Mit digi.office 40% Zeitersparnis in der kaufmännischen Verwaltung - mehr Zeit für das Kerngeschäft

Andernach, 10.03.2014 - .

- digitale Beleg-Erfassung

- tagesaktueller Überblick über alle Außenstände und Verbindlichkeiten

- permanenten Überblick über die Liquiditätssituation

- integriertes Online-Banking

- jeder Beleg ist jederzeit sofort digital verfügbar

- Organisations- und Archivierungstool

Geschäftsführer und Betriebsinhaber können ein Lied davon singen: Die kaufmännische Verwaltung auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen kostet viel Zeit, Konzentration und Mühe. Unzählige Belege müssen be- und verarbeitet bzw. aufbereitet werden. Ordnung und ein optimaler Überblick sind dabei unverzichtbar. Die digitale Belegbearbeitung optimiert die Arbeit entscheidend und sorgt für eine hocheffiziente kaufmännische Verwaltung. Das rheinland-pfälzische Softwarehaus FIBUdata Softwareentwicklung GmbH aus Andernach hat sich seit fast 10 Jahren auf die Entwicklung von Lösungen zur digitalen Belegbearbeitung und digitalen Belegverwaltung spezialisiert. Jetzt präsentiert FIBUdata sein neues Programm "digi.office" zur einfachen und effizienten, digitalen Belegverwaltung in kleinen und mittelständischen Unternehmen wie z.B. Freiberuflern, Dienstleistern, Einzelhändlern oder Handwerksbetrieben.

Durch den Einsatz von digi.office wird der Zeitaufwand in der kaufmännischen Verwaltung um 30 bis 40% reduziert - mehr Zeit für das Kerngeschäft. Insbesondere bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen kann durch den komplett digitalen Bearbeitungsprozess mit OCR Texterkennung und integriertem Online-Banking der tägliche Verwaltungsaufwand minimiert werden. Mit Hilfe des sogenannten Unternehmenscockpit hat der Anwender jederzeit von allen Orten der Welt einen tagesaktuellen Überblick über den Finanzstatus seines Unternehmens.

Mit dem digitalen Büro digi.office werden alle Dokumente digital und damit in der gesamten Verwaltung nur ein einziges Mal erfasst. Die Ablage in Aktenordern, manuelle Zahlungsüberwachungen und manuelle Überweisungen fallen weg.

Egal ob Papierrechnung oder elektronische Rechnung. Keine Suche mehr in Aktenordnern, jeder Beleg steht der Geschäftsführung jederzeit zur Verfügung. Mit dem integrierten und komfortablen Online-Banking können Rechnungen dank Zahlungsvorschlagslisten automatisch bearbeitet und bezahlt werden. Ebenfalls vorteilhaft: Bezahlte Kundenrechnungen und Eingangsrechnungen können automatisch abgeglichen werden. Anwender verfügen damit immer über aktuelle Daten und Zahlen zur Steuerung des Unternehmens.

Dokumente scannen, bezahlen, archivieren. Einfacher geht es nicht mehr!

Eingangsrechnungen werden einfach eingescannt. Mit Hilfe der intelligenten OCR-Erkennung werden die Rechnungsdaten automatisch in einen Überweisungsträger geschrieben. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen des Lieferanten, denn digi.office verfügt über einen eigenen Mail-Account, mit dem elektronische Rechnungen einfach in digi.office versendet werden können und diese können dann sogar revisionssicher archiviert werden.

Zudem können Rechnungen per App erfasst werden. Mit dem Smart-Phone werden die Belege einfach abgeknipst und schon sind diese in digi.office verfügbar. Egal ob iPhone, Android oder WindowsMobile. Die entsprechende App lässt sich einfach aus dem jeweiligen Store runter laden.

Das integrierte digi.office Unternehmenscockpit erleichtert die tägliche Arbeit in der kaufmännischen Verwaltung enorm. Durch das Unternehmenscockpit hat der Anwender alle wichtigen Zahlen auf einen Blick, immer aktuell und up-to-date.

Das Unternehmenscockpit zeigt alle wichtigen Informationen: Die Kontostände bei den Banken, den Kassenstand, die Höhe der zu zahlenden Lieferantenrechnungen und die Höhe der noch offenen Kundenrechnungen.

Zahlungen vergessen gehört der Vergangenheit an. Die Zahlungsvorschlagslisten Tool zeigen automatisch die zu zahlenden Rechnungen, mit und ohne Skonto. Ein Klick genügt, und schon bezahlt der Anwender diese mit dem integrierten Online-Banking - vollautomatisch.

Auch die aufwendige Suche nach Belegen in Aktenordner kann man getrost vergessen. Im integrierten Archiv findet die Buchhaltung alles in Sekundenschnelle. Rechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen etc. - wo auch immer sich die Nutzer befinden.

Auch für die Datensicherheit kann digi.office garantieren. Der digi.office-Server befindet sich im SPECTRUM-Rechenzentrum in Düsseldorf, ein Hochsicherheits-Rechenzentrum, das nach Prüfung und Bewertung durch ein externes Audit die Zertifizierung nach DIN EN 9001:2008 erhalten hat. digi.office erfüllt alle technischen Kriterien, die für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit zur Buchführung (HGB und AO) zum revisionssicheren Archivieren gefordert sind. Dies wurde durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft IT-Audit GmbH zertifiziert und mit einem entsprechenden Testat bestätigt.

Die Installation von digi.office erfolgt lokal auf einem PC oder in einem Netzwerk. Die Datenbank von digi.office befindet sich im SPECTRUM-Rechenzentrum in Düsseldorf. Wenn die Anwendung gestartet wird, öffnet sich lokal digi.office und meldet sich dann über einen Webservice im Rechenzentrum an. Die Kommunikation erfolgt immer mit dem Webserver - dieser kommuniziert wiederum mit der Datenbank. Damit wird eine optimale Sicherheit gewährleistet.

Die Belegverwaltungs-Software digi.office sowie sämtliche Service-Leistung sind für die Unternehmen auch mit mehreren Arbeitsplätzen für eine monatliche Mietpauschale ab 29,- Euro inkl. MwSt. bei FIBUdata erhältlich.

Basisfunktionen digi.office

1. Scannen von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen

2. Import von Eingangsrechnungen

- PDF-Import

- Import als Mail

3. Importieren von Ausgangsrechnungen

- PDF-Import

- Datei-Import (Excel, csv) ohne Beleg

- DATEV KNE mit PDF-Import

4. Einrichtung wiederkehrende Rechnungen

5. Unternehmen Finanz Cockpit - Übersicht mit Kassen-, Bank- Forderungen- und Verbindlichkeitenständen

6. OCR-Texterkennung

7. Zahlungsvorschlagsliste aller offenen Eingangs- und Ausgangsrechnungen

8. Online-Banking-System

- Einzel- oder Sammelüberweisungen oder Lastschriften

- automatische Zahlungsvorschläge nach Rechnungsfälligkeit

- SEPA Verfahren kostenfrei (EBICS Verfahren kostenpflichtig)

- automatischer Ausgleich der Kontoauszüge mit den noch offenen Rechnungen

9. Einfaches 3-stufiges Mahnwesen mit Formular-Designer zur Anpassung individueller Mahnformulare

10. Archivierung von Eingangs-, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen mit zahlreichen Auswertungsmöglichkeiten

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