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Über 35.000 Akten ziehen um - REGISAFE public löst Vorgängersystem im evangelischen Oberkirchenrat Baden-Württemberg ab

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Mit seiner Entscheidung, REGISAFE public einzuführen, hat der evangelische Oberkirchenrat (OKR) Baden-Württemberg, Kirchenleitung der Evangelischen Landeskirche in Württemberg, jetzt seine Verwaltung komplett modernisiert. Nach 17 Jahren EDV-unterstützter Registratur wurde das alte Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelöst und durch das führende Dokumentenmanagementsystem REGISAFE public im Bereich der Öffentlichen Verwaltung, Kirchen und Krankenhäuser von HELD ersetzt. „Ausschlaggebend bei der Produktwahl waren für uns vor allem die breite Funktionalität und die ständige Weiterentwicklung der Software“, erklärt Dietmar Wörz, Leiter der Abteilung Zentrale Registratur/DMS beim OKR. Insgesamt 35.000 Akten, 530.000 Schriftstücke und 10.000 Adressen wurden im Rahmen des Projektes aus der alten Lösung übernommen.

Die Anforderungen in dem Projekt an HELD waren hoch, denn es galt nicht nur REGISAFE public einzuführen, sondern auch die Vorzüge und Spezialitäten des Vorgängersystems innerhalb der neuen Lösung nutzen zu können. Die Migration des überholten DMS erforderte mehrere Monate konzeptioneller Erstellung, Analyse und vieler Tests.

Mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes im Juni 2007 wurden auch spezielle Programmerweiterungen vorgenommen, die dem OKR eine Umstellung von alter auf neuer Software erleichtern sollen. Dazu gehören die automatische Vergabe von Schriftstücknummer pro Akte, eine spezielle Schriftstück- und Adresssuche, Barcode-Etiketten für die automatische Ausgabe / Rücknahme von Akten, die Entwicklung einer in REGISAFE public integrierten Stichwortverwaltung zur schnellen Identifikation des korrekten Aktenzeichens u.a.

In der Abteilung Zentrale Registratur/DMS arbeiten mit REGISAFE public künftig rund zehn Mitarbeiter/innen, hinzu kommen weitere Arbeitsplätze in der Verwaltung, an denen Teilfunktionen der Software genutzt werden. Für die Anwendung von Personalakten entwickelte HELD ein spezielles Berechtigungsverfahren, da hinter den Personalakten des OKR unterschiedliche Zugriffsrechte liegen. Die künftige Ausbau um weitere Tools aus dem KommunalPlus-Programm, darunter Sitzungsverwaltung, ist beim OKR bereits fest eingeplant.

Mit dieser flexiblen Anpassung und Migration besitzt nun das OKR nicht nur alle bestehenden Vorzüge das Vorgängersystems, sondern auch die Vorzüge von REGISAFE public – und das sozusagen in einer „Special Edition“.

Über HELD
HELD gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens ist die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren öffentliche Verwaltungen und Kommunen, Kirchen und Krankenhäuser sowie klein- und mittelständige Unternehmen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Dokumentenmanagementsystem REGISAFE, das zum Produktbereich Software & Systeme gehört. Daneben präsentiert sich HELD auch mit den Produktbereichen Ordnung & Archiv, Möbel & Spezialmöbel und Planung & Beratung. Gegründet wurde HELD im Jahr 1952. Der Stammsitz der Firma HELD ist in Stuttgart, eine Niederlassung befindet sich in Neu-Ulm, mit Vertriebsbüros ist HELD in Dresden, München, Bonn und Lübeck vertreten.

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