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Elektronische Prozesse statt Aktenschleppen und Papierberge durchwühlen

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VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf der CeBIT 2008


Hannover / Bonn. Auf der CeBIT 2008, die vom 4. bis 9. März in Hannover stattfindet, ist in der Halle 3 die DMS-Area positioniert. Hier erfahren Messe-Besucher unter anderem, wie sie Dokumente zügiger bearbeiten, Papierberge abbauen und wie Mitarbeiter schneller auf Informationen zugreifen können. An zentraler Stelle ist ein Forum des Fachverbandes VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (Stand A29) positioniert, auf dem sämtliche Aspekte eines verbesserten Informationsmanagements dargestellt werden.

Mehr Effizienz im Büro ist eines der Themen, das Unternehmen derzeit unter den Nägeln brennt. Während Prozesse in Bereichen der Fertigung oder Logistik nahezu reibungslos laufen, besteht in der Verwaltung nach wie vor großer Verbesserungsbedarf. „Papier kann sich bei der Prozessbearbeitung schnell als Bremsklotz auswirken“, so Hans D. Baumeister, Leiter des VOI-Competence Centers Postbearbeitung. „Geschäftsrelevante Dokumente werden manuell von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz weitergeleitet, was vielfach zu erheblicher Zeitverzögerung führt. Ist ein Sachbearbeiter im Urlaub, kann diese Verzögerung auch geschäftsschädigend sein.“

Besucher der DMS-Area in Halle 3 können sich über die gesamte Palette der verschiedenen IT-Systeme und -Werkzeuge, mit denen sich papierbasierte Unternehmensabläufe in moderne elektronische Prozesse umwandeln lassen, informieren. Live und praxisorientiert zeigt das VOI-Competence Center Postbearbeitung auf der CeBIT, wie Unternehmen ihre Prozesse rund um die Postbearbeitung optimieren können. Im Showcase „Digitale Postbearbeitung“ werden die einzelnen Schritte, die ein Dokument vom Eingang im Unternehmen bis hin zur Archivierung passiert bzw. die die Ausgangspost anstößt, gezeigt. Während der stündlich stattfindenden Besucherführungen erläutert ein Moderator, welche Arbeitsschritte an den einzelnen Stationen erfolgen. „Die Dokumente durchlaufen ihre Reise durch das Unternehmen komplett elektronisch, so entstehen keine Wartezeiten“, erläutert Armin Höller, ebenfalls Leiter des zuständigen VOI-Competence Centers. „Sie werden beim Eintreffen in der Poststelle geöffnet und danach gescannt; damit reduzieren sich Wegezeiten, bisher manuelle Bürotätigkeiten wie Ablage oder Suchen nach Dokumenten entfallen weitgehend.“

Interessenten können sich weiterhin über das umfassende Vortragsprogramm auf dem DMS-Forum (Stand A25) aktuelle Informationen über Trends im Markt für Enterprise-Content und Dokumenten-Management-Systeme einholen, erfolgreiche Praxisbeispiele ansehen und Einblicke in den Umgang mit digitalen Dokumenten gewinnen. Das komplette Forenprogramm steht unter www.voi.de zum Download zur Verfügung.

Henner von der Banck, VOI-Geschäftsführer, fasst zusammen: „Für den VOI als Sprachrohr der DMS-Branche ist es eine wichtige Aufgabe, Unternehmern den Nutzen elektronischer Dokumentenverarbeitung deutlich zu machen. Dafür bietet die CeBIT als weltweit größte ITK-Messe eine hervorragende Plattform.“

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
Mit der Positionierung als unabhängiger Verband dieser zukunfts- und wachstumsträchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen und ihre technologische Kompetenz.
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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Marleen Schendel, verantwortlich.

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