Die Ovus GmbH aus Halle an der Saale ist keine Hausverwaltung wie jede andere. Das Unternehmen hat in Punkto Wachstum Branchengeschichte geschrieben - nicht zuletzt auch wegen ihrer Verwaltungs-Software.
Die Ovus war im August 2007 als kleine Verwaltung gestartet und ist heute ein unabhängiges mittelständisches Unternehmen. Von Anfang an mit dabei war Monika Kittel. Die Prokuristin ist auch heute noch immer wieder beeindruckt vom rasanten Wachstum: Wir haben mit sieben Mitarbeitern angefangen. Heute, nach anderthalb Jahren, sind wir über 60. Unsere Einheiten haben wir von 3.500 auf 13.000 fast vervierfacht. Wenn ein Unternehmen so schnell wächst, muss vor allem die Struktur mit wachsen, und dazu gehört auch die EDV. Kittel: 56 Arbeitsplätze sind bislang mit CSI Powerhaus ausgestattet. Wir werden aber in der nächsten Zeit noch weiter wachsen.
Property Management verlangt transparente Darstellung
Die bundesweit tätige Hausverwaltung mit Sitz in Halle an der Saale verwaltet und vermietet große Wohnungsbestände, Gewerbeimmobilien und Einkaufszentren verschiedener Eigentümer. Das Unternehmen beschäftigt Kaufleute der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, Experten für Rechts- und Verwaltungsfragen sowie Techniker und Hausmeister. Neben den Mitarbeitern in der Zentrale verfügt Ovus im ganzen Bundesgebiet über Objektbetreuer, um die Immobilien zu kontrollieren, Mieter zu betreuen und Wohnungen zu vermieten. Speziell für die Bedürfnisse großer Bestandshalter bietet das Unternehmen ein umfassendes und individuelles Berichtswesen an. Das geht natürlich nur mit einer professionellen Verwaltungs-Software. Das moderne Property Management verlangt eine transparente Darstellung aller Unternehmensaktivitäten. Abrechnungen und Buchwerke erstellt Ovus über das Verwaltungsprogramm Powerhaus von CSI, das über Schnittstellen mit allen gängigen Programmen kommuniziert.
Weitgehend automatisierte Datenmigration
Doch zurück zur Gründung. Am Anfang war Geschwindigkeit gefragt. In zwei Monaten musste die Immobilienverwaltung knapp 2.000 Einheiten komplett übernehmen. Die Stammdaten der neuen Einheiten, die ursprünglich mit der Software GES verwaltet wurden, sollten schnellstens in Powerhaus eingepflegt werden. Damit die Daten weitgehend automatisiert übertragen werden konnten, hatte das schwäbische Software-Unternehmen eine Schnittstelle programmiert. Als wir Powerhaus eingeführt haben und alles schnell laufen musste, habe ich noch abends um 22.00 Uhr mit Roland Hammer wegen der Datenmigration telefoniert, sagt die EDV-Verantwortliche Katja Löffelholz. Auch CSI-Geschäftsführer Roland Hammer erinnert sich noch gut: Hier und da mussten kleine Anpassungen vorgenommen werden, weil Ovus und der Vorverwalter Dateneingabefelder unterschiedlich genutzt haben. Nach der Phase der Datenmigration konnten die Hallenser wieder zum Tagesgeschäft übergehen.
Ein leicht zu handhabendes Programm
Meist ist so ein schnelles, starkes Wachstum mit strukturellen, organisatorischen und EDV-Problemen verbunden. Kittel: Mit dem Aufstocken der Lizenzen gab es gar keine Probleme, das lief reibungslos. Durch die modulare Bauweise der Verwaltungs-Software konnte das Hallenser Unternehmen mit dem Standardprodukt ganz klein anfangen und dann peu à peu neue Lizenzen und Module dazukaufen, so wie sie benötigt wurden. In der Anfangszeit hat ein CSI-Mitarbeiter die Verwalter in den Bereichen Stammdatenpflege und Buchhaltung geschult. Wenn heute neue Mitarbeiter hinzu kommen, werden sie bei Ovus hausintern geschult. Powerhaus ist ja ein leicht zu handhabendes Programm. In sofern ist das kein Problem, und die Software läuft perfekt, ist Monika Kittel zufrieden.
Ovus kommt immer wieder einmal an einen Punkt, wo das Unternehmen etwas Neues braucht, zum Beispiel das Modul Sondereigentumsverwaltung. So entwickeln wir uns und unser Programm weiter, sagt Löffelholz. CSI entwickelt umgekehrt ihre Verwaltungs-Software durch spezielle Anforderungen der Kunden weiter. Sven Marasek, Vertriebsleiter bei CSI: Unser neues SMS-Modul ist zum Beispiel aus einem Wunsch von Ovus heraus entstanden. In der neuen Programmversion des Erweiterungsprogramms Telefon/SMS-Anbindung können SMS-Nachrichten direkt aus Powerhaus heraus über das Internet versendet, protokolliert und verschiedenen Bereichen zugeordnet werden.
Einfacher Export der Reportings
Die Kunden von Ovus arbeiten mit verschiedenen Programmen, zum Beispiel GES. Die Daten aus diesen Programmen können problemlos in Powerhaus übernommen werden. Für die EDV-Verantwortliche Katja Löffelholz waren die einfache Datenmigration und der ebenso einfache Export der Reportings letztlich der Grund, warum wir uns für Powerhaus entschieden haben.
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