Bochum. Der Arbeitgeberverband Chemie und verwandte Industrien für das Land Hessen e.V., Wiesbaden, setzt ab sofort das von der Bochumer windream GmbH entwickelte DMS und Archivsystem windream ein. Als positives Entscheidungskriterium zugunsten von windream galt primär die nahtlose Integration des DMS in das Windows Betriebssystem und in Office-Anwendungen.
Digitalisierung der Dokumentbestände
Das gesamte Projekt, beginnend bei der Installation des Systems über die Digitalisierung bestehender Papierdokumente bis hin zur Datenübernahme in windream, wird von der Doctopus GmbH betreut, ein Partner der windream GmbH.
Zunächst scannte die Doctopus GmbH das gesamte auf Papier vorliegende und elektronisch zu erfassende Archiv des Verbands. Zu den relevanten Dokumenten gehören sowohl Informationsbroschüren, Seminarakten, Prozessakten, Veranstaltungs- und Mitgliederakten als auch Aufnahmeanträge, Beitrittserklärungen, Rundschreiben sowie interne und externe Sitzungsprotokolle. Die Extrahierung des Volltexts der Dokumente und die Speicherung in windream ermöglicht es den Verbandsmitarbeitern nun, archivierte Informationen schnell über die windream-spezifischen Suchfunktionen wiederzufinden. Alle Dokumente lassen sich sowohl über den Volltext als auch über die DMS-spezifischen Indizes recherchieren.
Abbildung bestehender Ordnerstrukturen
Eine entscheidende Zielsetzung bei der Installation von windream bestand darin, die bestehende Struktur des Papierarchivs elektronisch exakt abzubilden. Da windream das DMS als zusätzliches Laufwerk im Windows Explorer darstellt, wurde im windream-Laufwerk eine Ordnerstruktur generiert, die mit dem Papierarchiv des Verbands genau übereinstimmt.
Das Rechtekonzept von windream gewährleistet zudem, dass nur diejenigen Anwender bestimmte Dokumente einsehen oder ändern können, die über die dazu erforderliche Berechtigung verfügen.
Der Arbeitgeberverband Chemie und verwandte Industrien für das Land Hessen e.V.
Der Arbeitgeberverband Chemie und verwandte Industrien für das Land Hessen e.V. mit Sitz in Wiesbaden ist Dienstleister und Interessenvertreter für die Chemische Industrie, für die ihr nahestehenden Serviceunternehmen und für die kunststoffverarbeitende Industrie in Hessen. Der Schwerpunkt der Verbandstätigkeit liegt in der Beratung und Vertretung der Interessen aller Mitgliedsunternehmen auf den Gebieten der Tarif- und Sozialpolitik.
Über das Dokumentenmanagementsystem windream
windream gilt als technologisch führende Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Mit windream wurde weltweit zum ersten Mal ein DMS vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert.
Nach der anfänglichen Entwicklung einer Einzelplatzversion im Jahre 1998 und einer anschließenden netzwerkfähigen Mehrplatzversion ist windream seit dem Frühjahr 2001 in der aktuellen Version 3.0 erhältlich. Diese Version wird sowohl in der Standard Edition von kleineren und mittelständischen Unternehmen als auch in der Business Edition von Großunternehmen eingesetzt.
Über die Doctopus GmbH
Die Erfahrung der Doctopus GmbH basiert seit 1990 auf dem Vertrieb und der Wartung von hochwertigen grafischen Systemen. 1992 begann das Unternehmen mit der elektronischen Dateiarchivierung, trennte sich von der konventionellen Papierablage im eigenen Hause und legte damit den Grundstein für die Distribution moderner Dokumenten-Management-Systeme. Seitdem liegt der Schwerpunkt der Geschäftsaktivitäten des Unternehmens im Einsatz der Automatisierung von Routinearbeiten in der Datenverwaltung.
Über die windream GmbH
Die im Herbst 2001 gegründete windream GmbH entwickelt und vertreibt das Dokumentenmanagement- und Archivsystem windream. Das Unternehmen beschäftigt zur Zeit rund 30 Mitarbeiter in den Bereichen Entwicklung, Partner- und Kundensupport, Vertrieb sowie Marketing und verfügt über ein europaweites Partnernetz von ca. 200 Vertriebs-, Integrations- und Kooperationspartnern. Zum Kundenkreis zählen international operierende Unternehmen wie zum Beispiel ThyssenKrupp, der Landwirtschaftsmaschinenhersteller John Deere und die Deutz AG. Gesellschafter der windream GmbH sind Roger David (geschäftsführender Gesellschafter) und die Hanseatische Venture Capital GmbH (HVC), Bremen.
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