Die Deutsche Post bietet mit dem elektronischen Postzustellungsauftrag (ePZA) eine innovative Lösung für Gerichte und Verwaltungsbehörden. Die Digitalisierung der Zustellungsurkunden vereinfacht die Weiterverarbeitung, eröffnet neue Möglichkeiten der Qualitätssicherung und ist zudem günstiger als die reine Papierform.
Die große Menge von Zustellungsurkunden, die Behörden bearbeiten müssen und die Sorgfaltspflicht, die mit diesen Dokumenten verbunden ist, bedeutet für Verwaltungen viel Aufwand. Mit dem Service des elektronischen Postzustellungsauftrags erleichtert die Deutsche Post den Kunden in mehreren Schritten die Arbeit. Von der neuen Lösung profitiert beispielsweise das Mahngericht Mayen, das als überregionales Mahngericht rund 700.000 Postzustellungsurkunden pro Jahr bearbeitet. Die tagesaktuelle Übermittlung der Daten in den Workflow ermöglicht eine direkte Weiterbearbeitung im Fachverfahren das aufwändige Erfassen entfällt. Auch das Amtsgericht Kassel nutzt das neue Angebot: Das wichtigste Argument für ePZA für uns ist zurzeit der Preis, erklärt Ulrich Baumann, der beim Amtsgericht Kassel für die Verwaltung des Haushalts zuständig ist
Auch der neue Postzustellungsauftrag besteht aus dem so genannten inneren und äußeren Umschlag sowie der Zustellungsurkunde. Zusätzlich zu dem bewährten Service des Versands stellt die Post beim ePZA dem Auftraggeber die Daten der Zustellungsurkunde elektronisch zur Verfügung. Nach dem Scannen der Urkunden und der Weiterleitung der Daten sammelt die Deutsche Post die Dokumente und sendet sie in Großbriefumschlägen am gleichen Tag an die Behörde zurück. Hier stehen die Postzustellungsaufträge dann zweifach bereit: elektronisch und als physisches Dokument. Die Daten sind direkt nach der Übertragung zur Weiterbearbeitung und Archivierung bereit. Optional kommen die Zustellungsurkunden direkt in einer Archivierungsbox, als CD oder DVD in die Behörde die Hälfte der Archivierungsarbeit ist damit schon geleistet.
Eine doppelte Prüfung logisch und optisch garantiert die einwandfreie Umwandlung der Zustellungsurkunden in Daten. Mit einem integrierten Qualitäts- und Reklamationsmanagement ist die größtmögliche Sicherheit auf allen Stufen der Bearbeitung gewährleistet. Zusätzlicher Service: der Kunde kann mittels Track & Trace Auskunft zum Sendungsstatus erhalten. Die Vordrucke der Zustellungsurkunden erhalten die Kunden der Deutschen Post kostenlos komplett mit aufgedrucktem Barcode, der die Track & Trace-Funktion ermöglicht.
Der Postzustellungsauftrag dient der förmlichen Zustellung amtlicher Schriftstücke nach den Vorgaben der Zivilprozessordnung. Er kommt überall dort zum Einsatz, wo Bescheide sicher und beurkundet beim Empfänger ankommen müssen: bei Gerichten, Bußgeldstellen sowie anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts. Die meist unangenehmen Inhalte dieser Schreiben: Bußgeld- oder Mahnbescheide und Vorladungen. Der Auftraggeber des Schreibens erhält die Zustellungsurkunden ausgefüllt zurück. Dieser Schritt hat weit reichende rechtliche Folgen für den Empfänger: Die Sendung gilt als förmlich zugestellt, er kann sich den Forderungen nicht entziehen.
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