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ZyLAB präsentiert Lösung für effizientes Vertragsmanagement auf der Tire Technology Expo

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Verträge durch automatisierte Prozesse revisionssicher und fristgerecht im Griff


(Düsseldorf) Das Softwareunternehmen ZyLAB stellt erstmals auf der Tire Technology Expo aus, Europas größter Fachmesse für die Reifenherstellungsindustrie. Im Mittelpunkt des Ausstellungsprogramms steht die modulare ZyIMAGE Vertragsmanagement-Lösung von ZyLAB, mit der Unternehmen eine nachhaltige Kontrolle über ihre sämtlichen Verträge erzielen. Sie steuert den kompletten Lebenszyklus der Verträge und sorgt unter anderem – basierend auf den Sarbanes-Oxley-Anforderungen (SOX) – für deren gesetzeskonforme Archivierung und Vorhaltung. Damit profitieren Unternehmen von einem raschen und umfassenden Zugriff auf Vertragsdokumente und darin enthaltene Informationen. Fristversäumnisse werden durch automatisierte Überwachung ausgeschlossen, Risiken minimiert, Prozesse für Revisionen nachvollziehbar und transparent. Zudem unterstützt die Lösung rund 200 Sprachen für international agierende Unternehmen. Die Vertragsmanagement-Lösung basiert auf dem weltweit bewährten ZyIMAGE Records Management System von ZyLAB.

Einer Studie der Unternehmensberatung Bearing Point aus dem Jahr 2006 zufolge besitzen nur sieben Prozent der befragten 800 Unternehmen ein zentrales Vertragsmanagement. Das bedeutet, dass ihr Risikomanagement und ihre Qualitätssicherung nicht vollständig gewährleistet sind. Vor dem Hintergrund neuer Gesetzesregelungen und steigender Anzahl und Komplexität der Verträge kommt dem Vertragsmanagement jedoch eine immer größere Bedeutung zu. Daher hat ZyLAB basierend auf seinem Records Management-System eine entsprechende Lösung entwickelt, mit der Unternehmen sämtliche Verträge prüfen, speichern, pflegen, analysieren, aktualisieren und verwalten können – falls nötig in über 200 Sprachen:

„Unser Ansatz, eine Lösung für das Vertragsmanagement basierend auf einem Records Management-System zu entwickeln, bringt Unternehmen nicht nur Gesetzeskonformität, sondern auch eine höhere Produktivität und einen schnelleren Return on Investment (ROI)“, erklärt Henk Nobbe, Vertriebsleiter bei ZyLAB Deutschland. „Der Hauptstandard für Records Management-Applikationen ist der DoD 5015.2 Standard. Er fordert die Unterstützung von Sicherheitsrichtlinien, nachvollziehbare Prozesse für Revisionen, die Erstellung von Berichten sowie die Möglichkeit, geschützte Informationen rasch zu finden und bereitzustellen. Unsere Lösung erfüllt alle diese Anforderungen, bietet darüber hinaus aber noch zusätzliche Funktionalität für die Nutzung unterschiedlicher Dokumenttypen und die automatisierte Versendung von Mahnungen, Erinnerungen oder ähnlichem. Damit steht den Anwendern ein bezahlbares Komplettsystem zur Verfügung.“

Vertragsinformationen transparent und schnell im Zugriff
Vertragstexte sind in der Regel komplex und unübersichtlich, daher sind ausgefeilte Ablage- und Suchkriterien von größter Bedeutung für ein effizientes Vertragsmanagement. ZyLAB als Spezialist für den Datenzugriff sorgt mit Funktionalitäten wie Volltextsuche und treffergeführte Navigation für die komfortable Verwaltung der Verträge. Das System beinhaltet eine der leistungsfähigsten Suchmaschinen für elektronische und Papierdokumente sowie E-Mails. Anwender profitieren von einem leistungsstarken, webbasierten Dokumenten-Repository, dessen robuste eDiscovery-Funktionen und einfache Bedienung nicht nur der juristischen Abteilung, sondern auch Anwendern in der gesamten Organisation zugute kommt. Dadurch, dass die Vertragsmanagement-Lösung offene Standards wie XML, http, TIFF etc. unterstützt, lässt sie sich problemlos in bestehende IT-Umgebungen einbinden.

Vertragsmanagement auf den Leib geschneidert
Um Unternehmen die Möglichkeit zu bieten, eine Lösung nach ihren Erfordernissen zu installieren, stellt ZyLAB unterschiedliche Versionen seiner Software zur Verfügung: Die Standard ZyIMAGE Vertragsmanagement-Lösung lässt sich abteilungsweit einsetzen. Eine Produktkombination von Microsoft Outlook und ZyIMAGE erlaubt standort- bzw. firmenübergreifendes Vertragsmanagement. Für eine internationale Firmenstruktur konzipiert ist das ZyIMAGE Record Management-Modul. Hier kommt insbesondere auch die Unterstützung von über 200 Sprachen zum Tragen, die die internationale Vertragsverwaltung extrem komfortabel macht.

„Deutschland ist weltweit stärkstes Exportland, das heißt, dass gerade Industrie-Unternehmen hier einen erheblichen Bedarf an der Automatisierung ihres internationalen Vertragsmanagements haben“, stellt Henk Nobbe fest. „Und dazu gehört insbesondere auch die Reifenindustrie – sie kann erheblich von einer zentralen, elektronischen Vertragsverwaltung profitieren.“


Über ZyLAB Distribution BV:
ZyLAB wurde 1983 gegründet und ist der führende Anbieter von Software für Dokumenten-Imaging und Papierarchivierung, mit der Unternehmen der Global 2000 und Regierungseinrichtungen Millionen Seiten Papier und elektronische Dokumente digital archivieren und verwalten. Die umfassenden und hochwertigen Recherchefunktionen, die die Textsuche in über 200 Sprachen unterstützen und die Möglichkeit bieten, Daten zu verwalten und gemeinsam über das Internet zu nutzen, sind nur einige der Gründe dafür, dass Geheimdienste, Strafverfolgungsbehörden, Staatsanwälte, Anwaltskanzleien, Gerichte und interne Rechtsabteilungen sich für ZyLAB entschieden haben. Weltweit mehr als 7.000 Installationen mit über 300.000 Anwendern in Organisationen und Unternehmen wie Amtrak, dem FBI, dem Department of Homeland Security, der New Yorker Börse, Pepsico, Riggs Bank, dem Staat New York und Walt Disney bestätigen, dass ZyLAB über umfangreiche Erfahrungen in unterschiedlichen Branchen und Geschäftsanwendungen verfügt. Das Unternehmen unterhält zur weltweiten Unterstützung seiner Kunden Niederlassungen in McLean (Virginia, USA), in Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, den Niederlanden, Singapur und Australien. Näheres erfahren Sie unter www.zylab.de.

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Unternehmensprofil: ZyLAB Deutschland

Seit über 25 Jahren gehört ZyLAB mit seinen modularen Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Information Management zu den führenden Anbietern der Branche. Die hoch entwickelten Technologien erlauben es Organisationen, sämtliche Daten jeglichen Formats zu verwalten. Damit lassen sich Risiken minimieren, Kosten reduzieren, Sachverhalte untersuchen und gleichzeitig die Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse steigern. ZyLABs XML-basierte Produkte und Services werden unternehmensweit von Konzernen, Behörden, Gerichten und Kanzleien genutzt.

Mit dem eDiscovery & Production System von ZyLAB können IT- und juristische Abteilungen die kosten- und zeitintensiven Aufgaben bei Rechtsstreitigkeiten effizient intern durchführen. Dabei berücksichtigt das ZyLAB-System sämtliche Schlüsselaspekte des E-Discovery, vom Informationsmanagement bis hin zur juristischen Produktion relevanter Daten sowie zur übergabe an spezielle juristische Lösungen.

Aktuell hat ZyLAB 1,7 Millionen Nutzerlizenzen in mehr als 9.000 Installationen verkauft. Hauptsitz des Unternehmens ist McLean, Virginia (USA) sowie Amsterdam (NL). Darüber hinaus bedient ZyLAB lokale Märkte über Niederlassungen in New York, San Francisco, Barcelona, Frankfurt, London, Paris und Singapur.


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