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Bundesverwaltungsamt setzt auf elektronischen Rechnungsworkflow mit MACH®

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Papierlose Rechnungsbearbeitung und vollständige Dokumentation möglich – Grundlage für eine zentrale Rechnungsbearbeitung für mehrere Behörden gelegt Köln, Lübeck. Kürzere Durchlaufzeiten, eine höhere Prozess-Sicherheit sowie eine papierlose Rechnungsbearbeitung inklusive einer vollständigen Dokumentation – diese Vorteile erhofft sich das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln von der Web-basierten Anwendung MACH Rechnungsworkflow, mit der der zentrale Dienstleister des Bundes künftig arbeiten wird. Damit will die Bundesoberbehörde Einsparpotenziale nutzen, wie Horst Flätgen, Direktor beim Bundesverwaltungsamt, mit einem Blick auf die Rechnungsbearbeitung deutlich macht: „Rechnungen werden häufig von mehreren Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen bearbeitet, die in unterschiedlichen Standorten tätig sein können. Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen und spezielle Anforderungen, wie das Mehr-Augen-Prinzip, erfüllt werden. Hierfür ist eine zielgerichtete IT-Unterstützung notwendig.“

Im BVA werden Rechnungsbelege künftig gescannt und in der zentralen Buchhaltung auf die Haushaltsstellen des kameralen Haushalts, die Sachkonten der Finanz- und Anlagenbuchhaltung und die Abrechnungsobjekte der KLR kontiert. Gleichzeitig wird ein Auszahlungsbeleg angelegt. Anschließend durchlaufen die Geschäftsvorfälle ein vorkonfiguriertes Mitzeichnungsverfahren bis zur abschließenden Rechnungsfreigabe. Jeder Beteiligte wird über seine Bearbeitungsliste automatisch in den Prozess eingebunden und mit den notwendigen Informationen und Fristen versorgt. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung lässt sich auf diese Weise komfortabel prüfen und revisionssicher dokumentieren. Die so genannten Titelverwalter sind in den elektronischen Zeichnungsprozess eingebunden und erhalten über die Web-basierte Anwendung zudem die Möglichkeit, die Verfügbarkeit der zugewiesenen Haushaltsmittel zu überwachen und Belege zu recherchieren.

Die Installation im BVA dient auch als Pilotbetrieb für einen möglichen Roll-out des Verfahrens. Um Verwaltungskosten einsparen und Abläufe effizienter gestalten zu können, soll der Rechnungseingang von insgesamt 17 Behörden aus dem Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Inneren beim BVA zentralisiert werden. Das heißt: Alle Rechnungsbelege gehen zentral beim BVA ein und werden dort gescannt und anschließend über die Mitzeichnung in den jeweiligen Behörden elektronisch freigegeben. In einem ersten Schritt sollen 2009 zunächst vier Behörden angeschlossen werden, bis Ende 2010 sind die weiteren 13 Behörden vorgesehen.

Hinweis für die Redaktionen:

Diese und weitere Presseinformationen im RTF-Format sowie Pressefotos (300 dpi) im TIF-Format zum Herunterladen finden Sie in der Rubrik Presse der MACH-Homepage unter www.mach.de .

Zusatzinformation:

Die MACH AG ist in Deutschland für den öffentlichen Bereich einer der führenden Anbieter von Software und Beratung für Verwaltungsmanagement in den Bereichen Finanzen, Personal und Prozessunterstützung. Als Full-Service-Anbieter offeriert MACH alle begleitenden Dienstleistungen. Hierzu zählen Organisationsberatung, Einführungsunterstützung, Projektbegleitung, Schulung, Entwicklung sowie umfassende IT-Beratungsdienstleistungen. Das Software- und Beratungshaus (160 Mitarbeiter) unterhält neben seinem Stammsitz in Lübeck Standorte in Berlin, Düsseldorf und München. Zu den Kunden von MACH zählen neben zahlreichen Bundes- und Landesbehörden auch Kommunen, Hochschulen, Einrichtungen aus Lehre und Forschung, Kirchen und Wohlfahrtsverbände sowie Non-Profit-Organisationen.

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23558 Lübeck
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Fax: 0451 - 70 64 7-300
E-Mail: jmi@mach.de
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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Solvey Kaiwesch, verantwortlich.

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