Dokumente rechtssicher archivieren: So geht’s!

Das Archivieren von Dokumenten war für viele Unternehmen lange ein leidiges Thema. Überlastete Verwaltungen mussten sich zusätzlich bei jedem Vorgang noch mit Bergen von Papier herumschlagen, oftmals gingen mehr als 50 % der wöchentlichen Arbeitszeit für diese Prozesse drauf. Wir zeigen Ihnen, wie ein effektives Archiv funktioniert und warum digitale Lösungen unabdingbar sind.

Was genau bedeutet „Archivierung“?

Archivierung im Zusammenhang mit Dokumenten bedeutet, dass diese unverändert und vor fremdem Zugriff ausreichend geschützt über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. In Deutschland regeln das Handelsgesetzbuch (HGB), besonders der § 257 HGB und die Abgabenordnung (AO) weitestgehend die Archivierung von Dokumenten. Ansprüche an den Datenschutz werden von der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) festgelegt.

Die Archivierung kann je nach Art des Dokuments sowohl analog als auch digital erfolgen. Die meisten Unternehmen und Organisationen entscheiden sich heute für die Archivierung mit digitaler Software, da eine analoge Aufbewahrungsform mit einer riesigen Menge an Unterlagen verbunden wäre. Zudem ist eine Archivierung von E-Mails in Papierform nicht erlaubt.

Neue Vorschriften auf Landes- und EU-Ebene stellen die Weichen für eine elektronische Rechnung. Wenn Unternehmen beispielsweise E-Rechnungen archivieren müssen, ergibt es keinen Sinn, diese davor noch auszudrucken. Zudem ist seit der Novellierung der GoBD im Jahr 2018 die revisionssichere Archivierung von E-Mails und E-Rechnungen direkt ab Eingang verpflichtend.

Wie muss ein Archiv aufgebaut sein?

Unterschieden werden muss zwischen der Speicherung und der Archivierung. Bei der Speicherung werden Daten nur vorübergehend abgelegt und anschließend archiviert, die Archivierung dagegen ist endgültig. Rechnungen zum Beispiel müssen zehn Jahre, E-Mails für sechs Jahre archiviert werden.  Damit es nicht zu Veränderungen oder Diebstahl kommt, ist es wichtig, dass Sie die Vorschriften für ein Archiv kennen.

Mit der Entwicklung, dass viele Dokumente in Archiven nur noch digital verarbeitet werden, haben sich neue Risiken ergeben, die ausgeglichen werden müssen. Digitale Dokumente lassen sich einfacher entwenden und manipulieren, zudem könnten Hacker darauf zugreifen. Ein Archiv muss deshalb „revisionssicher“ sein und sich an den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) orientieren.

Diese Anforderungen muss Ihr Archiv unbedingt erfüllen:

• Vollständigkeit: Alle Daten, Unterlagen und Geschäftsvorgänge, die archiviert werden müssen, müssen auch im Archiv auffindbar sein.
• Unveränderlichkeit: Das System darf es nicht zulassen, dass die Daten nach ihrer Speicherung noch abgeändert werden.
• Aufbau: Alle Daten müssen strukturiert gespeichert werden und sollten logisch aufgebaut sein, dass es im Falle einer Überprüfung nicht zu Fehlern kommt.
• Verfügbarkeit: Damit ein schneller Zugriff auf die Daten möglich ist, muss das Archiv schnell abrufbar und einsehbar sein.

Wichtig: Bei digitalen Archiven ist es zudem wichtig, den Zugriff streng zu beschränken und zu regulieren. Da in einem Archiv sensible Kunden- und Personendaten gespeichert werden, ist die DSGVO hier die entscheidende Vorschrift.

Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) geben vor, welche Dokumente revisionssicher und konform archiviert werden müssen. Dazu zählen für alle Unternehmen, vom Kleinunternehmer bis hin zur Aktiengesellschaft, alle Belege mit einer steuerlichen Relevanz. Also unter anderem:

• Jahres- und Eröffnungsbilanzen
• Alle Bücher und Aufzeichnungen (z. B. das Grundbuch)
• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Sämtlicher E-Mail-Verkehr im Sinne der Geschäftsanbahnung
• Inventare und Lageberichte
• Handels- und Geschäftsbriefe jeglicher Art
• Personal- und Steuerunterlagen

Wichtig: Für die angesprochenen Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von in der Regel zehn Jahren. Es gibt einige Ausnahmen von dieser Standardfrist, diese kommen jedoch nur selten vor. Beispielsweise müssen Angebote mit Auftragsfolge, Frachtbriefe und E-Mails im Sinne der Geschäftsanbahnung nur über einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden.