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VOI erarbeitet dritte Auflage Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML)

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Bonn. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. aktualisiert seinen Praxisleitfaden „Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML)“. Bereits auf der DMS EXPO in Köln stellen die Autoren erste Inhalte vor. Neu aufgenommen bzw. erweitert wurden die Themenbereiche E-Mail-Archivierung, Elektronische Signaturen, Outsourcing sowie Teilzertifizierungen für Scan- und Archivdienstleister. Das neue Buch erscheint im letzten Quartal 2007. Für Anfang 2008 ist erstmals auch eine englische Übersetzung geplant.

Unternehmen, die nach den Kriterien des erfolgreichen Standardwerks des VOI ein Dokumenten Management System einsetzen, bilden damit die Grundlage zur Erfüllung aller Anforderungen aus Gesetzen, Verordnungen oder internationalen Rechtsnormen. Gleichzeitig schaffen sie damit eine jederzeit nachvollziehbare Beweisbasis für Juristen, Prüfer oder Techniker. Der übersichtlich und gut verständlich gegliederte Praxisleitfaden bietet für Unternehmen beliebiger Größe und aller Branchen eine standardisierte Grundlage zum Aufbau und Gestalten revisionssicherer Dokumentenmanagement-Lösungen.

Viele Gesetze, Rechtsverordnungen oder internationale Rechtsnormen (Stichwort: Compliance) verpflichten heute Unternehmen und Behörden dazu, Dokumente und digitale Informationen revisionssicher aufzubewahren. Gerade beim Wandel von analogen Dokumenten in die digitale Welt müssen besondere Vorgaben beachtet werden. Die eingesetzte DMS-Lösung muss einer Nachkontrolle durch Juristen, Technikern oder Steuerprüfern gerecht werden. Ein sehr populäres Beispiel sind dazu die derzeit diskutierten Anforderungen aus den GDPdU und den damit in Zusammenhang stehenden Erfordernissen zur ordnungsmäßigen IT-gestützten Buchhaltung gemäß GoBS. Ein anderes Beispiel kommt aus dem Versicherungs-Bereich, wo Originalanträge für Lebens- oder Krankenversicherungen über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, um bei Schadensfällen die Korrektheit der Angaben nachweisen zu können. Banken müssen die Nachweise der Geldtransaktionen sicher und nachvollziehbar archivieren. Behörden haben entsprechend ihres Aktenplanes die Gesamtheit eines Vorgangs sicher zu verwalten. Diese Bespiele zeigen den Bedarf einer sicheren und geprüften Dokumenten Management Lösung in jedem Bereich. Ein Zusatznutzen ergibt sich aus der Möglichkeit, das auf der Grundlage des Leitfadens genutzte Dokumenten Management System neutral und unabhängig zertifizieren zu lassen. Das Unternehmen erhält danach ein Zertifikat über den Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstatus seiner DMS Lösung.

Die in Kürze vorliegende dritte Auflage der Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML) berücksichtigt Möglichkeiten und aktuelle Entwicklung der Informationstechnologie wie die Möglichkeit, ausgelagerte Teilprozesse, zum Beispiel Scan- Dienstleistungen, gesondert zertifizieren zu lassen. Leicht verständlich formulierte Erläuterungen sowie Hinweise und Erfahrungen von Anwendern aus der Praxis machen das Werk zu einem Muss für jeden IT- Verantwortlichen.

Den rund 100 Seiten umfassenden Leitfaden erarbeiten die Mitglieder des Arbeitskreises PK-DML des VOI. Vorbestellungen für die dritte Auflage nimmt der VOI auf seinem Messestand während der DMS EXPO, Halle 7, Stand E61/F60 und Stand G98/F99, entgegen.


Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
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