Höhere Transparenz durch Workflow und digitale Personalakte: Hermann Bach setzt auf bpi solutions

Für das in vierter Generation geführte Unternehmen Hermann Bach GmbH & Co. KG wurde von Herman und Anton Bach 1906 der Grundstein gelegt. Heute bietet das moderne Großhandelsunternehmen an über 20 Standorten qualitativ hochwertige Produkte und sachkundige Beratung aus den Bereichen Haustechnik, Sanitär, Fliesen und Baustoffe. Mehr als 40 Außendienstmitarbeiter sind jeden Tag für die Kunden im Einsatz. Mit dem eigenen Fuhrpark von 60 Fahrzeugen werden über 25.000 gelistete Lagerartikel rechtzeitig an das gewünschte Ziel bewegt. Eine große Stärke des Unternehmens ist der zielgerichtete Einsatz der EDV-Systeme. Im Fokus steht die optimale Information und schnellste Belieferung. Die Geschäftsleitung von Hermann Bach möchte eine größtmögliche Transparenz in der Ablauforganisation erreichen. Daher wurde bpi solutions mit der Einführung verschiedener Workflow-Szenarien beauftragt um von der Auftragsdatenerfassung über die Objektverwaltung bis hin zur täglichen Korrespondenz die Freigaberoutinen zu beschleunigen und die Stati der jeweiligen Aufträge besser überwachen zu können. Den Anstoß für die Prozessoptimierung in der Organisation gaben die bisherige Ablage im File System und die dadurch bedingten längeren Verarbeitungszeiten. Der gesamte Freigabeprozess dauerte mit der herkömmlichen, manuellen Arbeitsweise zu lange und war sehr aufwändig. Insbesondere die Prüfung der Belege war sehr zeitintensiv, da sie zum Teil dezentral in den einzelnen Niederlassungen erfolgt. Aufgrund der langen Verarbeitungszeiten mangelte es auch an Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand im Tagesgeschäft. Der ad-hoc Workflow Server von bpi solutions automatisiert und steuert den Freigabeprozess. Durch die Anbindung der vorhandenen Systeme können die eingelesenen Daten direkt an die jeweilige Sachbearbeitung weitergereicht werden. Das hinterlegte Berechtigungsprinzip steuert die Zuständigkeiten. Das geplante Ziel bei Hermann Bach – die Lösung wird im gesamten Unternehmen mit allen Niederlassungen eingesetzt. Neben dem Workflow Server hat sich Hermann Bach für die Einführung einer digitalen Personalakte entschieden. In der Vergangenheit wurden die Personalakten manuell verwaltet. Die papiergebundene Vorhaltung der Akten erschwerte den schnellen und lückenlosen Zugriff auf alle personalrelevanten Dokumente. Mit dem Aufbau der digitalen Personalakte unter Einbeziehung des vorhandenen Personalsystems wird eine lückenlose Archivierung aller Personaldokumente gewährleistet. Die elektronische Personalakte bietet eine optimale Übersicht, da sie zusätzlich zu den eigentlichen Personaldokumenten auch Schriftverkehr und weitere Informationsobjekte enthält. Die neuen Techniken unterstützen die Geschäftsleitung und die Mitarbeiter den hohen Qualitätsanspruch an Lieferbereitschaft und Service täglich neu und schneller zu gewährleisten.