Büro einrichten: Warum die günstigste Lösung selten die billigste ist

Zehn Quadratmeter, 500 Lux und ein Stuhl, der niemandem passt: Warum die meisten Büros an den falschen Stellen sparen

Als ein Münchner Steuerbüro im vergangenen Jahr seine Krankheitstage auswertete, fiel den Partnern etwas auf, das sie zunächst für einen Zufall hielten. Drei der vier Mitarbeiterinnen mit den meisten Fehltagen saßen im selben Raum. Ein Zimmer im ersten Stock, Südfenster, vier Schreibtische, eng gestellt, weil die Kanzlei gewachsen war und niemand umziehen wollte. Der Betriebsarzt brauchte für seine Einschätzung keine zehn Minuten: Blendung auf den Monitoren, Stühle aus einer Großbestellung von 2014, keine Möglichkeit, die Arbeitshöhe zu verändern. Kein einzelner Fehler, sondern viele kleine, die sich über Jahre summiert hatten.

Die Geschichte ist deshalb interessant, weil sie so gewöhnlich ist. Wer ein Büro einrichtet, denkt meist an Optik, an Budget und an die Frage, wie viele Arbeitsplätze in die vorhandene Fläche passen. Dass die Einrichtung selbst zu einem Kostenfaktor werden kann, der sich in Fehlzeiten, Fluktuation und schleichendem Produktivitätsverlust versteckt, taucht in kaum einer Kalkulation auf.

Die unterschätzte Rechnung

Ein Bürostuhl kostet zwischen 150 und 1.500 Euro. Ein Arbeitstag einer Fachkraft kostet ein mittelständisches Unternehmen, je nach Position, schnell 300 bis 500 Euro, wenn man Gehalt, Nebenkosten und den ausgefallenen Output zusammenrechnet. Diese beiden Zahlen nebeneinanderzulegen ist ernüchternd: Wer an der Sitzgelegenheit 400 Euro spart und dafür pro Jahr nur einen einzigen zusätzlichen Fehltag durch Rückenprobleme in Kauf nimmt, hat nach zwölf Monaten nichts gewonnen. Nach fünf Jahren hat er draufgezahlt.

Der Zusammenhang ist nicht neu, aber er wird selten ernst genommen. Eine Befragung der Hochschule Luzern aus dem Jahr 2014 unter rund 1.230 Erwerbstätigen kam zu dem Ergebnis, dass 83 Prozent der Befragten ihre Motivation und Arbeitsleistung von einer ansprechenden Arbeitsplatzgestaltung beeinflusst sehen. Noch deutlicher fiel eine ältere Erhebung von Management Today aus: 97 Prozent der Teilnehmer lasen an der Büroeinrichtung ab, wie sehr ihr Arbeitgeber sie schätzt. Das ist eine bemerkenswerte Zahl, wenn man bedenkt, wie viel Geld Unternehmen parallel in Employer Branding, Obstkörbe und Teamevents stecken.

Was in der Arbeitsstättenverordnung steht, und was nicht

Viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass die gesetzlichen Vorgaben eine Art Sicherheitsnetz bilden. Wer die Arbeitsstättenverordnung einhält, macht nichts falsch. Das stimmt nur zur Hälfte. Die ArbStättV, das Arbeitsschutzgesetz und die Normenreihe DIN EN ISO 9241 zur Bildschirmarbeit definieren Untergrenzen: Beleuchtungsstärke von mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz, ausreichende Bewegungsfläche, Bildschirm etwa eine Armlänge entfernt und auf Augenhöhe. Als Faustwert für die Fläche haben sich rund zehn Quadratmeter pro Arbeitsplatz etabliert.

Was die Vorschriften nicht regeln, ist die Frage, ob ein Raum tatsächlich funktioniert. Ein Büro kann jede Norm erfüllen und trotzdem ein Ort sein, an dem sich niemand konzentrieren kann. Das typische Beispiel ist das Großraumbüro, das auf dem Papier alle Flächenwerte einhält, in der Praxis aber eine Geräuschkulisse produziert, gegen die Kopfhörer die einzige Verteidigung sind. Akustik taucht in kaum einer Einrichtungsplanung als eigener Posten auf, dabei entscheidet sie in offenen Strukturen mehr über die Arbeitsqualität als jede Designfrage. Deckensegel, absorbierende Raumteiler, Telefonboxen für vertrauliche Gespräche: Das sind keine Luxusartikel, sondern die Werkzeuge, die ein offenes Konzept überhaupt erst tragfähig machen.

Der Denkfehler mit dem Fenster

Ein Detail, das erstaunlich oft falsch gelöst wird, ist die Ausrichtung der Schreibtische. Instinktiv stellen viele den Tisch so, dass der Blick zum Fenster geht, oder umgekehrt mit dem Rücken zum Licht, damit die Aussicht nicht ablenkt. Beides ist ungünstig. Im ersten Fall blendet das Tageslicht direkt, im zweiten spiegelt sich das Fenster im Monitor. Die Lösung ist unspektakulär: seitlich zum Fenster, idealerweise im rechten Winkel. Wer beim Einzug diese eine Regel beachtet, spart sich später Jalousien, die den ganzen Tag geschlossen bleiben, und Mitarbeiter, die um 15 Uhr über müde Augen klagen.

Ähnliches gilt für das Kunstlicht. Eine einzige Deckenleuchte, die den Raum gleichmäßig ausleuchtet, wirkt auf Dauer ermüdend. Sinnvoller ist die Kombination aus Grundbeleuchtung, einer Arbeitsplatzleuchte, die sich in der Helligkeit regulieren lässt, und indirektem Licht. In fensterlosen Bereichen oder in den Wintermonaten sind Leuchten mit Tageslichtspektrum kein Gimmick, sondern ein Beitrag gegen die Nachmittagsmüdigkeit, die in vielen Büros als naturgegeben hingenommen wird.

Sitzen ist nicht das Problem, Dauersitzen ist es

Kaum ein Möbelstück hat in den vergangenen Jahren so viel Aufmerksamkeit bekommen wie der Schreibtisch mit Motor. Und kaum eines wird so häufig falsch verstanden. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist keine Aufforderung, den Tag im Stehen zu verbringen. Sein Nutzen liegt im Wechsel. Wer alle 30 bis 60 Minuten die Position ändert, entlastet Wirbelsäule und Kreislauf, ohne dass daraus ein Fitnessprogramm wird. Der Unterschied zeigt sich nicht in der ersten Woche, sondern nach Monaten: weniger Verspannungen, weniger Konzentrationseinbrüche, weniger Beschwerden, die irgendwann zum Orthopäden führen.

Entscheidend ist dabei, dass der Tisch zu dem Menschen passt, der daran arbeitet. Die Normvorgaben sprechen von mindestens 160 Zentimetern Breite und 80 Zentimetern Tiefe. Was sie nicht abbilden, ist die Körpergröße. Ein 1,95 Meter großer Kollege und eine 1,60 Meter große Kollegin brauchen im Sitzen wie im Stehen völlig andere Arbeitshöhen. Die Verstellbarkeit ist deshalb weniger ein Komfortmerkmal als die einzige Möglichkeit, einen Arbeitsplatz überhaupt individuell anzupassen, ohne für jeden Mitarbeiter ein eigenes Möbelstück zu bestellen.

Warum die Einrichtung ein Planungsthema ist

Wer sich mit dem Thema ernsthaft beschäftigt, stellt schnell fest, dass die einzelnen Elemente sich gegenseitig bedingen. Ein guter Stuhl nützt wenig an einem zu hohen Tisch. Ein perfekter Tisch nützt wenig, wenn der Raum so hallt, dass man das Telefonat des Nachbarn mitschreiben könnte. Eine ruhige Akustik nützt wenig, wenn der Monitor den ganzen Nachmittag blendet. Die Frage, wie man ein Büro einrichten sollte, lässt sich deshalb kaum produktweise beantworten, sondern nur über den Raum als Ganzes.

Genau hier setzt der Ansatz an, den die raumweltenheiss GmbH aus Kirchheim bei München verfolgt. Das Unternehmen kommt aus dem Projektgeschäft, plant und realisiert Büro- und Raumkonzepte für Unternehmen und betreibt parallel einen Online-Fachhandel mit über 40 Markenpartnern. Was den Unterschied zum reinen Möbelverkauf ausmacht, ist die Reihenfolge: Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse, die Fläche, Arbeitsweise, Akustik und Lichtverhältnisse betrachtet, erst danach folgt die Auswahl der Möbel. Dass ein Büro deutschlandweit von drei Standorten in Bayern aus geplant und montiert wird, inklusive Lieferkoordination und Endabnahme, ist für Unternehmen mit mehreren Dutzend Arbeitsplätzen oft der eigentliche Mehrwert, weil die Fehlerquellen zwischen Bestellung und funktionierendem Raum wegfallen.

Was sich verändert, wenn man es richtig macht

Zurück zur Steuerkanzlei. Der Umbau des betroffenen Zimmers hat weder Monate gedauert noch ein Vermögen gekostet. Die Tische wurden gedreht, seitlich zum Fenster. Die alten Stühle wurden durch Modelle mit einstellbarer Lordosenstütze und Sitztiefe ersetzt. Zwei der vier Arbeitsplätze bekamen elektrisch verstellbare Tische, die inzwischen von allen vier Kolleginnen reihum genutzt werden. An die Decke kamen zwei Akustiksegel. Ob die Fehltage dadurch tatsächlich sinken, wird sich erst über einen längeren Zeitraum zeigen. Was sich sofort geändert hat, ist etwas anderes: Das Zimmer, das intern nur "die Ecke" hieß, ist inzwischen der Raum, in den neue Mitarbeiterinnen gesetzt werden, weil man dort vorzeigen kann, wie die Kanzlei über ihre Leute denkt.

Die 97 Prozent aus der Management-Today-Befragung bekommen vor diesem Hintergrund eine andere Bedeutung. Möbel sprechen. Sie sagen den Menschen, die täglich acht Stunden an ihnen verbringen, ob sie gemeint sind oder ob sie zufällig da sind. Wer diesen Aspekt beim nächsten Umzug, bei der nächsten Erweiterung oder bei der Frage, warum eigentlich immer dieselben Räume gemieden werden, einmal ernsthaft durchrechnet, wird selten zu dem Ergebnis kommen, dass die günstigste Lösung die billigste war.

Wer wissen möchte, was der eigene Grundriss hergibt, kann sich die Frage vorab von Fachplanern beantworten lassen. Bei raumweltenheiss ist eine erste Beratung kostenfrei, telefonisch oder in den Showrooms in München, Kirchheim, Nürnberg und Landshut. Manchmal reicht ein Blick von außen, um zu sehen, dass der Tisch nur gedreht werden muss.