Blitzinstallation von SAP Business One

Schnelle Entscheidung für SAP Business One "Hilfe, ich brauche sofort ein neues ERP-System ..." Das Unternehmen Heggen Großhandel erlebte Anfang März 2003 mit ihrer bisherigen Software ein Worst Case-Szenario. Die Datenbank war ausgefallen, die Software ließ sich nicht mehr starten und Rechnungen konnten nicht mehr geschrieben werden. In seiner Not wandte sich das Unternehmen an den SAP Business Partner Wrede GmbH, das SAP Business One von der Auftragsvergabe bis zur Projektübergabe in nur fünf Werktagen installierte. Die Firma Heggen Großhandel für Hygiene- und Gebäudereinigungsbedarf wurde Anfang der 50er Jahre in Dortmund-Eving gegründet und wird heute als Familienbetrieb in dritter Generation von Hanns-Holger Heggen als Inhaber geleitet. Zu den Lieferanten des kleinen Mittelständlers mit insgesamt sieben Mitarbeitern gehören unter anderem Ecolab, Van Houtum bv, Vileda Professional, Nilco Reinigungsmaschinen, Kiehl KG, Vermop GmbH und Alto Deutschland GmbH, die Kunden sind Gebäudereinigungsdienste, Industrie- und Kleinbetriebe. Als typischer Familienbetrieb arbeiten neben den vier Angestellten noch die drei Familienmitglieder im Betrieb tatkräftig mit. Hanns-Holger Heggen denkt mit gemischten Gefühlen an den 3. März 2003 zurück: "Eigentlich war es ein Glückstag, denn an diesem Tag wurde meine Tochter geboren", erinnert er sich. Doch dann kam Alles ganz anders. Noch im Krankenhaus erhielt er einen Anruf aus der Firma, dass es massive Probleme mit der Software gebe. "Es ging praktisch nichts mehr", sagt Heggen, "und das schlimmste: Wir konnten keine Rechnungen mehr schreiben. Für einen mittelständischen Großhändler", so Hanns-Holger Heggen weiter, "ist das eine Situation, welche durchaus Geschäfts bedrohend sein kann." Schnell, schneller, SAP Bereits zuvor hatte es immer wieder Probleme mit der Software gegeben, die auf Microsoft Access basierte, und speziell für die Anforderungen bei Heggen angepasst und erweitert worden war. Zudem hatte der Hersteller bereits Insolvenz angemeldet und ein Service war nicht mehr verfügbar. Bislang hatte Heggen anfallende "Reparaturen" immer noch selbst lösen können. Als diplomierter Betriebswirt hatte er sich bereits während seines Studiums intensiv mit Datenbanken und SAP R/3 Implementierung befasst. Angesichts des kompletten Ausfalls war aber auch Heggen ratlos. Gefragt war jetzt eine schnelle und vor allem investitionssichere Lösung. "Als wir am späten Nachmittag den Anruf von Herrn Heggen erhielten, dass sein bisheriges System nicht mehr einsatzfähig war", sagt Thomas Bürmann, Vertriebsleiter bei der Wrede GmbH und verantwortlich für das Projekt bei Heggen Großhandel, "haben wir den Auftrag sofort angenommen, wohl wissend, dass es sich um einen Wettlauf mit der Zeit handelt." Zunächst mussten die Anforderungen des Projektes in einem speziellen Katalog, eine Art Mini-Pflichtenheft, erfasst werden. "Mit Hilfe der SAP AG gelang es uns, diese Anforderungen bis zum Abend zu erfüllen", entsinnt sich Wrede GmbH Geschäftsführer Jürgen Wrede der Situation. "Gegen Mittag des nächsten Tages erhielten wir von der SAP die Freigabe für das Projekt", erläutert Jürgen Wrede weiter, "und bereits am Nachmittag hatten wir die benötigten Lizenzen. Das ist sicherlich rekordverdächtig und beweist eindrucksvoll, dass die SAP extrem schnell und flexibel auf die Bedürfnisse von Kunden und Partnern reagiert." Schon am nächsten Tag installierten die Wrede Techniker SAP Business One, richteten die erforderlichen Clients für drei User ein, setzten das Unternehmen auf, machten die nötigen Einstellungen und erklärten dem Geschäftsleiter wie er Stammdaten anlegen und aufarbeiten muss. So konnte der Großhändler bereits am darauf folgenden Wochenende seine Datenbank wieder mit den wichtigsten Kunden und Artikeln befüllen. Die Berater von Wrede schulten dann Inhaber Heggen und seine drei Mitarbeiter im Anschluss zwei Tage im Umgang mit SAP Business One. Das Unternehmen war danach wieder voll einsatzbereit. "Allerdings mussten wir durch den Ausfall unseres Altsystems etwa 500 Rechnungen in SAP Business One nach erfassen, was zum Teil zu erheblichen Zahlungsverzögerungen und finanziellen Einbußen für unsere Firma führte", ärgert sich Heggen noch heute. Immerhin konnten "wir Teile der alten Datenbank retten, indem wir die Daten nach Excel exportierten und dann in SAP Business One einspielten", freut sich Jürgen Wrede, "womit wir dem Unternehmen helfen und die Arbeit erleichtern konnten." Im Rahmen des Projektes installierte Wrede auch gleich einen neuen Fujitsu Siemens Primergy Server bei Heggen Großhandel. Früher Kontakt zahlt sich aus Mit ein Grund für den schnellen Service war, dass beide Unternehmen bereits seit Februar 2003 Verbindung miteinander hatten. Hintergrund: Hanns-Holger Heggen hatte im Internet Informationen über das speziell für kleine und mittlere Unternehmen gedachte ERP-System SAP Business One gelesen und sich für die Software interessiert. Er kontaktierte daraufhin per E-Mail die SAP AG, die den Kontakt an Wrede weitervermittelte. "Wegen der Insolvenz unseres bisherigen Anbieters waren wir auf der Suche nach einer investitionssicheren Lösung, die Ende 2003 unser Altsystem ablösen sollte", erklärt Inhaber Heggen eines seiner Motive. So konnte sich der Geschäftsleiter bereits Ende Februar 2003 im Rahmen eines Beratungsgesprächs mit Wrede von der Leistungsfähigkeit der Software überzeugen. Anklang fanden bei Heggen besonders jene Funktionalitäten in SAP Business One, die in seinem Unternehmen gebraucht wurden, darunter Kennzahlen, wie Verkaufsanalysen, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Cashflow. Besonders gut hatten ihm auch die Drag&Relate-Funktionen in SAP Business One gefallen, mit denen betriebswirtschaftliche Abfragen einfach und schnell ausgeführt werden können und die Möglichkeiten, in Microsoft Word verfasste Rezepte an den Artikelstamm zu hängen. "Allerdings", erklärt Heggen, "wurden durch den Ausfall der Datenbank unsere ursprünglichen Planungen regelrecht über den Haufen geworfen. Wir brauchten so schnell wie möglich ein funktionierendes ERP-System." Problemlose Anpassungen Das Arnsberger Softwareunternehmen und der Großhändler blieben auch in den folgenden Monaten in engem Kontakt. Während dieser Zeit wurden im Rahmen von Hotlinegesprächen noch offene Frage im Umgang mit SAP Business One geklärt. "Auch nahmen wir noch verschiedene Anpassungen im Bereich der Formulargestaltung vor, denn der Betrieb wollte in seinen Sammelrechnungen auch Zwischensummen abbilden", beschreibt Vertriebsleiter Thomas Bürmann die Anforderungen. "Diese individuelle Anpassung konnten wir über die in SAP Business One enthaltene Programmierschnittstelle (Application Programming Interface, API) aber problemlos vornehmen", versichert Bürmann. Zudem musste SAP Business One auf das vom Großhändler seit Jahren verwendete Rabattierungssystem umgestellt werden. Heute kontrolliert der Mittelständler mit Hilfe der SAP Business One das komplette Tagesgeschäft. Inzwischen verwaltet SAP Business One bei Heggen weit über 1.000 Produkte und Dienstleistungsartikel. Zudem sind bis jetzt allein im Verkauf rund 4.000 Vorgänge erfasst. Das Arbeiten in einer reinen Windows-Umgebung mit vertrauten und standardmäßigen Benutzeroberflächen und Funktionen stellt sicher, dass das System von den Mitarbeitern einfach bedient werden kann. Und welches Fazit zieht Hanns-Holger Heggen rückblickend? "Wir hatten Glück im Unglück, dass wir mit der Wrede GmbH einen kompetenten und verlässlichen Partner hatten", bilanziert er. "Mit SAP Business One laufen unsere Geschäftsprozesse im Vergleich zu früher wesentlich schneller und effizienter." Imponiert haben Heggen zudem das schnelle, unkomplizierte und professionelle Handeln von W-Concept und der SAP. Zurzeit überlegt der Großhändler, ob er sich neue Workstations oder ein Server based Computing-System anschaffen soll. Letzteres hätte für Heggen den Vorteil, jederzeit und Plattform unabhängig auf Anwendungen, Daten und Programme zugreifen zu können. "Dieses Projekt wollen wir aber in jedem Fall wieder mit dem SAP-Partner Wrede gemeinsam realisieren", weiß Heggen heute schon. Weitere Informationen: www.wredegmbh.de Wrede GmbH Softwarekonzepte Jürgen Wrede Zu den Ruhrwiesen 3 59755 Arnsberg jwrede@wredegmbh.de 02932-20397-11 http://www.wredegmbh.de