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DocuPortal unterstützt das Dokumentenmanagement in der Daimler Produktionsforschung

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Bremen – Wie sich strategische Produktions- und Entscheidungsprozesse innerhalb des Daimler-Konzerns optimieren lassen, wird im Forschungszentrum der Daimler AG in Ulm entworfen. In der Abteilung "Produktions- und Interieurkonzepte" wurde zusätzlich zur konzernweit eingesetzten Lösung für fachliches Dokumenten- und Wissensmanagement das ECM-System DocuPortal des gleichnamigen Herstellers eingeführt. DocuPortal ist vollständig webbasiert im gesicherten Forschungsnetzwerk nutzbar und bedarf dadurch keinerlei Installation auf konzerninternen Client-Rechnern. Weitere Gründe für die Produktentscheidung waren auf Kostenseite das attraktive Lizenzmodell und auf Anwenderseite die besonders hohe Intuitivität bei der Bedienung der Software.

Im ersten Schritt verwalten 35 Personen ihre fachspezifischen Office- und PDF-Dokumente sowie Präsentationen mit der Business Edition der DocuPortal Version 7. Die Mitarbeiter erstellen im Rahmen ihrer Forschungsaktivitäten täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, die permanent weiterentwickelt und mit einander verknüpft werden. Diese speicherte man bis Ende 2008 auf Netzlaufwerken. Folge: Die Recherche per Explorer war aufwändig und langsam, dynamische Dokumentverlinkungen waren praktisch unmöglich. Darüber hinaus befanden sich viele Informationen per E-Mail im Umlauf, was einen strukturierten Zugriff erschwerte. Die Lösung für diese Probleme stellt seit 2009 das DocuPortal System dar.

"Natürlich existiert auch bei Daimler eine konzernweit einheitliche Lösung für Dokumentenmanagement", sagt Kostja Siefen, technischer Betreuer für das Wissensmanagement in der Abteilung, "DocuPortal stellte eine Ergänzung zu dessen Funktionalität dar, die sich optimal auf unsere speziellen Anforderungen anpassen lässt." Die Administration dieses zusätzlichen Werkzeugs verbleibt damit komplett in der Hand der Abteilung. Ein wesentlicher Punkt für die Auswahl des Produkts war auch die standortübergreifende Verfügbarkeit ohne zusätzliche Software-Installation. "Die Lösung ist einschließlich Sicherheitskonzept auf einem Server im Intranet schnell zum Laufen zu bringen und alles, was die Nutzer benötigen, ist ihr gewohnter Internet-Browser", erklärt Kostja Siefen.

Mit DocuPortal sind die Produktionsforscher der Daimler AG in der Lage, selbständig Inhalte und Strukturen von Dokumenten zu definieren. Die Software erweitert die bisherige Ordnerstruktur hinsichtlich Metadaten-Verwaltung, Verknüpfungen und Volltextsuche und ist sehr intuitiv zu bedienen. Die Beschäftigten können das vorhandene Wissen ihres Bereiches strukturiert ablegen und sinnvoll miteinander verknüpfen.

Der erste Kontakt zwischen Daimler und DocuPortal war auf der DMS Expo 2008 zustande gekommen. Während einer sechsmonatigen Projektvorbereitungszeit hatten zwei Mitarbeiter das System zunächst konzeptionell vorbereitet; anschließend ging es in die technische Umsetzung. Aus der anfänglichen Idee, ein reines Bibliothekssystem für Bücher und Veröffentlichungen einzuführen, reifte während der Vorbereitung rasch die Vorstellung eines weiterführenden Dokumenten- und schließlich Wissensmanagementsystems. Eine Vielzahl von Informationen in der Abteilung werden damit nun strukturiert verwaltet. "Für uns dient DocuPortal als vollwertiges Wissensmanagementsystem", erklärt Ralf Bihlmaier, organisatorischer Betreuer für Wissensmanagement in der Abteilung "Produktions- und Interieurkonzepte".

Während der ersten drei Monate wurden rund 4.000 Dokumente in DocuPortal abgelegt. Das Resümee der Beschäftigten: Jeder kann sich und sein Wissen leichter und besser organisieren und die Suchzeiten sind deutlich zurückgegangen.


Über das Unternehmen DocuPortal

Über 220 Kunden setzen bereits das DocuPortal für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Dazu gehören Balans Digital (NL), BIOSYNTH AG (CH), BIRO AG (CH), Smart Embedded Technologies GmbH, Stadt Wriezen, movento GmbH, Caritasstiftung Oldenburg, hagebau Datendienst GmbH, Holcim Süddeutschland GmbH, icubic AG oder OSC Embedded Systems GmbH.

Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung im Segment „Kompakt DMS“ aus.


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Für den Inhalt der Pressemitteilung ist der Einsteller, Marleen Schendel, verantwortlich.

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Unternehmensprofil: DocuPortal

Über 270 Kunden setzen bereits die DocuPortal ECM Suite für verschiedenste Herausforderungen in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein. Die hohe Zufriedenheit der Kunden belegt unter anderem das hohe Ranking im Bewertungsportal Benchpark. Auch in Fachkreisen ist die kompakte DocuPortal ECM Lösung anerkannt. 2008 prüften BARC und dsk Beratungs-GmbH DocuPortal erfolgreich. Die Initiative Mittelstand hat DocuPortal 2006, 2007 und 2008 mit einem Innovationspreis Mittelstand ausgezeichnet. Das ECM Portal jdk.de zeichnete 2009 DocuPortal als innovative Lösung aus.


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