Dussmann realisiert Einsparungspotenzial mit E-Invoicing

Berlin, 07.10.2013 - Elektronisch. Einfach. Effizient. Die elektronische Rechnungsverarbeitung spart Unternehmen unnötige Arbeit und Kosten ? so auch der Dussmann Gruppe, die sich mit Unterstützung der Syncwork AG vom 'Papierkram' verabschiedet hat.

Rechnungen erreichen ihre Empfänger meist per Post in Papierform. Diese werden dann gesichtet und bearbeitet. Da Kosten und Durchlaufzeiten bei der Verarbeitung hoch sind, beschäftigen sich neben Konzernen inzwischen auch mittlere und große Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Dieses 'E-Invoicing' ersetzt das bisher manuelle Prozedere und spart Zeit und Kosten, indem manuelle Arbeitsschritte und Fehler reduziert werden.

Die Syncwork AG hat bei der Dussmann Gruppe* in einem E-Invoicing-Projekt den zentralen, automatisierten Rechnungseingang realisiert. Für die Umstellung waren neben rechtlichen Aspekten betriebswirtschaftliche und technische Belange wichtig: Der Scanvorgang der Papierrechnungen sowie ihre Übertragung und Ablage im Archiv.

Der zentrale, automatisierte Rechnungseingang wurde bei Dussmann parallel zur SAP-Einführung realisiert. Da die Eingangsverarbeitung viele Varianten aufwies, mussten von Syncwork Klärungsfälle und notwendige Protokollierungen bei der Konzeption der Rechnungseingangsverarbeitung im SAP ERP berücksichtigt werden, bevor die Eingangsverarbeitung und die Kommunikation mit der SAP PI implementiert werden konnte.

Die Lieferanten senden ihre Papierrechnungen jetzt an ein zentrales Postfach, bereitgestellt vom E-Invoicing-Dienstleister. Dieser scannt die Rechnungen, ermittelt die relevanten Inhalte über eine OCR-Software und überträgt diese in eine XML-Datei. Diese Datei wird zusammen mit der gescannten Rechnung vom Dienstleister in das Dussmann-Netz übertragen. Dussmann setzt für den Datenaustausch zwischen SAP und Non-SAP-Systemen als Middleware SAP Process Integration (SAP PI) ein. Aus der SAP PI erfolgt der Aufruf der Rechnungseingangsverarbeitungslogik im SAP ERP-System und parallel die Ablage der Papierrechnung im Archiv sowie deren Zuordnung zum Rechnungsbeleg im SAP-System.

Mit der Einführung von E-Invoicing und SAP ERP in der Dussmann-Gruppe steht den Anwendern nun ein integriertes System zur Verfügung. Von der Bestellung über den Wareneingang, die Rechnung bis hin zur Buchung im Controlling sind alle Belege miteinander verknüpft und durch berechtigte Anwender einsehbar.

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