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Patientenverwaltung mit REGISAFE IQ: Universitätsklinik Ulm realisiert abteilungsübergreifendes Informationsmanagement-System

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(Stuttgart) Wie universell REGISAFE IQ einsetzbar ist, hat die Hans Held GmbH jetzt an der Universitätsklinik Ulm erneut unter Beweis gestellt: Zusätzlich zur Verwaltung des gesamten Schriftverkehrs und der Dateiablage wird das Informations- und Schriftgutmanagementsystem dort seit kurzem auch für die elektronische Verwaltung von Patientenakten genutzt. Eine entsprechende Anforderung der Krankenhausleitung hat die Hans Held GmbH innerhalb kürzester Zeit umgesetzt. Die Klinik verfügt damit über eine integrierte Lösung, mit der sämtliche Patientenakten und der Schriftverkehr verwaltet werden.

Bereit seit vielen Jahren nutzen an der Universitätsklinik Ulm knapp 400 Mitarbeiter/innen REGISAFE IQ für die Archivierung des allgemeinen Schriftverkehrs, die Verwaltung von Drittmittelprojekten sowie in der Medizingerätetechnik zum Scannen von Wartungsverträgen. Die neu entwickelte Lösung für die Patientenverwaltung ist seit Ende 2006 erfolgreich im Einsatz. Sämtliche Patienten- und Abrechnungsunterlagen werden damit eingescannt, den Patientenakten in REGISAFE IQ zugeordnet und stehen so den berechtigten Nutzern im direkten Zugriff jederzeit an ihrem medizinischen Arbeitsplatz zur Verfügung.

„Schon länger war es Wunsch der Klinik, die Patientendaten in SAP mit dem dazugehörigen Schriftverkehr aus REGISAFE IQ in einer integrierten Lösung zusammenzuführen“, sagt Marcus Hüttmann, Geschäftsführer der Hans Held GmbH. Hier erwies sich die hohe Anpassbarkeit von REGISAFE IQ als Vorteil. Auf Basis des Schriftgutmanagementsystems wurde ein komplett neues organisatorisches Grundkonzept in der Universitätsklinik realisiert. Die Software bietet ganzheitlichen Zugriff auf sämtliche Bereiche, von der Registratur über Schriftverkehrverwaltung bis zu kompletten Workflows. „In dieser Flexibilität und der Anpassungsfähigkeit unterscheidet sich REGISAFE IQ von herkömmlichen elektronischen Patientenakten“, erklärt Marcus Hüttmann.

Durch einen Import der vorhandenen Daten aus SAP werden in REGISAFE IQ automatisiert Patientenakten angelegt. Diese unterteilen sich wiederum in Fallakten für einzelne Aufenthalte in den jeweiligen Krankenhäusern. Gescannte Dokumente können so schnell und einfach den entsprechenden Unterakten zugeordnet werden. Um eine eindeutige Kennung zu gewährleisten, wird jede Patientenakte automatisch mit einer siebenstelligen Patientennummer versehen. Mit Hilfe der Suchfunktion kann der Anwender neben den Feldern „Adresskennung“, „Patienten/Fall“ auch nach der Patienten- oder Fallnummer suchen. Die erweiterte Suche bietet darüber hinaus die Möglichkeit, eine „Von-Bis-Suche“ für Geburtsdatum und Datum der Entlassung durchzuführen. Durch die zentrale Verwaltung aller Daten und Dokumente zu jedem Patienten hat sich der Informationsfluss in der Universitätsklinik erheblich verbessert und die Kosten für Dokumentenhandling konnten deutlich gesenkt werden.


Über die Hans Held GmbH
Die Hans Held GmbH gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens ist die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren insbesondere öffentliche Verwaltungen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ. Gegründet wurde die Hans Held GmbH 1952. Der Stammsitz der Firma Held ist in Stuttgart, Niederlassungen befinden sich in Ulm, Dresden, München und Lübeck. Vertriebspartner sind im gesamten Bundesgebiet vertreten.

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