Dem Kollegen ins Auge schauen - Fraunhofer-Studie zeigt: virtuelle Teams effektiver mit Video

Manchester, 06.11.2012 - Teams arbeiten effektiver, entspannter und mit weniger Streit, wenn sie statt Telefonkonferenzen und E-Mail per Videokonferenz kommunizieren.

Das hat eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitsorganisation herausgefunden, das im Auftrag von OmniJoin , der neuen Webkonferenzsparte von Brother, die Effekte von Videokollaboration auf Teamarbeit untersucht hat.

In einem experimentellen Setting wurden dazu zwei räumlich getrennt arbeitende Gruppen damit beauftragt, gemeinsam an der Lösung zweier Aufgaben zu arbeiten. Die zwei Aufgaben waren dabei gezielt auf Konfliktpotenzial ausgelegt - die Aufteilung eines begrenzten Budgets und die Raumplanung eines neuen Büros.

Darüber hinaus wurden den Teilnehmern bestimmte Rollen bzw. Identitäten zugewiesen - vom Sachbearbeiter bis hin zum Abteilungsleiter - um die unterschiedlichen Aspekte eines typischen Arbeitsbereiches abzubilden.

Dr Hofmann's Zusammenfassung der Studie als Video: http://youtu.be/9uo4UNHRBvs

Im Vergleich zu Telefon und E-Mail schnitt die videounterstützte Kommunikation (in diesem Fall mit OmniJoin) dabei durch die Bank besser ab. Die Ergebnisse im Detail:

Produktivere Meetings

- 70,2% der Teilnehmer berichteten, dass bei Einsatz von Videokonferenztechnik eine höhere Motivation und mehr Engagement in der Team-Diskussion zu verzeichnen war, da alle gemeinsam das gleiche Dokument vor Augen hatten und man sich im Gegensatz zu Telefonkonferenz und E-Mail gegenseitig sehen konnte.

- 59,6% der Teilnehmer sagten, dass die Visualisierung des Diskussionsobjekts und die Sichtbarkeit aller Teilnehmer eine offenere Diskussion gestattet (auch weil man sieht, wer sich zu Wort melden möchte).

Teamgeist

- 81% der Teilnehmer sagten, dass per Telefon und E-Mail Aufgaben bloß aufgeteilt, aber nicht gemeinsam gelöst wurden. Mit OmniJoin sei man gemeinsam zu einer Lösung gekommen.

- 73,9% der Teilnehmer fanden, dass im virtuellen Meeting mit Video getroffene Entscheidungen eher gemeinsam getroffen und getragen wurden waren als Entscheidungen per Telefonkonferenz oder E-Mail.

Klare Ansage

- 78,7% der Teilnehmer fanden, dass eine Videokonferenz längere und effektivere Sitzungen ermöglicht, da die Konferenzumgebung eine konzentriertere und zielgerichtetere Kommunikation gestattet als telefonisch abgehaltene Konferenzen. [Männer: 90,5%, Frauen: 69,2%].

- 55% der Teilnehmer fanden es einfacher, eine über OmniJoin geführte Diskussion zu moderieren, weil sie leichter ausmachen konnten, wer spricht und wer sprechen möchte.

Dr. Josephine Hofmann, Leiterin des Kompetenzzentrums Business Performance Management am Fraunhofer-Institut, kommentiert wie folgt:

"Eine integrierte Kollaborationsplattform mit Video und gemeinsamem Dokumentenzugriff ermöglicht effektive Teamarbeit als echten Gruppenprozess. Unsere Teilnehmer fanden die Arbeitsatmosphäre entspannt und produktiv."

"Teilnehmer empfanden die Konferenzsituation trotz der mit Konfliktpotential und Büropolitik gespickten Aufgaben insgesamt weniger anstrengend. Die Mehrheit fand, dass sie sich länger konzentrieren konnten, während Telefonkonferenzen stressig wären und man auch mal innerlich abschalte. Die Nutzung von Videokollaboration hat dann in der Folge einen positiven Einfluss auf die Motivation und auch auf die Bereitschaft, getroffene Entscheidungen zu akzeptieren und einen Beitrag zu leisten."

Immer mehr mobile Arbeitnehmer - Videokonferenznutzung steigt

Jüngste IDC -Umfragen zeigen eine Arbeitswelt im Wandel - auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU):

Von 64,6% der befragten deutschen KMUs arbeiten bereits 50% der Mitarbeiter mobil oder von daheim, 42,4% der Befragten gaben an, dass der Anteil ihrer Heim- und Mobil-Arbeiter in den nächsten 2 bis 3 Jahren ansteigen wird.

Damit einher geht ein Anstieg in der Nutzung von Videokollaboration. Die Technologie wird derzeit von 34,1% deutscher KMUs eingesetzt, wobei die IDC-Studie einen Anstieg auf 67,0% in den nächsten 5 Jahren prognostiziert.

Simon Stones, Manager Product Planning, OmniJoin/Brother International Europe:

"Die klare Schlussfolgerung aus dem Experiment ist, dass es bei effektiver Teamarbeit darauf ankommt, dass man den gemeinsamen Erfolg - und das Team! - vor Augen hat. Die Nutzung von Videokolloborationstechnologie macht einen messbaren Unterschied, was Qualität der Diskussionsbeiträge und Arbeitsergebnis anbelagt. Das Fraunhofer-Team konnte zeigen, dass man dank OmniJoin nicht am gleichen Ort sein muss, um effektiv als Team zu arbeiten."

"In der schnelllebigen Arbeitswelt von heute unterstützt OmniJoin Unternehmen beim schnellen Aufbau von Vertrauensbeziehungen, in denen Namen zu Gesichtern werden und durch die eine entspannte Arbeitsatmosphäre auch über Kontinente hinweg möglich wird. Wir waren selbst überrascht, wie wichtig das für effektive Teamarbeit ist."

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