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intarsys und AP integrieren PDF-basiertes eBilling in ERP-System APplus

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PDF-Spezialist intarsys und ERP-Anbieter AP AG kooperieren


Karlsruhe, 10. Mai 2007. Das Beratungs- und Systemhaus intarsys und der ERP-Anbieter AP Automation + Productivity AG haben die Lösung Sign Live! zur elektronischen Rechnungsstellung jetzt in die ERP-Lösung APplus der AP AG integriert. Damit bieten die beiden Karlsruher Unternehmen eine medienbruchfreie Anwendung auf der Basis des PDF-Formats, die sowohl dem Rechnungssteller als auch dem Empfänger den Prozess im Rechnungswesen erleichtert. Sign Live! generiert PDF-Rechnungen und bettet dabei die XML-Rohdaten des ERP-Systems ein. Optional sind auch Rechnungen im ISO-zertifizierten Format PDF/A möglich. Die so erzeugten digitalen Rechnungen entsprechen durch die Integration der elektronischen Signatur auch den gesetzlichen Anforderungen und berechtigen somit den Empfänger zum Vorsteuerabzug. Der Anwender kann sich bei Sign Live! frei entscheiden, welchen Signaturservice er nutzen möchte. intarsys unterstützt den Signiervorgang am Arbeitsplatz mit der eigenentwickelten Signaturlösung signIT trust sowie die Einbindung externer Signaturdienstleister oder die Nutzung von Signatur-Hardware des Kooperationspartners timeproof Time Signature Systems. Möglich ist in jedem Fall auch die Massensignatur.

Sign Live! bietet nicht nur dem Rechnungsversender die Möglichkeit, Kosten zu sparen. Auch der Rechnungsempfänger hat Vorteile: die in die PDF-Rechnung eingebetteten XML-Daten lassen sich in APplus oder andere ERP-Systeme importieren und elektronisch weiterverarbeiten. Zudem erhält der Rechnungsempfänger mit dem Validierungsprotokoll bereits die Voraussetzung für die Anerkennung der elektronischen Rechnung bezüglich des Vorsteuerabzugs. Damit haben Interessenten des elektronischen Rechnungsversands Argumente in der Hand, um ihre Kunden vom Empfang der Rechnung in elektronischer Form zu überzeugen. Denn nach dem Gesetz ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Stimmt dieser nicht zu, muss die Rechnung weiterhin in Papierform übermittelt werden. Die elektronisch übermittelten Rechnungen können anschließend nahtlos in einem Dokumenten-Management- oder Archivsystem abgelegt werden. Besonderer Vorteil für die Unternehmen, die elektronische Rechnungen erzeugen: Sie profitieren von einer erheblichen Kostenersparnis.

„Wir haben die Kosten für die traditionelle Rechnungsstellung denen für die elektronische Rechnung gegenüber gestellt. Zunächst muss zwar die entsprechende Soft- und Hardware angeschafft werden, aber schon bei einem Rechnungsaufkommen von 25 Rechnungen täglich spart ein Unternehmen etwa 30 Prozent bei der elektronischen Variante im ersten Jahr. Die Kostenvorteile im Folgejahr fallen dann noch mal deutlich günstiger aus – sie liegen weit unter 50 Prozent der Investitionen im ersten Jahr! Noch mehr sparen lässt sich bei größeren Rechnungsvolumen. Es gibt also faktisch keinen Grund mehr, weiterhin auf teure Papierrechnungen zu setzen“, erläutert intarsys-Geschäftsführer Dr. Bernd Wild.

Die Anbindung an ein ERP-System wie APplus bewirkt im eBilling-Prozess besondere Automatisierungs- und Nutzenpotenziale, denn damit können die erforderlichen Daten direkt aus dem System in die Rechnungsdokumente einfließen. Den Anwendern von APplus bietet intarsys bereits heute einen Compliance-konformen Prozess von der Rechnungserstellung bis hin zur Archivierung.

Weitere ERP-Integrationen von Sign Live! sind bereits in Vorbereitung.

Über intarsys consulting GmbH:
intarsys mit Sitz in Karlsruhe ist spezialisiert auf PDF-basiertes Output-Management. Das Unternehmen wurde 1996 gegründet und beschäftigt 24 Mitarbeiter. intarsys liefert Produkte und Lösungen rund um elektronische Dokumente und Formulare. Die EFormTM Suite umfasst Software-Komponenten für die revisionssichere Verwaltung von Ressourcen für elektronische Dokumente, ein Web-Korrespondenzsystem auf Basis von Textbausteinen sowie ein Output Management System, welches Daten aus beliebigen Anwendungen in diversen Formaten entgegen nimmt und in beliebige Zielformate – hauptsächlich PDF – umwandelt.Für CABAReT Stage entwickelt intarsys individuelle Lösungen, welche die PDF Plattform ergänzt.

CABAReT® ist ein eingetragenes Warenzeichen und Eigentum der Firma CABAReT Solutions AG.

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