HSMA MICE Camp 2025: Barcamp in Hamburg setzt klare Impulse für Digitalisierung im Veranstaltungsbereich

Smarte Lösungen und digitale Prozesse sind auch in den MICE-Abteilungen der Hotels von wachsender Relevanz. Im Rahmen von über 20 Open‑Session‑Runden des spezialisierten Barcamps der Hospitality Sales & Marketing Association Deutschland e.V. wurden zahlreiche Fragestellungen bearbeitet: von KI‑gestützter Teilnehmerverwaltung über automatisierte Buchungssysteme bis hin zu CRM‑gestützten Lead‑Nurturing‑Strategien. Aber auch die Wirtschaftlichkeit an sich sowie die engere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen kamen ausführlicher zur Sprache.
"Gerade in Zeiten immer dynamischer werdenden Veränderungen ist der persönliche Austausch innerhalb unserer Branche unabdingbar. Bei dem MICE Camp wurden aber nicht nur Herausforderungen benannt, sondern vor allem praxisnahe Lösungsansätze zu unterschiedlichen Themenbereichen wie zum Beispiel der Automatisierung und Systemintegration entwickelt", erklärt Alexandra Weber, Head of Sales & Strategic Partnerships bei Hospitality X und Fachvorständin MICE & Sales bei HSMA Deutschland e.V.
Als Co‑Organisatorin und Teilnehmerin zeigt sie sich auch begeistert über den intensiven Wissenstransfer in Bezug auf das Tagungs- und Eventgeschäft. Die Sessions verdeutlichten darüber hinaus, dass der Einsatz von KI‑unterstützten Algorithmen zur Vorauswahl von Eventpartnern, automatisierte Reporting‑Tools zur Transparenz in Sales‑Prozessen sowie CRM‑basierte Abläufe neue Effizienzpotenziale im MICE‑Geschäft in der Praxis den Betriebsalltag deutlich erleichtern.

In interaktiven Gruppen arbeiteten die Teilnehmenden außerdem gemeinsam an Live‑Szenarien wie Systemwechsel, digitale Dokumentationen und wie automatisches Feedback‑Loop‑Management konkret umgesetzt werden kann.
"Die Architektur moderner MICE‑Programme liegt in der Automatisierung smarter Prozesse - vom Workshop bis zum Follow‑up. Dieses Barcamp hat gezeigt, wie Digitalisierung nicht nur agil, sondern auch praxisnah und vor allem menschlich gestaltet werden kann", ergänzt Uwe Krohn, Vorstandsmitglied der HSMA Deutschland e.V. und unterstreicht damit die strategische Bedeutung des Events für die MICE‑Branche.

Networking bei dem Get‑Together am Donnerstagabend, Sessions am Freitag und Samstag sowie ein gemeinsames Wrap‑Up‑Lunch rundeten das dreitägige Event ab, welches bereits seit 2013 jährlich stattfindet. Die Atmosphäre des Empire Riverside Hotels - mit einem inspirierenden Blick über Hamburgs Hafen - bot den idealen Rahmen für ein zukunftsorientiertes Veranstaltungsformat, das praxisnahe Inhalte mit strategischer Tiefe verband. Das MICE Camp 2025 bestätigte somit erneut: Wenn engagierte Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Bühne für Session‑Inhalte selbst gestalten, entstehen nachhaltige Erkenntnisse.

Als offenes Veranstaltungsformat setzt ein Barcamp auf die aktive Beteiligung aller Anwesenden. Inhalte und Sessions werden vor Ort von den Teilnehmenden selbst eingebracht und moderiert. Dieser interaktive Ansatz schafft Raum für echte Kollaboration, fördert den Wissenstransfer auf Augenhöhe und erlaubt einen authentischen Austausch aktueller Herausforderungen und Lösungsansätze.