SAP-Archiv-Kopplung bei deutschem Premium-Automobilhersteller

Braunschweig, 31.07.2013 - Im Zuge der Neugestaltung seiner Finanzprozesse und -systeme hat BMW die Archivierung der Finanzbelege komplett neu organisiert. Lagen diese früher verteilt auf verschiedensten Archiven, sind sie nun zentral über SAP recherchierbar. Möglich macht dies der KGS ContentServer4Storage. Das zentrale speicherbasierte System archiviert Belege und Dokumente rechtskonform und ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugriff.

Die fme AG, Spezialist für Informations-Management-Systeme, ist seit langem Projektpartner von BMW im Bereich Dokumentenmanagement und hat das System gemeinsam mit der KGS Software implementiert. Das SAP-Team der fme hat auch eine Web-Oberfläche in SAP-Web-Dynpro-Technologie entwickelt, um Freigabeprozesse im Finanzwesen zu vereinfachen.

Gleichzeitig mit dem Umstieg auf ein SAP-basiertes Bestellwesen stellte BMW sein Archivkonzept für die kreditorischen und debitorischen Belege um, von verteilten Archiven auf die zentrale Lösung KGS ContentServer4Storage. Diese basiert direkt auf dem hierarchischen Speichermanagement (HSM) von BMW - für das Archivieren anderer SAP-Module, z.B. für Dokumente, die im Rahmen des Beschaffungsprozesses benötigt werden, nutzt der Konzern den SAP Content Server.

Die nahtlose Integration der Lösung in SAP macht aufwändige Rollouts von Clientkomponenten überflüssig. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz. Anwender können Finanzdokumente dadurch viel einfacher verwalten, weil sie ihre gewohnte Anwendungsumgebung nicht verlassen müssen.

Seit 2001 arbeitet der Automobilkonzern im Bereich Archivierung/Dokumentenmanagement eng mit der fme AG zusammen. Für ein zentrales Finanzarchiv standen damit verschiedene Möglichkeiten auf der Basis vorhandener Systeme zur Verfügung. Entweder war jedoch das Datenmodell zu komplex und damit für die SAP-Archivierung zu groß dimensioniert - was unnötig Speicherplatz in der Datenbank benötigt hätte -, oder aber funktionale Gründe führten zum Ausschluss von Lösungen. Auch der SAP Content Server stellte keine Alternative dar, denn die meisten zu archivierenden Dokumente entstehen außerhalb von SAP.

Schlankes Datenmodell, Single-Sign-On, Verarbeitung externer Belege

Durch seine Ausgestaltung des KGS ContentServer4Storage als ProxyServer und den Einsatz von Konnektoren kann dieser auch externe Belege verarbeiten und mit SAP verlinken. Weil der Archivzugriff mit der KGS-Lösung zentral über SAP stattfindet, müssen sich die Mitarbeiter per Single-Sign-On nur noch einmal anmelden und erreichen schneller die richtige Umgebung durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie Kreditorenauswahl. Ein weiterer Vorteil der neuen Lösung: Die Metadaten der Finanzbelege werden nun in SAP verwaltet. Bis dahin musste der Konzerndiese Daten komplett extrahieren und in einer separaten Datenbank halten.

100 Millionen Belege in zwei Wochen migriert

Mitte April 2012 ging das System in den Produktivbetrieb, nachdem zuvor innerhalb von nur zwei Wochen die Altdaten auf die neue Lösung migriert wurden. Hierfür kam die KGS-Migrationslösung Migration4ArchiveLink zum Einsatz. Sie verfügt über eine Proxyserver-Funktion, mit der BMW eine aufwändige Migration vermeiden konnte: Die bestehenden Do-kumente in den alten Finanzarchiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wie das Output-Management System wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das KGS-Archiv angebunden.

Caching für kritische Finanzarchive

Zur geschäftskritischen Anwendung wird die KGS-Lösung insbesondere, wenn es um das Caching geht. Die Finanzbelege im SAP Backend sind einfach zu sichern, was aber tun bei Auszeiten wegen Wiederherstellung oder Überprüfung des Speichersystems? BMW hat deshalb damit begonnen, die Inhalte im SAP Backend mittels Caching durch den KGS Proxy Server zu sichern.

Vor kritischen SAP-Finanzarchive wie z.B. im Zoll-Umfeld werden derzeit deshalb Cache-Speicher mit dem KGS Proxy Server aufgebaut. Dieser entscheidet jeweils aktuell: Ist das Speichersystem nicht im Zugriff, generiert er die Belege aus dem Cache und umgekehrt. Gleichzeitig schreibt er zu jeder Zeit die Daten aus dem Cache in den Speicher. Anders als der KGS Server ist der SAP Content Server dazu nicht in der Lage, da sein Cache Server nur lesenden Charakter hat.

Das Unternehmen

http://www.bmwgroup.com/

Generalunternehmer im Projekt: fme AG

Eingesetzte Produkte: KGS Migration4ArchiveLink, KGS ContentServer4Storage, KGS DocumentRouter

Zahlen:

Zu migrierende Dokumente im Altarchiv: 100 Millionen

Dauer der Migration: 2 Wochen

Über KGS Software GmbH & Co. KG

KGS steht für Kompetenz im Bereich SAP-Archivierung und -Dokumenten-management. Seit mehr als 12 Jahren setzen Top-Unternehmen weltweit auf KGS-Lösungen, bisher wurden 30 SAP-Zertifizierungen erreicht. Die Produkte reichen vom High-Performance SAP-Archiv über -ILM und Document Capturing bis hin zur vollautomatisierten SAP Archiv-Migration. Die KGS bietet Drittsoftwareanbietern einheitliche, hochwertige und Release-stabile Schnittstellen sowie professionelle Beratungsleistungen zur technischen Integration. KGS ist Globaler SAP Value Add Solutions Partner mit Kunden in USA, Kanada, Afrika, Australien, Großbritannien, Niederlanden, Belgien, Österreich, Schweiz, Italien, Finnland, Spanien und Deutschland. Seit 2005 ist KGS SAPs weltweiter Outsourcingpartner für SAP ArchiveLink® Schnittstellenzertifizierung.

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