Drastische Kosteneinsparungen und schneller Zugriff auf Personalakten - unabhängig davon, ob diese auf Papier oder in digitaler Form vorliegen
Iron Mountain (NYSE: IRM, www.ironmountain.de), weltweit führender Anbieter von Dienstleistungen zur Sicherung und Archivierung von unternehmenswichtigen Informationen, bringt eine umfassende Dokumentenmanagement (DMS)-Lösung speziell für Personalabteilungen auf den Markt. Das Unternehmen bietet damit eine branchenspezifische DMS-Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten von der Beschaffung bis zur Vernichtung abdeckt.
Dokumente in Personalabteilungen enthalten oftmals sehr sensible Informationen, sodass der Aufbewahrung und dem Zugriff auf solche Unterlagen eine besondere Bedeutung zukommt und zugleich eine Herausforderung darstellt. Immer dann, wenn Personalaufgaben an unterschiedlichen Standorten erledigt werden oder einem Personalverantwortlichen mehrere geographische Regionen im In- und Ausland unterstellt sind, gestaltet sich der zeitgerechte Zugriff auf verteilte Informationen schwierig. Durch die Kombination von physischer Aufbewahrung, Scannen und digitaler Speicherung von Dokumenten können sämtliche Organisationen ihre Disaster-Recovery- und Business-Continuity-Pläne effizienter verwalten - ohne jegliche zusätzliche Investitionen. Dabei erfüllt die DMS-Lösung von Iron Mountain die Anforderungen sowohl von kleinen als auch mittleren und großen Unternehmen.
Herausforderungen bei der Informationsverwaltung im Personalwesen
Personalabteilungen müssen bei der Dokumentenverwaltung drei typische Herausforderungen bewältigen: Wie kann man sicher auf Informationen zugreifen und gleichzeitig die Compliance-Richtlinien des Unternehmens einhalten, ohne dass die Speicherkosten außer Kontrolle geraten?
? Ob auf Papier oder in digitaler Form - der Zugriff auf Personalakten muss einfach und kontrolliert stattfinden, da sowohl Arbeitnehmer vor Ort als auch das zentrale Management oft auf die gleichen Dokumente zugreifen müssen. Die Tatsache, dass unterschiedliche Personen Zugang zu diesen Unterlagen haben, führt zu Problemen oder einem unökonomischem Umgang beim Vervielfältigen, E-Mail- oder Faxversand der Unterlagen. Zudem birgt es das Risiko, dass interne Informationen versehentlich an Dritte preisgegeben werden oder verloren gehen. Sind Originalakten, die für eine Bewertung oder zur Berichterstattung benötigt werden, nur schwer zugänglich, fertigen Benutzer oftmals unerlaubte Hilfs- oder Phantomkopien an. Selbst wenn dies in einer kontrollierten Umgebung statt findet, kann die Existenz von mehreren Kopien dennoch die Integrität von Personalakten gefährden.
? Darüber hinaus müssen Personalabteilungen landesspezifische Bestimmungen einhalten. In Deutschland sind zum Beispiel die Datenaufbewahrungsfristen per Gesetz geregelt: Alle Dokumente, die Angaben zu den Arbeitszeiten von Arbeitnehmern enthalten, müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden, Personalakten ebenso bis zehn Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Empfohlen wird sogar eine Aufbewahrungszeit von 30 Jahren. In Deutschland unterliegen Unternehmen darüber hinaus strengen gesetzlichen Datenschutz-Regelungen bezüglich der Handhabung von Personendaten.
? Je nach Größe der Organisation sind täglich mehrere hundert oder sogar tausend Datensätze zu erstellen und zu speichern. Die Verwaltung von Archivräumen an einzelnen Standorten, insbesondere am Firmenhauptsitz, erfordert erhebliche Investitionen in Immobilien und Personal.
Um diese Herausforderungen meistern zu können, bietet Iron Mountain nun eine Lösung, die speziell für die Dokumentenverwaltung im Personalwesen zugeschnitten ist.
Ob auf Papier oder digital - alle Personaldaten sicher im Griff
Mithilfe des Digital Record Center von Iron Mountain können Nutzer gespeicherte digitale Inhalte aller Art jederzeit über einen Webbrowser aufrufen, als Miniaturvorschau anzeigen, vergrößern, verkleinern oder Bilder drehen - je nach Zugriffsberechtigung. Darüber hinaus lassen sich Dateien mittels hoch effizienter Streaming-Technologie herunterladen, drucken und weiterleiten. Dabei spielt es keine Rolle, in welchem Format oder wo diese gespeichert sind. Die Mitarbeiter der Personalabteilung haben so jederzeit und von überall Zugriff auf die Akten der Mitarbeiter. Indem Unternehmen Personaldokumente bei einem externen Dienstleister speichern, lassen sich die Ausgaben für Immobilien drastisch senken. Organisatoren profitieren dadurch von einer erhöhten Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten und nicht zuletzt von optimierten Abläufen bei der internen Berichterstattung.
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