Das papierlose Antragswesen – Die elektronische Unterschrift macht‘s möglich

Ratingen, 19.01.2017 - In den meisten Geschäftsprozessen ist die Unterschrift des Kunden unverzichtbar. Sie besiegelt das Geschäft oder den Vertrag und ist individuell und unverwechselbar. Viele Anträge werden mittlerweile elektronisch erzeugt und müssen unterschrieben, weitergeleitet und bearbeitet werden. Papierloses Arbeiten wird immer selbstverständlicher. Mit der digitalen Unterschrift „E-Signatur“ wird die Kunden-Unterschrift elektronisch erfasst und so in die Arbeitsabläufe eingebunden.

Die Anforderungen des VOLKSWOHL BUNDES an die gesuchte Lösung waren klar definiert. Eine Anwendung die es ermöglicht, die Volkswohl-Angebote wie Klassik modern, Privat-, Basis-, Riester-Renten, Berufsunfähigkeit, €XISTENZ, Pflege oder die Direktversicherung nicht nur online zu berechnen, sondern die Anträge direkt beim Kunden elektronisch unterschrieben zu übermitteln. Keinesfalls eine unmögliche Vorstellung, denn mit der mobilen Softwarelösung „signoSign/Universal“ des Signatur-Experten signotec fand sich schnell der richtige Anbieter für die Lösung.

Für den VOLKSWOHL BUND ein immenser Vorteil, der vollautomatische und durchgängig elektronische Prozesse für optimales Arbeiten schafft. Ein wichtiges Auswahl-Kriterium für das Verfahren war die Unabhängigkeit der signotec-Lösung von spezifischer Hardware über welche die Unterschrift geleistet werden kann. „Wir wollten keine spezielle Hardware einsetzen, sondern eine Anwendung haben, die flexibel auf die verschiedenen Ansprüche eingehen kann“, stellt Dr. Ackermann, Hauptabteilungsleiter IT, der VOLKSWOHL BUND Lebensversicherung a. G. klar. „Dies ist uns mit dem signotec-Verfahren sehr gut gelungen.“

Der Weg zur elektronischen Unterschrift

Möglich macht dies die serverbasierende Lösung signoSign/Universal der signotec GmbH. Das Besondere an ihr ist die Unterstützung von verschiedenen mobilen Endgeräten oder einem signotec Unterschriftenpad. Für die Erfassung der Signatur kann neben den signotec Unterschriftenpads ein iPhone, iPad, Android oder Windows Tablet genutzt werden. Ob mobil, stationär oder im Paralleleinsatz, die TÜV-zertifizierte Anwendung ermöglicht das beweissichere Unterschreiben von PDF-Dokumenten.

Ein weiterer wesentlicher Faktor für die Entscheidung des VOLKSWOHL BUNDES war, dass die signotec Lösung auf einem eigenen Server betrieben werden kann. Hier gestaltete sich die Integration in die eigene Umgebung als denkbar unkompliziert.

Die Vorteile der eigenen Serverlösung sind enorm – neben der Inhouse-Verwaltung bietet sie flexible und vielfältige Integrationsmöglichkeiten und eine hohe Anpassungsfähigkeit. Das alleinige Sorgerecht in Bezug auf die Handhabe der Datensicherheit bleibt beim VOLKSWOHL BUND und bedient damit zusätzlich das Sicherheitsempfinden des Kunden.

Antrag abschicken – Unterschriften inklusive

Der Einsatz der signotec Lösung beim Kunden ist erdenklich leicht. Der VOLKSWOHL BUND-Vertriebspartner erstellt dazu wie gewohnt das Formular mit dem hauseigenen Online-Tarifrechner. Hierbei ist es unerheblich, ob der Antrag über einen Tablet-PC oder an einem Personal Computer erstellt worden ist. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten wird dem Kunden das Dokument zur Prüfung angezeigt. Dabei erkennt das Programm automatisch ob die Berechnung mit dem Touch-Gerät oder an einem PC erstellt wurde. Je nach Endgerät öffnet sich für die elektronische Unterschrift eine gesonderte Anwendung, die Seite für Seite durch das Antragsformular führt. Die erforderlichen Unterschriftenfelder sind anwenderfreundlich, rot umrandet, markiert. Nachdem der Kunde das Dokument gegengelesen hat, unterschreibt er direkt mit einem für Touchscreens geeigneten Stift auf dem Tablet oder einem Smartphone. Mit nur einem Klick werden die geleisteten digitalen Unterschriften bestätigt und mit den biometrischen Informationen der Signatur verschlüsselt in das Dokument eingefügt und gespeichert. Anschließend wird der digitale Antrag automatisch an die Zentrale elektronisch übermittelt. Der Kunde erhält für seine Unterlagen das PDF-Dokument per Email zugesendet.

Die Signatur erfolgt gemäß ISO-Standard. Die Unterschriften mit den biometrischen Merkmalen können später, im Falle eines Streites, von einem Schriftsachverständigen, ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift, geprüft werden.

„Mit signoSign/Universal hat der VOLKSWOHL BUND eine moderne, flexible Lösung die jederzeit an bestehende oder veränderbare Prozesse angepasst werden kann“, erläutert Gunther Hagner, Geschäftsführer der signotec GmbH. „Durch elektronische Prozesse wird der Arbeitsalltag erheblich optimiert. Gerade in der Versicherungsbranche ist Mobilität unerlässlich.“

Den Zuschlag erhielt die signotec GmbH bereits im Dezember 2015. „Wir schauen positiv auf das vergangene Jahr zurück und möchten auf die mobile signotec Software nicht mehr verzichten. Die Digitalisierung unserer unterschiedlichen Arbeitsroutinen haben unsere Prozesse im Antragswesen erheblich optimiert“, ergänzt Herr Dr. Ackermann. „Die Einführung der elektronischen Unterschrift beim VOLKSWOHL BUND schaffte ein effizienteres und umweltfreundlicheres Arbeiten sowie massive Zeitersparnisse. Die Papierflut im Antragswesen kann damit Geschichte werden.“

Der VOLKSWOHL BUND

Seit Jahren überzeugt der VOLKSWOHL BUND mit seiner vielfach ausgezeichneten Finanzstärke und gewährt ein Höchstmaß an Sicherheit und Rendite. Die Renten gehören zu den Top-Produkten am Markt.

Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit ist der VOLKSWOHL BUND ausschließlich seinen Mitgliedern, den Kunden, und keinen externen Kapitalgebern verpflichtet. In der täglichen Praxis der privaten Altersvorsorge ist der VOLKSWOHL BUND als verlässlicher, kompetenter und serviceorientierter Partner geschätzt.

www.volkswohl-bund.de

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