Software statt Excel: Wie private Vermieter die Nebenkostenabrechnung 2025 fristgerecht erstellen

Für Millionen Mietverhältnisse steht die Abrechnungssaison an: Die

Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2025 muss Mieterinnen und Mietern

grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 zugehen " danach sind Nachforderungen

in der Regel ausgeschlossen. Die Vermieter-Software Mein Nebenkostenrechner

unterstützt private Vermieter dabei, die Abrechnung vollständig, nachvollziehbar

und fristgerecht zu erstellen.

---

Berlin, 12.07.2026. Wer eine Wohnung vermietet und Betriebskosten auf

die Miete umlegt, muss jährlich abrechnen " und dabei eine gesetzliche Frist

beachten: Nach § 556 Abs. 3 BGB ist die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf

Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für das

Abrechnungsjahr 2025 bedeutet das: Die Abrechnung muss grundsätzlich bis zum

31. Dezember 2026 zugehen. Versäumt der Vermieter die Frist, sind

Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen " Guthaben des Mieters bleiben

dagegen auszuzahlen.

Typische Stolperstellen bei der Abrechnung

In der Praxis scheitern Abrechnungen selten an der Mathematik, sondern an den

Details: nicht umlagefähige Kostenarten, unpassende oder im Mietvertrag nicht

vereinbarte Verteilerschlüssel, fehlende Angaben zum Abrechnungszeitraum oder

eine Heizkostenabrechnung, die die Vorgaben der Heizkostenverordnung nicht

einhält. Seit 2023 kommt die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und

Mieter nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz hinzu. Formale Fehler

können dazu führen, dass Mieter der Abrechnung widersprechen oder

Nachzahlungen nicht durchsetzbar sind.

Software führt Schritt für Schritt durch die Abrechnung

Die Web-Anwendung Mein Nebenkostenrechner (https://www.mein-nebenkostenrechner.de)

richtet sich an private Vermieter, die ihre Betriebskostenabrechnung selbst

erstellen " ohne Fachsoftware-Schulung und ohne Tabellenkalkulation. Die

Abrechnung entsteht in vier Schritten: Objektdaten eingeben, Mieter und

Einheiten anlegen, Kosten eintragen, fertige Abrechnung als PDF erhalten.

Dabei deckt die Software die in der Praxis relevanten Punkte ab:

- 17 Kostenarten und 4 Verteilerschlüssel, angelehnt an die

Betriebskostenverordnung " inklusive Hinweisen, welche Kosten umlagefähig sind

- Heizkostenabrechnung nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung sowie

Aufteilung der CO2-Kosten

- Plausibilitätsprüfung, die die Abrechnung vor dem Export auf typische

formale und rechnerische Auffälligkeiten durchsieht

- Objekt- und Mieterverwaltung mit Verbrauchsdaten, Fristen,

Übergabeprotokollen und Serienbriefen für Vermieter mit mehreren Einheiten

- Vorlagen und Muster rund um die Abrechnung sowie umfangreiche

Ratgeber-Inhalte, etwa zu Widerspruch, Mietspiegel und Kostenentwicklung

Der Einstieg ist kostenlos: Eine Abrechnung lässt sich vollständig anlegen

und durchrechnen, ohne dass Funktionen versteckt sind. Bezahlt wird erst für

den Export: Die Einzel-Abrechnung kostet 12,90 Euro, ein Paket mit fünf

Abrechnungen 49 Euro " ohne Abo. Für Vermieter mit mehreren Objekten gibt es

Abo-Tarife ab 7,90 Euro pro Monat mit unbegrenzten PDF-Abrechnungen.

Die Software ist eine technische Hilfe zur Erstellung der Abrechnung und

ersetzt keine Rechtsberatung. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall "

etwa bei Streit über einzelne Kostenpositionen " empfiehlt sich der Rat einer

Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts oder eines örtlichen Mieter- bzw.

Haus- und Grundeigentümervereins.

Über Mein Nebenkostenrechner

Mein Nebenkostenrechner (https://www.mein-nebenkostenrechner.de) ist eine

Web-Anwendung zur Erstellung von Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen

für private Vermieter. Neben der eigentlichen Abrechnung bietet die Plattform

eine Objekt- und Mieterverwaltung, Heizkosten- und CO2-Kostenberechnung,

Vorlagen sowie Ratgeber- und Vergleichsdaten zur Entwicklung der Nebenkosten

in Deutschland.