Die 3 besten Spesen-Apps im Jahr 2025

Verlorene Belege, langsame Freigaben, unübersichtliche Genehmigungsprozesse – die Verwaltung von Spesen kann für Finanzteams und Unternehmer:innen schnell zum Stressfaktor werden. Doch was wäre, wenn sich Ausgaben so einfach managen ließen wie das Scrollen durch Ihre Social-Media-Apps? Mit den passenden Tools ist genau das möglich.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen drei Spesen-Apps vor, die 2025 besonders herausstechen und den gesamten Prozess deutlich vereinfachen.

1. Klippa SpendControl – Die All-in-One-Lösung für digitales Ausgabenmanagement

Klippa SpendControl vereint sämtliche Prozesse rund um Spesenabrechnung, Rechnungen und Firmenkarten in einer zentralen Plattform. Mit KI-gestützter OCR lassen sich Belege automatisch scannen und auslesen. Die Software ist benutzerfreundlich, cloudbasiert und bietet Schnittstellen zu führenden Buchhaltungssystemen wie DATEV, SAP oder Exact Online.

Vorteile:

• Automatische Belegerkennung mit hoher Genauigkeit
• Einfache Integration in gängige Buchhaltungsprogramme
• Flexible Freigabe-Workflows
• Mehrwährungsfähigkeit

Nachteile:

• Keine Anbindung an Reise- oder Produktivitätstools
• 2-Wege-Abgleich wird erst ab 2025 verfügbar sein

2. Circula – Moderne Spesen-App mit Steuerfokus

Circula richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Betriebe, die Wert auf Automatisierung und steuerliche Konformität legen. Neben einer intuitiven Benutzeroberfläche punktet die App mit starken Integrationen in HR- und Buchhaltungssysteme.

Vorteile:

• Automatisierte Erfassung und Kategorisierung von Belegen
• Schnittstellen zu DATEV, Personio und SAP
• Echtzeit-Übersicht über Ausgabe
• DSGVO- und GoBD-konform

Nachteile:

• Teurer als einige Wettbewerber
• Internetverbindung für die meisten Features notwendig

3. Belegmeister – Effiziente App für einfache Belegerfassung

Belegmeister ist eine schlanke Lösung für alle, die Belege schnell und unkompliziert digitalisieren wollen. Mit integrierter Texterkennung (OCR) und Unterstützung für E-Rechnungen ab 2025 ist die App besonders für kleinere Unternehmen und Selbstständige geeignet.

Vorteile:

• Automatisches Auslesen von Belegen
• Exportfunktion für Steuerberater:innen und Buchhalter:innen
• Inklusive aktueller Pauschalen für Verpflegung & Übernachtung
• Verfügbar auf PC, Laptop, Tablet und Smartphone

Nachteile:

• Weniger Integrationen mit Buchhaltungssystemen
• Keine erweiterten Freigabe-Workflows

Fazit: Welche Spesen-App passt zu Ihnen?

• Klippa SpendControl ist die richtige Wahl für Unternehmen, die ihre Spesen, Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen zentral und automatisiert abwickeln möchten.
  
  
• Circula überzeugt Firmen, die Wert auf Steuerkonformität und nahtlose HR-/Buchhaltungsintegrationen legen.
  
  
• Belegmeister ist ideal für kleinere Betriebe oder Einzelpersonen, die eine einfache und effiziente Lösung suchen.

Unabhängig von der Wahl: Alle drei Apps machen die Spesenabrechnung in 2025 deutlich effizienter und reduzieren den administrativen Aufwand spürbar.