Digitale Prüfung von Arbeitsmitteln: KRAUSE und wosatec bringen Struktur in den Prüfprozess

Mit zunehmender Zahl an Leitern, Tritten, Fahrgerüsten und weiteren prüfpflichtigen Arbeitsmitteln wächst jedoch der organisatorische Aufwand: Wo befindet sich welches Arbeitsmittel? Wann wurde es zuletzt geprüft? Wann steht die nächste Prüfung an und wo liegt das zugehörige Prüfprotokoll?

Gerade bei mehreren Standorten oder dezentral eingesetzten Arbeitsmitteln können papierbasierte Listen und lokal abgelegte Dokumente schnell unübersichtlich werden. KRAUSE setzt deshalb gemeinsam mit dem Softwareanbieter wosatec auf einen digitalen Prüfprozess. Diese Kooperation verbindet das Know-how von KRAUSE rund um Steigtechnik und Arbeitssicherheit mit einer webbasierten Lösung zur Erfassung, Prüfung, Dokumentation und Verwaltung von Arbeitsmitteln.

Prüfungspflichten systematisch organisieren

Die Betriebssicherheitsverordnung bildet eine wesentliche Grundlage für die sichere Bereitstellung und Verwendung von Arbeitsmitteln. Diese müssen in den auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung ermittelten Fristen wiederkehrend geprüft werden, wenn sie schadenverursachenden Einflüssen ausgesetzt sind und dadurch Beschäftigte gefährden können. Die Prüfergebnisse sind aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Dies kann auch elektronisch erfolgen.

Die TRBS 1201 konkretisiert diese Anforderungen. Art, Umfang und Fristen der Prüfungen müssen auf das jeweilige Arbeitsmittel und dessen Einsatzbedingungen abgestimmt werden. Die DGUV Information 208-016 fordert für Leitern und Tritte regelmäßige Sicht- und Funktionsprüfungen und empfiehlt eine eindeutige Erfassung der eingesetzten Arbeitsmittel.

Genau an dieser organisatorischen Schnittstelle unterstützt die digitale Arbeitsmittelprüfung. Sie ersetzt zwar nicht die fachliche Beurteilung durch eine entsprechend qualifizierte Person, erleichtert jedoch Identifikation, Prüfablauf, Dokumentation und Terminüberwachung.

Vom Arbeitsmittel zur digitalen Akte
Die Grundlage des Systems bildet die eindeutige Identifikation jedes Arbeitsmittels mittels individueller wosatec-QR-Code-Etiketten. Wenn ein Arbeitsmittel im System angelegt und mit einem solchen Etikett verknüpft wird, entsteht eine dauerhaft zuordenbare digitale Akte.

Durch das Scannen des QR-Codes mit einem Smartphone oder Tablet kann direkt auf die hinterlegten Informationen zugegriffen werden. Die Suche nach Inventarnummern in separaten Listen oder Prüfprotokollen in unterschiedlichen Ablagesystemen entfällt somit.

KRAUSE bietet QR-Code-Etiketten in unterschiedlichen Größen an, die für den dauerhaften betrieblichen Einsatz ausgelegt sind. Neben neu beschafften Produkten lassen sich damit auch vorhandene Arbeitsmittel nachträglich in die digitale Verwaltung integrieren. Die QR-Code-Etiketten, Softwarelizenzen und Prüfplaketten sind direkt bei KRAUSE erhältlich.

Arbeitsmittel zentral verwalten
In der wosatec Web-App können Arbeitsmittel zentral erfasst und beispielsweise Standorten, Filialen, Arbeitsplätzen oder Arbeitsmittelarten zugeordnet werden. Für größere vorhandene Datenbestände ist auch ein Massenimport möglich, etwa aus bestehenden Excel-Tabellen.

So entsteht eine zentrale Übersicht über den gesamten Bestand. Verantwortliche können gezielt nach Arbeitsmitteln an bestimmten Standorten filtern oder erkennen, welche Prüfungen in einem definierten Zeitraum anstehen.

Vor allem bei dezentralen Strukturen entfällt damit die parallele Pflege verschiedener Listen und Ablagesysteme. Informationen und Prüfunterlagen bleiben eindeutig dem jeweiligen Arbeitsmittel zugeordnet.

Scannen, prüfen und unmittelbar dokumentieren
Der QR-Code führt bei einer anstehenden Prüfung direkt zum jeweiligen Arbeitsmittel. Anschließend kann die Prüfung in der wosatec Web-App gestartet werden. Der Anwender wird dann strukturiert durch die erforderlichen Prüfpunkte geführt.

Nach Abschluss der Prüfung wird automatisch ein individueller Prüfbericht erstellt, der digital gespeichert und dem Arbeitsmittel zugeordnet wird. Prüfberichte und Auswertungen können zudem als PDF ausgegeben und um eine Fotodokumentation ergänzt werden.

Dadurch reduziert sich insbesondere der administrative Aufwand nach der Prüfung, da die Ergebnisse nicht zunächst handschriftlich erfasst, anschließend übertragen und separat abgelegt werden müssen. Prüfung und Dokumentation bilden einen zusammenhängenden Prozess.

Prüfungen können zudem offline erfasst werden, beispielsweise in Produktionsbereichen, Kellern oder technischen Anlagen ohne stabile Internetverbindung. Auch externe Prüfer können in den Prozess eingebunden werden, ohne bereits erfasste Arbeitsmittel erneut aufnehmen zu müssen.

Prüftermine vorausschauend organisieren
Bei umfangreichen Arbeitsmittelbeständen ist es oft weniger die einzelne Prüfung als vielmehr die Vielzahl unterschiedlicher Prüftermine, die die größte organisatorische Herausforderung darstellen.

Die wosatec Web-App unterstützt deshalb die Terminverwaltung und erinnert an anstehende Prüfungen. Verantwortliche erhalten eine zentrale Übersicht darüber, welche Arbeitsmittel demnächst geprüft werden müssen.

Die Festlegung der Prüffristen bleibt jedoch eine fachliche und betriebliche Aufgabe. Die konkreten Intervalle ergeben sich insbesondere aus der Gefährdungsbeurteilung und den Einsatzbedingungen. Die Software unterstützt anschließend dabei, diese Vorgaben zuverlässig nachzuverfolgen.

Mehr als Leitern und Tritte
Die Zusammenarbeit zwischen KRAUSE und wosatec umfasst mehr als nur klassische Leiterprüfungen. Für verschiedene Arbeitsmittel stehen spezifische Kategorie-Lizenzen zur Verfügung.

Neben Leitern und Tritten können damit beispielsweise auch ortsfeste Steigleitern digital geprüft und verwaltet werden. Die Software berücksichtigt dabei verschiedene Anwendungen, von Schachtleitern und Notleiteranlagen bis hin zu Steigleitern an maschinellen und baulichen Anlagen. KRAUSE bietet darüber hinaus Lizenzen für weitere Arbeitsmittelkategorien an.

So kann sich aus einer anfangs auf Steigtechnik konzentrierten Lösung schrittweise eine zentrale Prüfverwaltung für verschiedene Arbeitsmittel entwickeln. Dies ist insbesondere für Verantwortliche aus den Bereichen Instandhaltung, Facility Management, Arbeitssicherheit oder technischem Service von Vorteil.

Nachvollziehbarkeit über den gesamten Lebenszyklus
Mit jeder dokumentierten Prüfung wächst die digitale Historie eines Arbeitsmittels. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wann das Arbeitsmittel geprüft wurde, welche Ergebnisse vorlagen und welche Maßnahmen gegebenenfalls erforderlich waren.

Diese strukturierte Datenbasis erleichtert interne Auswertungen. Wiederkehrende Schäden, auffällige Arbeitsmittelgruppen oder Unterschiede zwischen Standorten lassen sich so leichter erkennen als bei der Verwaltung in einzelnen Papierformularen. Die digitale Prüfverwaltung unterstützt somit nicht nur die Dokumentation, sondern kann auch die Grundlage für gezieltere Instandhaltungsentscheidungen verbessern.

Aktuelle Prüfdokumente zentral bereitstellen
Prüfprozesse stehen in engem Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben, technischen Regeln, DGUV-Informationen und Normen. Ändern sich die Anforderungen, müssen die klassischen Prüfformulare gegebenenfalls angepasst und neu verteilt werden.

Laut KRAUSE stellt die wosatec-Lösung bei entsprechenden Änderungen automatisch aktuelle Prüfdokumente zur Verfügung. Dadurch reduziert sich der Aufwand, unterschiedliche Versionen von Checklisten und Formularen manuell zu verwalten. Insbesondere bei mehreren Prüfern und Standorten arbeiten alle Beteiligten auf einer einheitlichen Grundlage.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung und die fachliche Bewertung bleibt davon unberührt. Digitale Checklisten unterstützen die prüfende Person, ersetzen aber weder deren notwendige Qualifikation noch die Beurteilung des konkreten Zustands vor Ort.

KRAUSE und wosatec verbinden Steigtechnik mit digitaler Prüfverwaltung
Durch die Kooperation erweitert KRAUSE seine Lösungen für Arbeitssicherheit um die digitale Verwaltung von Prüfprozessen. Bei zahlreichen KRAUSE-Produkten ist die digitale Kennzeichnung zudem bereits Bestandteil des Produktkonzepts.

Der entscheidende Mehrwert liegt dabei nicht darin, ein Papierformular lediglich digital abzubilden. Durch die Verknüpfung der einzelnen Prozessschritte stehen relevante Informationen sowohl am Arbeitsmittel selbst als auch bei der zentralen Prüfplanung zur Verfügung.

Digitale Prüfung schafft Übersicht und reduziert Verwaltungsaufwand
Je größer der Bestand an Arbeitsmitteln, desto wichtiger wird eine strukturierte Organisation der wiederkehrenden Prüfungen. Mithilfe von QR-Code-basierter Identifikation, digitalen Prüfabläufen, zentraler Dokumentation und Terminübersichten kann der organisatorische Aufwand deutlich reduziert werden.

Durch die Kooperation von KRAUSE und wosatec wird die physische Arbeitswelt mit einer digitalen Prüfverwaltung verbunden, wodurch die Grundlage für übersichtlichere und nachvollziehbarere Prozesse geschaffen wird. Die fachliche Verantwortung für die Prüfung bleibt bei der qualifizierten Person, während die Digitalisierung dafür sorgt, dass Informationen, Prüfschritte und Nachweise systematisch zusammengeführt werden.