöglichen.

Im wertschöpfenden Bereich sind Optimierungen hinsichtlich Kosten, Qualität und Zeit seit Jahrzehnten beispielsweise mittels Einführung von Lean Management oder auch Produktionssystemen quasi an der Tagesordnung. Beinahe ebenso lange, wurde der administrative Bereich nahezu sträflich vernachlässigt. Immer mehr Unternehmen erkennen mittlerweile, dass gerade in der Administration signifikante Einsparungs- und Verbesserungspotenziale unbeachtet bleiben.

Zweifelsohne bindet das Personalwesen etliche zeitliche Ressourcen im Unternehmen:
Ausgehend bei der Erfassung und Verwaltung der mitarbeiterbezogenen Stammdaten, über das Handling der Fehlzeitenverwaltung, bis hin zur Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen. Redundanzen sind dabei aufgrund von notwendigen Abstimmungsloops zwischen der Personalabteilung, den Mitarbeitern sowie deren Vorgesetzten kaum zu umgehen.
Hierbei schafft der Employee Self Service Abhilfe. Von elementarer Bedeutung für den Einsatz einer Mitarbeiterselbstverwaltung ist jedoch das Vorhandensein von granularen Zugriffsberechtigungen, um die hoch sensiblen Personaldaten vor unberechtigten Zugriffen schützen zu können.

Der Umfang eines Employee Self Service variiert in der unternehmerischen Praxis von Unternehmen zu Unternehmen. Größtenteils kommt der Employee Self Service jedoch im Bereich
• der Informationsgewinnung von betriebsinternen Daten, auch bekannt unter dem ,Begriff „Yellow Pages“,
• der Verwaltung der individuellen Mitarbeiterstammdaten oder auch
• der Antrags- und Genehmigungsverfahren von Weiterbildungsmaßnahmen sowie Urlaub
zum Tragen.

Dadurch, dass die Mitarbeiter beispielsweise in die Pflicht genommen werden, ihre eigenen Mitarbeiterstammdaten zu verwalten oder auch, dass Genehmigungsverfahren direkt bei den dafür verantwortlichen Personen landen, wird eine Effektivitätssteigerung dieser Prozesse im Unternehmen erzielt. Vormals redundante Prozessschritte werden mittels der Mitarbeiterselbstverwaltung nicht nur reduziert, sondern vollständig eliminiert.

Die durch einen Employee Self Service freigesetzten Ressourcen bei den Personalverantwortlichen im Unternehmen können ferner in das strategische Personalmanagement – welches in den letzten Jahren vermehrt in den Fokus der Unternehmen gerückt ist – investiert werden. Strategisches Personalmanagement bedeutet eine langfristige, vorausschauende Personalarbeit, die weit über das operative Geschäft des Unternehmens hinausgeht. Vielmehr richtet sich das strategische Personalmanagement konsequent an der Unternehmensstrategie aus, um deren Umsetzung mittels Planung und Bereitstellung von personalpolitischen Maßnahmen zu unterstützen. Die Tätigkeitsfelder im strategischen Personalmanagement erstrecken sich von der Personalbedarfsplanung, über das Personalmarketing, die Personalentwicklung und das Personalcontrolling, bis hin zur Arbeitszeit- und Entgeltgestaltung.

Mit dem webbasierten Personalmanager von BITE – dem innovativen Human-Resources-Management-System – ist ein sicherer sowie komfortabler Employee Self Service in Unternehmen mühelos realisierbar. Die granularen Zugriffsrechte des BITE Personalmanagers gewährleisten sie Sicherheit der sensiblen Personaldaten, durch Vergabe von individuellen Lese- und Schreibberechtigungen.

Darüber hinaus entlastet der BITE Personalmanager die Personalverantwortlichen aufgrund seines großen Funktionsumfangs und seiner Benutzerfreundlichkeit, wodurch zusätzliche Ressourcen für das strategische Personalmanagement freigesetzt werden können. So bieten beispielsweise die Module Qualifikationsmanagement, Schulungsmanagement, Unterweisungsmanagement, Zertifikatsmanagement und Fehlzeitenmanagement Unterstützung bei allen personalwirtschaftlichen Unternehmensabläufen. Personalbezogene Kennzahlen des BITE Personalmanagers sowie umfangreiche und belastbare Auswertungen im Hinblick auf die Personalentwicklung liefern außerdem wichtige Indikatoren für das strategische Personalmanagement.

Die Business IT Engineers (kurz: BITE) setzen sich aus erfahrenen Unternehmensberatern und innovativen Software-Spezialisten zusammen. Als Unternehmensberatung unterstützen die Business IT Engineers seit Jahren Unternehmen jeglicher Größenordnung und Branche.
Darüber hinaus entwickeln die Business IT Engineers kontinuierlich innovative Softwarelösungen auf Grundlage ihrer Beratungserfahrungen. Dabei entstehen mit den Softwareprodukten von BITE pragmatische Werkzeuge zur nachhaltigen Implementierung der verbesserten Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Mit dem Personalmanager haben die Business IT Engineers eine vollständig webbasierte Personalmanagement Software entwickelt, welche sowohl durch Funktionsumfang, als auch durch Stabilität überzeugt.

Wir haben uns unsere Arbeit zu unserer Passion gemacht:
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Darüber hinaus entwickeln die Business IT Engineers kontinuierlich innovative Softwarelösungen auf Grundlage ihrer Beratungserfahrungen. Dabei entstehen mit den Softwareprodukten von BITE pragmatische Werkzeuge zur nachhaltigen Implementierung der verbesserten Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Zu den Softwareprodukten der Business IT Engineers zählen der BITE Personalmanager sowie der BITE Bewerbermanager.

Wir haben uns unsere Arbeit zu unserer Passion gemacht:
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