Über 6.000 Anlagegüter nach deutschem und USA-Recht verwalten

Seit 1956 ist ALSCO auf dem deutschen Markt präsent. Hier erwirtschaften etwa 1.400 Mitarbeiter circa 92 Millionen Euro Umsatz in 17 Niederlassungen und drei Depots. Die rund 450 weiß-grünen Service-Fahrzeuge bedienen über 66.000 aktive Kunden im gesamten Bundesgebiet, darunter Branchenriesen wie Daimler-Chrysler, Ford, Metro, Handelshof, Karstadt, Minimal oder Ikea, aber auch unzählige andere aus allen Bereichen und Größenordnungen. ALSCO ist zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 und ausgezeichnet mit dem Sozialtestat. Neben dem Hauptgeschäftsfeld Berufskleidungs-Leasing bietet das Unternehmen auch Hotel- und Gastronomie-Textilien, einen Matten- & Mopp-Service sowie Hygiene-Komfort. Der Stoffhandtuch-Automat ist eine ALSCO-Erfindung und auch in der Produktentwicklung von Seifen- oder Duftspendern ist das Unternehmen führend. Die Berufskleidungskollektion für seine Kunden entwickelt ALSCO auf Wunsch individuell in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und einem Konfektionär. Dabei bringt der Kunde sein Erscheinungsbild und seine Wünsche ein, der Konfektionär sein Know-how in Design und Herstellung und ALSCO seine Erfahrung in Pflegefreundlichkeit und Verarbeitbarkeit. Der Berufskleidungs-Service umfasst eine wöchentliche Wäschelieferung bis in das Wäschefach des Mitarbeiters. Dadurch ist der regelmäßige Kontakt zum Kunden gewährleistet. Die mitgenommene Schmutzwäsche wird gereinigt, bei Bedarf ausgebessert, getrocknet, gebügelt oder gefinisht. Durch ein Barcode-System erhält jeder Mitarbeiter „sein“ Kleidungsstück wieder zurück. Neues Finanzbuchhaltungsmodul Am 1. Januar 2003 wechselte die deutsche Zentrale von ALSCO ihre Buchhaltungs-Software, da es für das bisherige Programm COMET keine Updates mehr gab. Bei der Nachfolger-Suche entschied sich ALSCO für die Nissen & Velten Software GmbH mit ihrem ERP-Programm SQL-Business. Ausschlaggebend war eine „überzeugende Präsentation des Programms, ins Detail gehende Erfassung unserer Anforderungen schon vor der Auftragserteilung mit Lösungsvorschlägen und der günstige Preis im Vergleich mit Alternativen“. Außerdem war alles „konkreter und viel schneller“, berichtet Controlling-Prokurist Rolf von dem Bruch. Nach ersten Gesprächen im Sommer 2002 erfolgte Anfang Oktober die Auftragserteilung und Mitte Dezember die Installation des Finanzbuchhaltungsmoduls inklusive Individualprogrammierung. Dazu hatte das Softwarehaus eine Schnittstelle für die Übernahme der Daten aus der Lohnbuchhaltung entwickelt sowie ein Programm für die Aufbereitung und Meldung der Monatsergebnisse an die Muttergesellschaft in den USA. Alle Daten des bereits abgelaufenen halben Geschäftsjahres wurden vollständig und richtig aus COMET in SQL-Business transferiert. Auf Parallelläufe verzichtete ALSCO, da die Tests zur Zufriedenheit verlaufen waren. Einen Monat nach der Einführung von SQL-Business erstellte das Unternehmen mit dem neuen Programm die erste Erfolgsrechnung für den vergangenen Monat und das aufgelaufene Geschäftsjahr, und zwar für jede einzelne Niederlassung. Zu diesem Zeitpunkt hatte ALSCO Deutschland das alte Programm, mit dem ALSCO über dreißig Jahre lang gearbeitet hatte, „schon fast vergessen“. Neues Kontenmodell Früher bestand die zentrale Finanzbuchhaltung aus über 8.000 Konten, da für jede der 17 Niederlassungen mehr als 600 Konten geführt wurden. Nissen & Velten empfahl ein anderes System. Jetzt gibt es jedes Konto nur einmal und pro Niederlassung wird eine Kennziffer vergeben, ähnlich einer Kostenstellennummer im weitesten Sinne. Dadurch entfällt auch das mühsame Addieren der einzelnen Saldenlisten. Als Spezialität der amerikanischen Muttergesellschaft ist in die Finanzbuchhaltung eine Art Kostenrechnung integriert. Aufwandskonten in der Finanzbuchhaltung sind in Deutschland sonst eher nicht üblich. Außerdem arbeitet ALSCO Deutschland auch mit dem gleichen Kontenrahmen wie die US-Mutter. Neues Anlagenbuchhaltungsmodul Im Juli 2003 stieg ALSCO auch mit seiner Anlagenbuchhaltung auf SQL-Business um. Anfang Juli 2004 wurde der erste Jahresabschluss mit dem neuen Modul erstellt. Da die US-Mutter das Geschäftsjahr geändert hat, ist es auch für ALSCO Deutschland der letzte Abschluss im Juli. In Zukunft ist das Geschäftsjahr das Kalenderjahr. Die Anlagenbuchhaltung war mit ein Grund, warum sich ALSCO von COMET verabschiedet hatte: Das Programm konnte das Anlagevermögen nicht in die Finanzbuchhaltung übernehmen. Für SQL-Business als voll integrierte Software gehört dies hingegen zum üblichen Leistungsumfang. Mit der Anlagenbuchhaltung verwaltet ALSCO rund 6.000 Anlagegüter, die sowohl nach deutschem als auch nach amerikanischem Recht abgeschrieben werden müssen. Ein PC beispielsweise, dessen Anschaffungswert unter 2.000 US-Dollar liegt, zählt in den USA als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), in Deutschland fällt er jedoch unter die normale AfA. Bei einem Handtuchspender ist es umgekehrt. Den definiert das deutsche Recht als GWG und in den USA wird er über zwei Jahre abgeschrieben. Normalerweise fließt in Deutschland die steuerliche AfA in die Finanzbuchhaltung und die kalkulatorische in die Kostenrechnung. Bei ALSCO muss nach dem amerikanischen Vorbild beides in die Finanzbuchhaltung laufen. Hierzu wird zunächst die gesamte deutsche und amerikanische AfA gebucht. Am Monatsende generiert dann ein vollautomatischer Lauf die Abschreibungshöhe, die tatsächlich übrig bleibt. Im laufenden Geschäft ergeben sich sehr viele wiederkehrende Buchungen, da der Jahreswert auf die einzelnen Monate heruntergebrochen wird. Dieses immense Buchungsaufkommen wollte ALSCO „narrensicher“ machen, wie Rolf von dem Bruch erklärt. Außerdem sollten die Massenbuchungen nicht nur fehlerfrei, sondern auch schnell und komfortabel vonstatten gehen. Also nutzte ALSCO die Möglichkeit in SQL-Business automatische Läufe selbst einzurichten und generiert damit nun regelmäßig einige tausend Buchungen auf Knopfdruck. An den acht SQL-Business-Arbeitsplätzen in der Hauptverwaltung werden darüber hinaus monatlich etwa 3.000 Belege bearbeitet. Die Begleichung der Kreditoren-Rechnungen läuft ausschließlich über die Zentrale. Das Unternehmen zahlt grundsätzlich sofort, um das Skonto zu nutzen. Deswegen ist es wichtig, dass die Niederlassungen ihre Eingangsrechnungen schnell an die Zentrale weiterleiten. Diesen Vorgang unterstützt seit Juli 2004 das EASY-Archiv von SQL-Business, mit dem Belege digital archiviert und in dieser Form auch schnell verschickt werden können. Neue Archivierung Alle Journale, Sach- und Personenkonten werden aus SQL-Business heraus im EASY-Archiv digital archiviert. Ab 1. Juli 2004 sind alle Belege des Unternehmens mit einem Barcode versehen. SQL-Business gibt die Information an das EASY-Archiv weiter und beim Einscannen des Belegs werden Suchinformationen von Belegnummern ohne weitere Eingaben „verheiratet“, wie man bei ALSCO sagt. SQL-Business erfasst also automatisch, welche Informationen zu welchem Beleg gehören. Auch in Zukunft will ALSCO weitere Funktionalitäten von SQL-Business nutzen und plant Erweiterungen im Bereich der Finanzbuchhaltung. ALSCO Berufskleidungs-Leasing Deutschland wäscht, pflegt und liefert 100.000 Berufskleidungsteile pro Tag. Bevor jeder Mitarbeiter „sein“ Berufskleidungsstück wieder erhält, wird es von ALSCO bei Bedarf ausgebessert. Über Nissen & Velten, SQL-Business und NVinity Die Nissen & Velten Software GmbH mit Sitz im südbadischen Stockach wurde 1989 gegründet, beschäftigt derzeit 30 Mitarbeiter, entwickelt seit 1992 die ERP-Software SQL-Business und vollzieht mit der Upgrade-Lösung NVinity den Technologiewechsel in Richtung .NET. Die modular aufgebaute Software SQL-Business bietet ein ausgereiftes ERP-System, samt CRM, Controlling und E-Commerce. SQL-Business integriert und organisiert sämtliche Unternehmensbereiche. Branchenlösungen gibt es für den technischen Großhandel, Versandhandel, Eisenwaren und Werkzeuge, Baustoffe und –beschläge, Chemie, Pharma, Kosmetik und Elektronik. Online-Analysen ermöglichen maximale Transparenz und unterstützen unternehmerische Entscheidungen. Die Software ist ein offenes System mit Client/Server-Architektur und setzt auf relationale Datenbanken wie Oracle, Microsoft SQL 2000 Server oder Gupta auf. Mit SQL-Business haben mittelständische Handels- und Industrie-Unternehmen ihre gesamte Warenwirtschaft im Griff, aber auch ihren Webshop samt Katalog und One-to-One-Commerce. Das Nachfolgeprogramm NVinity auf .NET-Basis ist unbegrenzt skalierbar, browserfähig, radikal anpassbar und absolut zukunftssicher. Die Schichtentrennung von Datenbanken, Business-Logik und Visualisierung für verschiedenste Endgeräte ermöglicht grenzenlose Mobilität und macht die Anwender unabhängig von Betriebssystemen und Oberflächen. NVinity ist für alle Unternehmensgrößen und alle Branchen geeignet. Gemeinsam mit einem flächendeckenden Händler- und Partnernetz betreut der Software-Hersteller etwa 370 Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Lösungen von Nissen & Velten sind direkt beim Hersteller erhältlich oder bei größeren System- und Softwarehäusern. Weitere Informationen unter: www.nissen-velten.com Nissen & Velten Software GmbH Goethestr. 33 D-78333 Stockach Tel. +49 (0 77 71) 8 79 - 0 Fax +49 (0 77 71) 8 79 – 1 11 info@sql-business.com www.nissen-velten.com Ansprechpartner für Redaktionen: PR-Büro Gloger Kapellenweg 5 78464 Konstanz Fon +49 (75 31) 91 48 09 Fax +49 (75 31) 91 48 10 post@buero-gloger.de www.buero-gloger.de Text ohne Abbinder: 7.460 Zeichen Veröffentlichung honorarfrei, Belegexemplar erbeten