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Tag der Wirtschaft 2007: Das Competence Center Postbearbeitung des VOI präsentiert die papierlose Bearbeitung eingehender Dokumente

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Bonn. Der Traum vom „papierlosen Büro“ geistert seit Jahren durch die Fachpresse. Im Arbeitsalltag zeigt sich allerdings eher das gegenteilige Bild, auf den meisten Schreibtischen stapelt sich immer mehr Papier. Dabei ist die Technik längst in der Lage, das papierarme Büro zu realisieren. Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. präsentiert auf dem Tag der Wirtschaft 2007 in seinem Showcase „Digitale Postbearbeitung“ was heute bereits möglich ist. Eingehende Papierdokumente werden gescannt, automatisch indexiert und zur weiteren Bearbeitung an die jeweiligen Abteilungen weiter geleitet – und dies vollständig digital. Das spart Zeit, Geld, Papier und Ärger mit dem Finanzamt. Denn Unternehmen können dadurch auch die gesetzlichen Anforderungen, die mit der Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente verbunden sind, erfüllen. Der Tag der Wirtschaft findet am Donnerstag, den 03. Mai 2007 im Congress Center in Düsseldorf statt.

Papierloses Arbeiten macht Unternehmen effizienter
Das Showcase „Digitale Postbearbeitung“ wurde vom VOI-Competence Center Postbearbeitung entwickelt. „Es zeigt, wie ein digitaler Posteingang die Arbeitsprozesse beschleunigt und Unternehmen damit Geld sparen“, sagt Hans D. Baumeister, einer der beiden Leiter des Competence Centers. Papierdaten und Inhalte müssen nicht mehr an unzähligen Stellen in die IT eingepflegt oder umgekehrt digitale Akten ausgedruckt werden. „Allein durch die automatisierte Dokumentenerfassung können Personalkosten um bis zu 60 Prozent reduziert werden“, rechnet die Vorstandsvorsitzende des VOI, Petra Greiffenhagen vor.

Einer Studie des Marktforschungsinstitutes Ovum zufolge stehen 80 Prozent der Informationen, mit denen Unternehmen heute arbeiten, auf Papier. Die Rationalisierungspotenziale sind entsprechend groß: Experten prophezeien dem Markt für Lösungen rund um die digitale Datenhaltung in den kommenden Jahren Wachstumsraten von bis zu 25 Prozent pro Jahr.

Live-Demonstration des digitalen Posteingangs
In dem Showcase „Digitale Postbearbeitung“ kann der Besucher live erleben, wie Dokumente, beispielsweise Rechnungen, Bestellungen, Bewerbungen oder Einladungen, die digitale Reise durch die Abteilungen antreten. Er kann dabei genau beobachten, was mit den Dokumenten an jeder Bearbeitungsposition geschieht. Nach der Digitalisierung bringen intelligente Schrifterkennungs- und Klassifizierungsprogramme das Dokument auf den richtigen Weg: Sie erkennen zum Beispiel, ob es sich um eine Rechnung handelt, lesen Kopfdaten und Betragsfelder aus und leiten diese Informationen an den richtigen Sachbearbeiter weiter.

Sofort erscheint das digitalisierte Dokument auf dem Bildschirm der zuständigen Abteilung: In der Buchhaltung, im Vertrieb, Lager oder Einkauf. Ein ERP-System, wie beispielsweise SAP verbucht etwa eine Bestellung und erzeugt auf Wunsch automatisch die Bestätigung dazu. Elektronische Kopien der Belege wandern ins digitale Archiv. Und erst am Ende, beim Postausgang, bringt ein Drucker das Ergebnis des Prozesses wieder zu Papier. Alle Schritte dazwischen laufen vollständig elektronisch ab.

Ein Moderator stellt auf mehreren Führungen die unterschiedlichen Funktionen der einzelnen Arbeitsplätze vor. In einem Workshop, der am 3. Mai um 18:00 Uhr stattfindet, beantworten und diskutieren Spezialisten aus den einzelnen Fachdisziplinen die Fragen zum Thema digitale Postbearbeitung.

Viele Vorteile für den Arbeitsalltag
Das Showcase „Digitale Postbearbeitung“ hat sich bereits auf IT-Messen, wie der CeBIT und der DMS EXPO bewährt. „Viele Besucher betraten das Büro im vergangenen Jahr mit Skepsis und waren nach dem Live-Erlebnis überrascht, wie effizient und vollständig die digitale Postbearbeitung funktioniert“, sagt Armin Höller, ebenfalls Leiter des VOI Competence Centers.

Die weiteren Vorteile eines papierlosen „Workflows“ liegen auf der Hand: Alle Daten sind zentral gespeichert, schnell wieder zu finden – und nehmen keinen Platz mehr im Papierarchiv weg. Auf eine CD passt der Inhalt von rund 20 Aktenordnern. Das kann schnell bedeutsam werden: Finanzämter verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Da platzt ein reines Papierarchiv schnell aus allen Nähten.


Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

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