65 Prozent der Unternehmen noch ohne E-Mail-Management-System

• 35 % der befragten Unternehmen setzen ein System für E Mail-Management ein. • 70 % hiervon nutzen es zur E-Mail-Archivierung. Lediglich ein Drittel verwendet das Medium konsequent im Geschäftsprozess. • 60 % der aktuellen Nichtanwender planen die Einführung von E-Mail-Management. Die Hauptanforderung liegt hierbei im schnelleren Wiederfinden von Informationen. 15.10.2009 – Eine Umfrage von Pentadoc und BARC zum Einsatz von E Mail-Management-Software in über 300 Unternehmen deckt erheblichen Nachholbedarf auf: Gerade einmal 35 % der Unternehmen setzen überhaupt eine Software-Lösung für den Bereich E-Mail-Management ein. Unternehmen, die ein E-Mail-Management-System bereits nutzen, beschränken sich zu einem Großteil auf die reine E-Mail-Archivierung. Auch bei den Unternehmen, die den Einsatz eines E-Mail-Management-Systems planen, stehen vor allem das reine Wiederfinden von E-Mails sowie die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Vordergrund. Die schnellere Vorgangsbearbeitung oder etwa die Verbesserung des Kundenservice durch eine schnellere Prozessverarbeitung, werden gerade einmal von gut einem Drittel der Unternehmen priorisiert. Dabei lassen Unternehmen oft außer Acht, dass fundiertes E-Mail-Management nicht nur für die Pflichtaufgaben nützlich ist, sondern auch große Chancen eröffnet: Denn die inhaltliche Relevanz einer E-Mail steht dem typischen Geschäftsbrief in der Regel nicht mehr nach und birgt besonders hinsichtlich von Prozessverbesserungen vielversprechende Potentiale. Antwort auf die Frage: Was bewegt Ihr Unternehmen zu der Suche nach einem E-Mail-Management-System? Zu diesen Erkenntnissen kommt eine aktuelle Marktumfrage, bei der die Pentadoc AG in Kooperation mit der BARC GmbH mehr als 300 Unternehmen sowie 20 Hersteller von E-Mail-Management-Systemen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt haben. Die komplette Studie kann ab sofort bei Pentadoc (www.pentadoc.de/shop) und BARC (www.barc.de/email-survey) angefordert werden. „Wie es scheint, wird das Thema E-Mail-Management noch nicht transparent genug dargestellt und die Potentiale werden von vielen Unternehmen verkannt“, so Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG. „Wer sich mit dem Thema E-Mail-Management beschäftigt, der sollte berücksichtigen, dass die wirklich interessanten Potentiale erst dann nutzbar werden, wenn man die E-Mail auch vernünftig in den Prozess bringt.“ Maximilian Gantner, Analyst der BARC GmbH, fügt hinzu: „Dabei muss der Fokus auf der Unterstützung der Anwender liegen. E-Mail-Management-Projekte scheitern nicht an fehlenden technischen Möglichkeiten sondern an organisatorischen Hürden im Unternehmen“. So bleibt zu hoffen, dass dem Thema E-Mail-Management künftig noch mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird. Einen Beitrag zu mehr Transparenz soll neben der aktuell veröffentlichten Studie auch der im Oktober und November 2009 stattfindende Vergleichstest leisten, bei dem führende Hersteller der Branche im Benchmark-Labor der Pentadoc ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen müssen. Die Ergebnisse des Benchmarks werden voraussichtlich ab Dezember 2009 verfügbar sein. Eine weitere gute Referenz ist die BARC-Studie „E-Mail-Management: Systeme für Verwaltung, Archivierung und Response-Management im Vergleich“, für die 14 E-Mail-Management-Systeme getestet und verglichen werden (www.barc.de/email). Über PENTADOC RADAR Mit dem Geschäftsbereich PENTADOC Radar beliefert PENTADOC den deutschsprachigen ECM-Markt mit detaillierten Marktdaten – Markt-Researches, Technologiestudien, Whitepapers, Benchmarks u. ä. – Damit schließt PENTADOC RADAR die Informationslücke der großen Research-Häuser im breiten Spektrum des ECM-Marktes. Der Fokus liegt dabei auf dem deutschsprachigen Raum. PENTADOC Radar unterteilt sich in vier Bereiche: 1. Business-Research 2. Labor / Zertifizierung 3. Beratung 4. Veranstaltungen (www.ecm-tage.de) KONTAKT PENTADOC AG Jörg Skalecki Marketing & Produktmanager Tel. +49 (69) 9750-3482 E-Mail: info@pentadoc.com Über BARC: Das BARC-Institut ist das europaweit führende Analystenhaus in den Bereichen Business Intelligence und Enterprise Content Management. Know-how-Basis sind die seit Jahren ständig durchgeführten Marktanalysen und Produktvergleichsstudien, die ein umfassendes Detailwissen über den Leistungsumfang aller marktrelevanten Software-Anbieter und neueste Entwicklungen im Markt sicherstellen. Über 1000 Kunden jährlich, darunter mehr als 90 Prozent aller DAX100-Unternehmen nutzen in vielfältiger Weise das Know-how der BARC-Analysten. KONTAKT Axel Bange Marketingleiter Tel. +49 (931) 88065124 E-Mail: info@barc.de

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