So punkten Sie im Meeting

Ein Meeting hat eine gute Vor- und Nachbereitung, das ist ja klar. Allerdings gehören neben dem guten Auftritt beim Kunden auch die Gastgeberpflichten im eigenen Unternehmen. Stolperfallen lauern überall. Mit den folgenden neun Tipps umschiffen Sie gekonnt die Fettnäpfchen.

1. Pünktlichkeit ist Trumpf 

Sollten Sie dennoch zu spät dran sein, ist ein Anruf unumgänglich. Eine Verspätung sollte im Zeitalter der Smartphones rechtzeitig angekündigt werden. So kann der Wartende die Zeit noch effektiv nutzen. Unpünktlichkeit ist hier in Deutschland eine grobe Unhöflichkeit. Schließlich stehlen wir jemandem etwas, was wir ihm nie mehr zurückgeben können: Zeit!

Sind Sie jedoch ein Mal zu spät dran, dann genügt ein kurzes "Entschuldigung" wenn Sie den Raum betreten. Setzen Sie sich unauffällig mit in die Runde. Vermeiden Sie Geschichten vom kilometerlangen Stau oder andere Rechtfertigungen, denn die ist mittlerweile abgegriffen. Die Aufmerksamkeit sollte beim Vortragenden bleiben und nicht beim „Zu-spät-Kommer“, da Unterbrechungen immer einen zeitlichen Nachteil für die pünktlichen Teilnehmer mit sich bringt.

2. Sie sind Gastgeber

Wenn Sie Ihren Gast am Empfang abholen, geht der Ranghöhere, also der Gast vor.  Allerdings nur, wenn er den Weg bereits kennt. Wenn das nicht der Fall ist, gehen Sie vor oder alternativ etwas versetzt, sofern die Breite des Flurs das zulässt. Die Türen öffnen Sie für Ihren Gast. Im Meeting- oder Besprechungsraum, nehmen Sie dem Gast den Mantel ab und hängen diesen an der Garderobe auf. Vermeiden Sie den Fettnapf-Satz: "Sie können sich dort aufhängen.“

Als Gastgeber bieten Sie mit einer Geste dem Gast einen Platz an und bieten ein Getränk an. Der Gast nimmt sich sein Getränk selber, die Kekse oder Häppchen sind als Snack gedacht, deshalb ist es stilvoll, sich daran nicht satt zu essen. Der letzte Keks bleibt auf dem Teller liegen. Beginnen Sie das Gespräch zuerst mit einem kleinen Small Talk, das lockert die Atmosphäre. Danach wechseln Sie zum Fachlichen. Die emotionale Kommunikation entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Meetings. Das Sachthema ist die Spitze des Eisbergs, das Emotionale befindet sich zum Großteil „unter Wasser“, bleibt also unsichtbar.

3. „Nehmen Sie schon mal Platz.“

Findet der Termin beim Kunden statt, wird die Sekretärin Sie am Empfang abholen und in den Besprechungsraum führen. Die Getränke sind auf dem Tisch bereitgestellt, sie sagt zu Ihnen: "Nehmen Sie doch schon Platz, nehmen Sie sich schon mal ein Getränk. Herr Dr. Scherzer ist sofort für Sie da." Damit Sie den Gastgeber auf Augenhöhe begrüßen können, warten Sie stehend auf den ihn. Mit dem Getränk warten Sie, bis der Gastgeber, bzw. Gesprächspartner bei Ihnen ist. 

4. Visitenkarte

Verteilen Sie Ihre Visitenkarte schon zu Beginn des Meetings, denn schließlich können die wenigsten sich gut Namen merken. Überreichen Sie Ihre Karte persönlich und drehen Sie so, dass Ihr Gegenüber lesen kann, was drauf steht. 

Werden Visitenkarten wie ein Pokerspiel verteilt, wirkt das nicht nur unhöflich, sondern je nach Situation auch rücksichtslos. Wie mit den eigenen und auch fremden Visitenkarten umgegangen wird, werden schnell Rückschlüsse auf die Person geschlossen.

5. Der wichtige Anruf im Meeting

Schalten Sie Ihr Smartphone während der Sitzung ab. Das gilt natürlich auch für alle Besprechungen. Bleibt der Vibrationsalarm an, lenkt uns das nur ab und stört den Gesprächsablauf. Erwarten Sie jedoch einen sehr wichtigen Anruf, kündigen Sie das unbedingt vorher an. Das Smartphone bleibt auch dann auf lautlos, denn ein optisches Anrufsignal reicht völlig aus. Meldet sich das wichtige Telefonat, verlassen Sie den Raum unauffällig. Bei einem Gesprächspartner entschuldigen Sie sich und gehen dann raus. Ein Smartphone hat während einer Besprechung oder einer Sitzung nichts auf dem Tisch zu suchen. Denken Sie immer daran, dass der Mensch im zwischenmenschlichen Kontakt im Vordergrund steht und nicht das technische Gerät.

6. Umgang mit „Dauerzuspätkommer“

Bei firmeninternen Sitzungen sind es immer die gleichen Kollegen, die zu spät kommen, oder? Wenn Sie selber das Meeting leiten, dann fangen Sie pünktlich an. Warum sollen die wartenden Teilnehmer für ihre Pünktlichkeit bestraft werden? Beginnen Sie Ihre Präsentation mit dem wichtigsten Thema, denn wenn die „Dauerzuspätkommer“ das Wichtigste verpassen, wird sie das zum Nachdenken bringen. Was wohl auch aus der Praxis gut wirkt, ist ein sogenanntes „Strafgeld“ in Höhe von beispielsweise 20 Euro.

7. Höfliche Unterbrechung – wer fragt, der führt

Endlose Monologe können mit Zwischenfragen unterbrochen werden.

Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gern ins Wort fallen. Endlose Monologe können jedoch mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden mit einer geschlossenen Frage zum Thema. Eine andere Variante ist, eine Frage zu stellen, wenn der Redner Luft holt, und Sie beantworten sich die Frage selbst. Beispiel: "Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass man das Projekt auch ... wie steht es mit xy, ich habe da mal erfahren, dass…" Nun können Sie das Gespräch umlenken und sind selbst am Zug.

8. Rechtzeitig zum nächsten Termin

Bevor Sie jetzt ohne Worte sich aus dem Raum schleichen, ist es besser vorher dem Moderator klar zu machen, dass Sie direkt nach der Sitzung zum nächsten Kundentermin fahren. Normalerweise hat der Vortragende dafür zu sorgen, dass das Meeting pünktlich beendet wird, nicht angesprochene Themen können ja auch vertagt werden. Klären Sie die vereinbarten Zeitfenster direkt zu Beginn des Meetings und sagen Sie ruhig, dass Sie danach noch eine andere Verpflichtung eingeplant haben.

9. Meeting kurzfristig absagen

Am höflichsten ist der direkte Weg: Den Organisator des Meetings anrufen und die Situation schildern. Unprofessionell und feige wirkt dagegen eine eine Absage per E-Mail oder SMS.

10. Der Körper spricht - immer!

Auch die Sitzhaltung kann Einfluss auf den Verlauf eines Meetings nehmen. Sitzen Sie gerade und aufrecht, dann signalisiert das Souveränität. Der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Sie bleiben länger konzentriert, können bessere Argumente platzieren und sind ganz bei der Sache. Damit das Blut besser zirkulieren kann, ist es besser, die Beine nicht zu kreuzen. Wenn die Füße hüftbreit nebeneinander stehen, wirken Sie standhaft. Erst wenn der Vorgesetzte oder der Gastgeber sein Jackett oder Blazer auszieht, dürfen Sie das auch.

11. Der Wg nach draußen

Bevor Sie Ihren Gast verabschieden und ihn einfach stehen zu lassen mit den Worten: „Den Weg zum Ausgang kennen Sie ja.“ Diese Vorgehensweise wirkt sicher nicht höflich, zumal viele Firmen aufgrund von Sicherheitsgründen keine fremden Menschen alleine auf den Gängen erwünscht sind. Also, wenn das Meeting beendet ist, 

begleiten Sie Ihren Gast wieder zurück zum Empfang oder Ausgang. Der Gast fühlt sich einmal gut aufgehoben und Sie bleiben ihm in positiver Erinnerung.