Rückstellungsmanagement mit MS SharePoint

Grünwald, 23.10.2014 - Die vykon-Applikation zum Rückstellungsmanagement strukturiert und automatisiert Rückstellungsmeldungen der Allianz Managed Operations & Services SE (der internen Shared Services Gesellschaft der Allianz Gruppe) stets prozesssicher und gemäß der regulatorischen Anforderungen auf Basis von MS SharePoint.

Die Anwendung übernimmt die Stammdaten wie Kostenstellen, PSP-Elemente (Kontierungsobjekt für Projekte) sowie die Verantwortlichen aus SAP. Zum Monatsende wird aus der Applikation eine E-Mail je Rückstellungs-Verantwortlichen generiert. In der E-Mail ist jeweils eine Verknüpfung zu einer zu bearbeitenden Aufgabe (Task) enthalten. Beim Aufruf dieser Task erhält der Nutzer eine Übersicht zu allen Kostenstellen bzw. PSP-Elementen, für die der Nutzer als Rückstellungsverantwortlicher eingetragen ist.

Die Accounting-Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Tasks bearbeitet wurden bzw. welche Rückstellungsmeldungen noch fehlen. Sobald die Meldungen vollständig vorliegen werden die Rückstellungen automatisch ins SAP-System übernommen und somit die Buchungen getätigt.

Funktionen der Anwendung

Stammdaten werden automatisch aus SAP übernommen.

E-Mail an die Verantwortlichen wird automatisch erzeugt, jeder Verantwortliche erhält nur eine Mail bzw. eine zugehörige Task, selbst wenn er für mehrere KSTs/PSPs melden muss. In der Task sind die Kostenstellen, PSPs aufgelistet.

Die Rückstellungsmeldungen erfolgen zentral über das SharePoint-Eingabeformular mit Auswahlfeldern, Konsistenzprüfungen, etc.

Der Status der Rückstellungsmeldungen ist jederzeit transparent und kann einfach nachgehalten werden.

Nach Überschreiten des Abgabetermins wird eine Mahnung generiert bzw. versendet.

Delegationen, z.B. Urlaubsvertretungen, können im System zentral verwaltet werden.

Die gemeldeten Rückstellungen werden nach erfolgter QA per Schnittstelle automatisch nach SAP übernommen.

Eine Vielzahl von Auswertungen steht in SharePoint zur Verfügung, z.B. Monatsvergleich pro Abteilung, Rückstellungen je Fachbereich bzw. Thema, etc.

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