Teil 2: Schlüsselfaktor für effiziente Produktentwicklung:
Die Synchronisation von Projekt- und Prozessmanagement
In den meisten Unternehmen laufen das Projektmanagement und das Prozessmanagement unabhängig voneinander ab. Mit unangenehmen Folgen für die Effizienz: Sind beide Disziplinen gar nicht oder unzureichend miteinander verknüpft, fließen in der Projektpraxis gewonnene Erfahrungen nicht in die Standardprozesse zurück. So geht wertvolles Wissen verloren - oder es bleibt in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter und kommt nicht dem gesamten Unternehmen zugute. Actano, größter deutscher Anbieter von Projektmanagement-Software, hat deshalb verschiedene Lösungen entwickelt, mit denen sich Projektarbeit und Prozesse effizient integrieren lassen. Basis dafür ist Actanos Projektmanagementsoftware RPlan. Schnittstellen zu Prozessmanagement-Lösungen (zum Beispiel"Stages" oder "ARIS") stellen den Austausch zwischen Projekten und Prozessen sicher.
Aufgabe des Prozessmanagements ist es, die Geschäftsprozesse in Einklang mit der Unternehmensstrategie zu bringen. Das Ziel: eine einheitliche, verbindliche, wiederholbare und transparente Grundlage für alle Abläufe im Unternehmen. Das Projektmanagement hingegen beschäftigt sich mit einmaligen, neuartigen, zeitlich begrenzten und konkreten Vorhaben. Das Prozessmanagement liefert also quasi den Werkzeugkasten, in dem alle Instrumente vorhanden sind, um Projekte erfolgreich durchzuführen - allerdings nur in einer perfekten Welt. Denn jeder, der einmal an einem Projekt beteiligt war, weiß, dass keines so abläuft wie ursprünglich geplant. Projekte sind lebendig, sie erfordern Flexibilität, immer wieder Umdenken und neu Denken, anders machen. Prozessmanagement und Projektmanagement sind also in der Praxis grundverschieden.
Projektwissen muss zurück in die Prozesse
Gleichzeitig weiß jeder Projektmitarbeiter funktionierende Prozesse zu schätzen, die einen stabilen Rahmen für die Unwägbarkeiten der Projektasteuerung schaffen. Und kein Prozessverantwortlicher erwartet, dass Standardabläufe auch dann eingehalten werden, wenn sie im Einzelfall kontraproduktiv sind. Das Problem in der Praxis ist eigentlich ganz einfach: Beide Disziplinen sind zwar eng miteinander verwandt. Sie arbeiten aber vollkommen unabhängig, also ohne Verzahnung, ohne Feedbacksystem und ohne funktionierende Kommunikation. Sie tauschen sich zu wenig aus. Ziel einer effizienten Vernetzung von Prozess- und Projektmanagement muss es deshalb sein, das in Projekten gewonnene Praxiswissen zu sammeln und in die Theorie, in die Prozesse zurückfließen zulassen; denn was in einem Projekt geholfen hat, kann eventuell auch anderswo gebraucht werden.
Hierfür hat Actano mehrere Ansätze entwickelt, die helfen, das Projekt- und das Prozessmanagement besser miteinander zu vernetzen. Die Grundlage dafür bilden in beiden Fällen die in einer zentralen Datenbank abgelegten Prozesse. Die Verantwortung dafür liegt bei der Prozessabteilung, die sie den verschiedenen Projekten zur Verfügung stellt. Die Projekte arbeiten mit diesen Informationen in der Projektmanagement Software RPlan von Actano und nehmen bei Bedarf Anpassungen vor. So werden etwa hinterlegte Prozesszeiten geändert, Aktivitäten gelöscht oder hinzugefügt. Haben sich die Veränderungen bewährt, dann fließt dieses neue, praxiserprobte Prozesswissen dann automatisch zurück an das Prozessmanagement.
Teilautomatische Projektplanung mit Projektmodellen
Im Prozessmodellierungssystem sind die vernetzten Prozesse vom Groben ins Feine modelliert und detailliert beschrieben. Sie bilden die Grundlage für das Projektmanagement. Für die Anwendung im Projekt lassen sich diese Prozesse direkt in das Projektmanagement Tool "RPlan" exportieren. Dort können sie dann beliebig, im Sinne des konkreten Projekts, verändert werden. Das heißt, dass die vernetzten Aktivitäten dem aktuellem Projektverlauf angepasst, dass Zeiten verändert, Aktivitäten gelöscht oder neue hinzugefügt werden. So kann im Projektverlauf etwa die Entscheidung fallen, dass entgegen der Vorgaben des Standardprozesses zusätzliche Absicherungsschleifen benötigt werden. Diese werden dann in die Projektmanagement-Software eingepflegt und terminiert. In definierten Abständen werden schließlich sämtliche im Projektmanagementsystem dokumentierten Prozessveränderungen an die Prozessmodellierungssoftware zurückgeleitet. So gelangen die Modifikationen aus der Projektpraxis zu den Prozessexperten, die sie dann analysieren und gegebenenfalls in den generischen Prozess als "Best Practice" übernehmen können.
Projektplanung auf Basis von Prozessmodellen - inklusive Dokumentation
Mit dem Prozessmodellierungswerkzeug lassen sich generische Prozesse durch vorab definierte Abfragen den Projekten bedarfsgerecht anpassen und variieren. Über eine entsprechende Schnittstelle können Projektmitarbeiter diese Anpassungen direkt aus der Projektmanagement Software "RPlan" heraus vornehmen. Jede Variation ist damit gleichermaßen im Prozessmanagement- als auch im Projektmanagement Tool hinterlegt. Auf diese Weise erhält das Prozessmanagement laufend Feedback - auch aus parallel laufenden Projekten. Macht also zum Beispiel ein Projekt die Erfahrung, dass Modifikationen an bestimmten Freigabeprozessen zu einer Verbesserung des Gesamtprozesses führen, dann lässt sich dieses neue, im Prozessmodellierungssystem dokumentierte Prozesswissen nun an alle aktuellen Projekte kommunizieren, für die sie relevant sind. Dafür müssen sie einfach nur automatisch in die jeweiligen RPlan-Projektpläne eingespielt werden - inklusive der entsprechend angepassten Freigabedokumente. So lässt sich der neue Freigabeprozess direkt überall dort anwenden, wo er gebraucht wird. Der Weg von der singulären Erfahrung im einzelnen Projekt hin in die Standardprozesse des Unternehmens wird entscheidend verkürzt.
Weitere Informationen:
- Von der singulären Erfahrung zum Standard (Veröffentlichung Economic Engineering 6/2009)
- Prozess und Projekt im Dialog - Schnittstelle RPlan - Stages
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