Viessmann: Mitarbeiter des Technischen Dienstes unterschreiben Serviceberichte digital

Allendorf/Ratingen, September 2011; Seit 2010 setzt der Technische Dienst die signotec Signaturpads „Sigma“ und die zugehörige Software „signoSign“ zur Dokumentation der Wartungsarbeiten ein. Die Mitarbeiter führen seitdem ausschließlich digitale Protokolle, was zu effizienteren Abläufen führt. „Wie auch in vielen anderen Branchen üblich, hatten wir es mit einer Vielzahl an Papierprotokollen zu tun. Die Kollegen waren es gewohnt, täglich dutzende von Wartungs- und Serviceprotokollen auf Papier zu bringen. Diese Protokolle wurden dann teilweise kopiert und auf dem Postweg versendet. Zentral wurden sie später geprüft, zugeordnet, weiterbearbeitet und anschließend archiviert“, so Simon Imiolczyk, Projektbegleiter der Viessmann Group. „Unser Ziel war es, diesen Prozess komplett zu digitalisieren und somit wesentlich effizienter zu gestalten“. Wie bei seinen Wärmeerzeugern setzt Viessmann auch bei Hard- und Software auf innovative Spitzenqualität. Da lag es nahe, sich für die signotec-Lösung zu entscheiden. Die Software „signoSign“ ließ sich problemlos in das bestehende System integrieren und die Sigma-Pads waren wegen ihrer geringen Maße und der flachen Bauweise optimal für die Benutzung durch die Mitarbeiter des Technischen Dienstes geeignet. Simon Imiolczyk: „Nach einer Testphase mit einem Sigma-Pad fiel dann endgültig die Entscheidung für die Anschaffung von 230 mobil einsetzbaren Sigma-Pads. Wir hatten die Pads mit der zugehörigen Software „signoSign“ direkt in unserem Unternehmen getestet. An dem Test waren auch einige Mitarbeiter des Außen- und Innendienstes beteiligt. Die Installation und die spätere Anwendung war so einfach, dass wir auf zeitraubende, teure Schulungen verzichten zu konnten. Dank der zahlreichen Schnittstellen des Systems war auch die Kompatibilität mit sämtlichen vorhandenen Programmen gegeben. Der Prozess der weiteren digitalen Bearbeitung lief einwandfrei. Auf Knopfdruck wurden die Protokolle an die Zentrale weitergeleitet und konnten durchgängig ohne Papieraufkommen weiterbearbeitet werden“. Im Hause Viessmann ist jetzt jederzeit der direkte Zugriff auf sämtliche Daten gewährleistet. Wünsche und Fragen der Marktpartner können zeitnah beantwortet werden. Mittlerweile werden sämtliche Beratungsprotokolle digital aufgenommen und weiterbearbeitet. „Durch den Hersteller unserer Außendienstlösung entstand der Kontakt zu Herrn Hagner, Geschäftsführer der signotec GmbH. Wir haben uns intensiv über das Thema elektronische Unterschriften und eine Integrationsmöglichkeit in unser Unternehmen unterhalten. Vor allem mussten wir auf Funktionalität und Kompatibilität allergrößten Wert legen, denn bei uns steht Qualität im Mittelpunkt und wir haben das Bestreben, bei Produkten und Prozessen das „Null-Fehler-Ziel“ zu erreichen“, berichtet der Projektleiter. Bei der signotec-Lösung werden neben dem Schriftbild der Unterschrift auch charakteristische Informationen gespeichert. Diese individuelle Schreibcharakteristik ist ausschließlich einer Person zugeordnet und garantiert die Authentizität des Unterzeichners. Die biometrischen Eigenschaften der Unterschrift werden zuverlässig erfasst und hochverschlüsselt in das Vertragsdokument eingebettet, ein Herauslösen und erneutes Einfügen in ein anderes Dokument ist ausgeschlossen. Nach einem forensischen Gutachten eines unabhängigen Schriftsachverständigen bietet diese rechtskonforme Methode der elektronischen Signatur höchste Beweissicherheit. „Von den Mitarbeitern wurden die Pads von Anfang an gut angenommen. Innerhalb von wenigen Wochen hatten wir die Arbeitsplätze ausgestattet und somit auf digital umgestellt. Der Außendienst empfand die geringen Außenmaße und die ergonomische Form als praktisch, denn das robuste Sigma-Pad passt problemlos in jede Notebooktasche. Innen- und Außendienst freuen sich darüber, dass nicht mehr gescannt, gefaxt und telefoniert werden muss, wenn Informationen zu Kunden und Anlagen benötigt werden. Hier erwies es sich als ein klarer Vorteil, dass alle Mitarbeiter direkt auf alle Unterlagen Zugriff nehmen können und nun schnell und unkompliziert auf Wünsche reagiert werden kann. Papier wird nur noch verwendet, um dem Marktpartner eine Kopie des Protokolls auszuhändigen. Der Ablauf: Nach Abschluss der Wartung wird der Knopf „Protokoll erstellen“ ausgelöst. Das erstellte Protokoll wird an „signoSign“ übergeben, geöffnet und dort mittels des Sigma-Pads unterzeichnet. Der Marktpartner und der Technische Außendienst unterschreiben jetzt auf dem Pad und bestätigen die Unterschriften mit dem „OK“ auf dem Pad. Anschließend wird das Protokoll mit beiden Unterschriften einmal für den Marktpartner gedruckt, damit dieser wie gewohnt ein unterschriebenes Papier erhält. Außerdem wird das Protokoll als PDF-Dokument archiviert. Damit ist der Vorgang abgeschlossen. Die Archivierung Archiviert wird das Protokoll genauso wie es für den Marktpartner ausgedruckt wurde. Wenn ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorliegt, wird die Archivierung des unterschriebenen Protokolls sicher in diesem DMS erfolgen. Die manuelle Papierablage von Protokollen entfällt damit vollständig. Das Unterschriftenpad Das Pad ist robust und spritzwassergeschützt sodass es den rauen Einsatzbedingungen standhält. Es wird direkt auf dem Pad unterschrieben. Das Pad ist mittels USB-Kabel mit einem lokalen PC verbunden, die Pads können bei Bedarf jedoch auch stationär montiert werden. Die Vorteile: •Effiziente Ablaufprozesse •Kein Papier für eigene Protokolle/Berichte •Wegfall von teuren Mehrfachdurchschlägen und lauten Nadeldruckern •Keine Ablage, kein Papierarchiv mehr, Ersparnis von Zeit und Platz •Unterschriebene Dokumente werden automatisch archiviert - ohne Notwendigkeit, diese zu scannen •Vorbereitung für den Prozess Rechnungsdruck - mit automatischer Rechnungszuordnung Ansprechpartner für Fachfragen: signotec GmbH Arne Brandes Neudorf 7 D-31637 Rodewald Tel.: 0 50 74 – 96 70 15 Fax: 0 50 74 – 96 11 56 E-Mail: arne.brandes@signotec.de Über signotec: signotec wurde im Jahr 2000 gegründet und ist Markt- und Technologieführer auf dem Gebiet von elektronischen Signaturen mit Unterschrift über ein Pen-Pad oder Tablet-PC. Mit den Produkten von signotec kann der Nutzer gewohnt unterschreiben, digital signieren, Geschäftsprozesse optimieren, Medienbrüche vermeiden, Personen authen¬tifizieren und rechtskonforme Dokumente erstellen. Auf diese Weise signierte elektronische Dokumente können jederzeit, überall und von jedermann ohne technischen Aufwand überprüft werden. Unterschreiben bleibt mit den Signaturlösungen von signotec so einfach und sicher wie immer. Das Unterschreiben erfolgt jedoch direkt im elektronischen Dokument. Somit lassen sich kostenintensive Medienbrüche durch die Verwendung von Papier vermeiden; die elektronischen Dokumente werden mit der digitalen Signatur geschützt und können als echt verifiziert werden. Zur Klientel von signotec gehören deutsche und internationale Industriekunden, Handelsketten und -unternehmen, Finanzdienstleister, zahlreiche Institute der Sparkassen-Finanzgruppe sowie Volks- und Raiffeisenbanken, Versicherungen und Vermittler. Das Tochterunternehmen mit Sitz im österreichischen Spielfeld bei Graz betreut die Kunden in Süd- und Osteuropa.