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Obwohl die Auftragslage gut ist und das Unternehmen schwarze Zahlen schreibt, reicht das Geld auf dem Geschäftskonto plötzlich nicht aus, um anstehende Rechnungen zu bezahlen. Der scheinbare Widerspruch lässt sich durch den Unterschied zwischen Gewinn und Liquidität erklären.

Für Selbstständige und mittelständische Betriebe ist diese Unterscheidung entscheidend, denn ein wirtschaftlich erfolgreiches Geschäftsjahr bedeutet nicht automatisch, dass jederzeit genügend Geld zur Verfügung steht. Eine vorausschauende Finanzplanung hilft dabei, beide Größen im Blick zu behalten.

Zwei Kennzahlen mit unterschiedlichen Aussagen

Der Gewinn zeigt, wie erfolgreich ein Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums gewirtschaftet hat. Seine Berechnung hängt allerdings von der Gewinnermittlungsart ab. So berücksichtigen bilanzierende Unternehmen auch Erträge und Aufwendungen, denen noch keine Zahlung gegenübersteht.

Die Liquidität gibt hingegen Auskunft darüber, ob ein Betrieb seine fälligen Rechnungen rechtzeitig bezahlen kann. Entscheidend sind die verfügbaren Geldbestände, erwartete Ein- und Auszahlungen sowie gegebenenfalls kurzfristig nutzbare Kreditlinien.

Gewinn vs. Liquidität im Überblick

Dass beide Kennzahlen auseinanderfallen können, zeigt sich besonders dann, wenn Kunden ihre Rechnungen erst spät begleichen oder größere Ausgaben anstehen.

Warum ein gutes Geschäftsergebnis nicht vor Engpässen schützt

Besonders deutlich wird der Unterschied bei Unternehmen, die ihren Kunden längere Zahlungsziele einräumen. Bei bilanzierenden Unternehmen kann eine erbrachte Leistung bereits als Ertrag erfasst werden, obwohl die Rechnung erst Wochen später bezahlt wird.

Praxisbeispiel: Gewinn vorhanden, Geld fehlt

Ein bilanzierendes Dienstleistungsunternehmen erzielt im laufenden Monat Erträge von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Nach Abzug der Aufwendungen von 20.000 Euro verbleibt ein rechnerischer Gewinn von 10.000 Euro.

Auf dem Geschäftskonto zeigt sich jedoch ein anderes Bild. Während das Unternehmen Erträge von 30.000 Euro verbucht hat, sind bislang nur 8.000 Euro von Kunden eingegangen. Gleichzeitig stehen Auszahlungen von 15.000 Euro an.

• Rechnerischer Gewinn: 10.000 Euro
• Kundenzahlungen: 8.000 Euro
• Fällige Auszahlungen: 15.000 Euro
• Rechnerische Finanzierungslücke: 7.000 Euro

Das Beispiel lässt die Umsatzsteuer außer Betracht und setzt voraus, dass weder anfängliche Geldbestände noch weitere Finanzierungsmittel verfügbar sind. Die Aufwendungen und Auszahlungen unterscheiden sich, weil ihre buchhalterische Erfassung und der tatsächliche Zahlungszeitpunkt auseinanderfallen können.

Der Betrieb arbeitet also profitabel, benötigt kurzfristig aber zusätzliche Mittel, um seine Verpflichtungen erfüllen zu können.

Die Gewinnermittlung richtig einordnen

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Für einen verlässlichen Überblick über die wirtschaftliche Lage ist eine ordnungsgemäße Buchhaltung wichtig. Viele kleinere Unternehmen und Freiberufler dürfen ihren steuerlichen Gewinn mithilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, sofern sie nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind.

Bei der EÜR werden die Betriebseinnahmen grundsätzlich den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Maßgeblich ist dabei meist der tatsächliche Zahlungszeitpunkt. Eine Kundenrechnung zählt daher in der Regel erst dann als Einnahme, wenn das Geld eingegangen ist. Allerdings gelten beispielsweise für Abschreibungen und bestimmte Zahlungen rund um den Jahreswechsel besondere Regeln.

Auch wenn die EÜR auf tatsächlichen Geldbewegungen basiert, lässt sich daraus nicht unmittelbar die zukünftige Zahlungsfähigkeit ablesen. Dafür müssen Unternehmen zusätzlich berücksichtigen, wann anstehende Rechnungen fällig werden und ob ihre finanziellen Mittel dafür ausreichen.

Mit einer regelmäßigen Finanzkontrolle vorbeugen

Mögliche Zahlungsengpässe lassen sich frühzeitig erkennen, wenn Unternehmen ihre finanzielle Entwicklung regelmäßig überprüfen. Dafür genügt häufig schon eine übersichtliche Planung der kommenden Wochen, die bei Bedarf angepasst werden kann.

Checkliste für den finanziellen Überblick

• Zahlungseingänge prüfen: Offene Kundenforderungen regelmäßig überprüfen und vereinbarte Zahlungsziele kontrollieren.
• Ausgaben vorausplanen: Mieten, Gehälter und Steuern ebenso berücksichtigen wie Darlehenstilgungen oder anstehende Investitionen.
• Liquiditätsreserve bilden: Finanzielle Puffer für unerwartete Belastungen vorsehen, etwa bei ausbleibenden Kundenzahlungen oder dringenden Reparaturen.
• Kennzahlen getrennt betrachten: Gewinnentwicklung und verfügbare Geldbestände regelmäßig gegenüberstellen.

Besonders hilfreich kann eine rollierende Liquiditätsvorschau über 13 Wochen sein, die beispielsweise wöchentlich fortgeschrieben wird. Dabei werden die tatsächlichen Zahlungseingänge mit der bisherigen Planung abgeglichen und die Prognose um eine weitere Woche ergänzt. Ausgehend vom aktuellen Geldbestand lässt sich so abschätzen, wann die verfügbaren Mittel knapp werden könnten.

Wirtschaftlicher Erfolg braucht finanzielle Stabilität

Ein positives Geschäftsergebnis allein gewährleistet noch keine finanzielle Sicherheit. Unternehmen benötigen ebenso einen verlässlichen Überblick über ihre Zahlungsfähigkeit, damit sie Investitionen realistisch planen und drohende Engpässe rechtzeitig erkennen können.

Langfristiger wirtschaftlicher Erfolg setzt deshalb voraus, dass Rentabilität und Zahlungsfähigkeit im Gleichgewicht bleiben.