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CeBIT 2006: daa bildet mit scanview® die Brücke zwischen kaufmännischem und technischem DMS (Halle 1, Stand H91)

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Von E-Mails über Office-Dokumente und Papierbelege bis hin zur technischen Zeichnung: scanview® verwaltet alles!


scanview®, das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System, wird als Brücke zwischen technischen und kaufmännischen Unternehmensbereichen allen Anforderungen gerecht. Der kontinuierliche Ausbau der „Gesamtlösung“ wird erstmals auf der CeBIT präsentiert (Halle 1, Stand H91). Die neue Version von scanview® beinhaltet einen universellen Client, mit dem kaufmännische Dokumente, wie Rechnungen oder Belege, und technische, extrem großformatige Zeichnungen gleichermaßen effektiv verwaltet und archiviert werden können. So stehen sämtliche Akten, Dokumente, Informationen, Daten und Bilder für alle Anwender des Unternehmens - in der jeweils optimalen Sicht - permanent zur Verfügung. Die stark ausgebaute Funktionalität der in scanview® integrierten Workflow-Engine sorgt für eine reibungslose Verarbeitung der Geschäftsvorgänge im Unternehmen sowie bei externen Rollenanbindungen. Einen zusätzlichen Schwerpunkt bildet die erweiterte E-Mail-Archivierung. Die neu hinzugekommene Single Instance Funktionalität sorgt dafür, dass keine E-Mail-Nachrichten oder deren Attachments doppelt archiviert werden und entlastet so maßgeblich das Speichervolumen der Unternehmen.

Unternehmen zum Beispiel aus den Bereichen Industrie, Energieversorgung, Handel, aber auch Planungsbüros oder Dienstleister stehen vor der Herausforderung, ein sehr heterogenes Dokumentenaufkommen verwalten zu müssen. Was für den kaufmännischen Mitarbeiter Rechnungen, Auftragsbestätigungen per E-Mail oder Verträge sind, sind für Konstrukteure Stücklisten oder technische Zeichnungen, die auch über das DIN-Format hinausgehen können. Alle diese Dokumente beinhalten geschäftsrelevante Informationen, die zur unternehmerischen Wertschöpfung beitragen.

Das prozessorientierte Archiv- und Dokumenten-Management-System scanview® der daa archiviert diese unterschiedlichen Arten von Dokumenten in einem zentralen Speicher und sorgt somit für ständige Verfügbarkeit. Sämtliche in einem Unternehmen vorkommenden Dokumente von der CAD-Zeichnung über Office-Dateien, E-Mails bis zur gescannten A0-Zeichnung oder anderen Dokumenten werden verwaltet.

Dabei werden die Dokumente sowohl im nativen Format zur weiteren Verarbeitung vorgehalten als auch in einem revisionssicheren Format wie TIFF oder pdf abgelegt. Mit dem in scanview® integrierten Viewer kann der Anwender die Dokumente trotz ihrer unterschiedlichen Formate betrachten, ohne die Anwendungssoftware installiert zu haben, mit der die Datei erstellt wurde. Zur weiteren bequemen Bearbeitung stehen ihm darüber hinaus auch umfangreiche Annotationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Komfortable Ansicht von Suchergebnissen

In der neuen Version von scanview® ist ein Dokumenteninspektor integriert, der eine komfortable Ansicht von Rechercheergebnissen ermöglicht. Nach einer Dokumentenrecherche wird dem Anwender die Ergebnisliste der gefundenen Dateien angezeigt, ergänzt durch die gleichzeitige Präsentation ihrer Inhalte in einem separaten Fenster. Somit sind einzelne Mausklicks auf die gefundenen Dokumente nicht notwendig. Die Dateiinhalte werden direkt angezeigt.

Projektbezogene Sichten beschleunigen den Verarbeitungsprozess

scanview® ermöglicht eine projekt- bzw. prozessorientierte Sicht auf die Dokumente. Dafür sind heterogene Dokumente zusammengefasst, so dass zuständige Mitarbeiter alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente im Zugriff haben. Die in diesen Projektcontainern archivierten Dokumente können als ganzes versendet und geplottet werden und bieten eine perfekte Übersicht über alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente.

Workflow-gesteuerte Vorgänge einfach realisiert

Durch die stark erweiterte Workflow-Engine ist eine reibungslose Verarbeitung der Prozesse möglich. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechnung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (so genannte Dunkelverarbeitung). Ermöglicht wird dies durch den Datenaustausch mit anderen Applikationen wie zum Beispiel dem ERP-System. Der scanview® Workflow-Server bietet die volle Integration in Microsoft Outlook und Lotus Notes und erlaubt auch die Einbindung von Gruppenpostfächern. Komplexe Workflows lassen sich in leichter zu überschauende Module zerlegen. Durch das ausgefeilte Stellvertreterkonzept und das integrierte mehrstufige Eskalationsmanagement bleibt die Prozesskette auch bei Urlaub, Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters durchgängig. Dieses flexibel angelegte Rollenkonzept erlaubt dadurch die Abbildung vielfältiger Konstellationen – auch beim Aufruf externer Anwendungen. Die Prozesse sind stabil und bieten eine hohe Performance, was erreicht wird durch eine eigene Workflow-Datenbank mit integrierten Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung der Workflows.

Mit der E-Mail-Archivierung bzw. der Single Instance-Lösung bietet die daa eine echte Alternative zur Reduzierung des Daten/Dokumenten-Volumens in Unternehmen. Um Mehrfach-Archivierungen zu vermeiden, liest die Software die Dokumente auf Bit-Ebene aus und vergleicht sie mit dem vorhandenen Archivbestand. Bei homogenen Dokumenten erfolgt nur eine einmalige Archivierung des selben Dokumentes, unabhängig davon, wie viele Anwender das Dokument archiviert haben.

Über die daa Systemhaus AG
Die daa Systemhaus AG, gegründet 1989, versteht sich als Full-Service Provider im Bereich elektronische Archivierung sowie Dokumenten-, Content- und Prozessmanagement. Auf Basis der Softwarelösung scanview® adressiert das Unternehmen branchenunabhängig Unternehmen des gehobenen Mittelstand sowie Großunternehmen. Darüber hinaus unterstützt die daa ihre Kunden mit umfassenden Consulting-Dienstleistungen rund um Verfahrensdokumentation, Prozessoptimierung, Audits, GDPdU, Mitarbeiter-, Qualitäts- und Wissensmanagement. Dazu zählen weitreichende technische und betriebswirtschaftliche Analysen, Beratung und Planung, individuelle Software-Anpassungen sowie Trainings- und Serviceleistungen.
Der Firmensitz der daa Systemhaus AG befindet sich mit dem Entwicklungszentrum in Baden-Baden. Die Projektleitung sowie die zentrale Verwaltung ist in München-Ismaning angesiedelt. Vertriebliche Aktivitäten werden über die Standorte München und Nürnberg abgewickelt. Mit Gründung von CompetenceCentern in Nürnberg, Frankfurt, Bremen, Wien und Mailand sowie zahlreiche internationale Partnerschaften bietet das Unternehmen kompetenten globalen Service vor Ort. Zertifizierungen und strategische Partnerschaften mit Unternehmen wie SAP, Oracle, Microsoft, EMC², Dicom, Varial etc. unterstreichen die Kompetenz der daa Systemhaus AG als innovativen Software-Partner.

Über scanview®
scanview® ist eine branchenunabhängige und modular aufgebaute Softwarelösung, die die Bereiche Capturing, elektronische Archivierung, Enterprise Document Management, Workflow sowie Prozess- und Outputmanagement vollständig abdeckt. Das frei skalierbare Produkt basiert auf standardisierten Techniken und ist durch seine offene Architektur in vorhandene IT-Strukturen nahtlos integrierbar. Um Kunden bei ihrer Prozessoptimierung zu unterstützen, bietet daa vorkonfigurierte Lösungen, die die häufigsten Prozesse in Unternehmen abdecken. Dazu zählen unter anderem Lösungen für SAP-Kreditoren, Supply Chain Management, Printmanagement, ScanDienstleistungen, Wissensmanagement und Capturing-Lösungen. Zahlreiche Produkte im Bereich CAD/PDM/CRM-Lösungen, Portal/Web-Content/ASP, Lifecycle-Management, ERP und E-Mail-Archivierung runden das Profil ab.
Auf Grundlage ihrer Basis-Technologie hat die daa verschiedene branchenspezifische Lösungen, zum Beispiel für Logistikdienstleister, Bau- und Industrieunternehmen, Rechtsanwälte/Wirtschaftsprüfer/Unternehmensberater, Krankenhäuser und Handelsunternehmen entwickelt, in die langjährige Projekterfahrungen und innovative Lösungen eingeflossen sind.

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