SQL-Business Version 4.7 (Teil I): ERP-Software mit optimiertem Rechnungswesen

Verwaltung von Niederlassungen Mit dem neuen Modul können rechtlich nicht selbstständige Niederlassungen (NL) in einer zentralen Finanzbuchhaltung abgebildet werden. Dies gelingt durch den Einsatz einer einzigen Datenbank im gesamten Unternehmen. Die Hauptverwaltung erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Bilanz. Auch die Lieferanten werden dort zentral geführt. Jede einzelne Niederlassung jedoch hat ihre eigenen Bankkonten, individuelle Mahnparameter, eigenen Zahlungsverkehr, Bankeinzug, elektronischen Kontoauszug (MT 940) oder ihre eigene Pauschalwertberichtigung. Der Sachbearbeiter in der Niederlassung sieht nur die Vorgänge, die für seine NL relevant sind. Die Hauptverwaltung hingegen kann alle NLs einsehen und die Vorgänge nach beliebigen Kriterien sortieren. Die neue NL-Verwaltung zieht sich durch alle Funktionalitäten der kompletten Buchhaltung und ist somit sehr tief im System verankert. Pauschalwertberichtigung für offene Posten Mit der neuen Pauschalwertberichtigung können Unternehmen jetzt automatisch den Verlust simulieren, der ihnen durch offene Posten (OPs) am Monatsende entsteht. Dabei werden alle OPs mit einbezogen. Die Wertberichtigungen werden mithilfe des neuen Menüs „Pauschalwertberichtigungsparameter“ festgelegt und gebucht, wobei die alten des Vormonats jeweils ersetzt werden. Es gibt Selektionsmöglichkeiten für Kontonummer, Bezeichnung, Suchnamen, Kundenstatus oder Zeitraum. Die Tabelle kann verdichtet oder rückwirkend angezeigt werden. Der Vorteil liegt in der größeren Transparenz der Monats- und Quartalsergebnisse, die durch die Automatik jetzt einfacher und schneller erstellt werden können. Spesenregelung bei Auslandszahlungen Das Anwenderunternehmen kann jetzt festlegen, ob der Auftraggeber oder der Auftragnehmer die Kosten des Geldtransfers tragen soll. Auch eine 50/50-Teilung ist möglich. Übersichtliche Saldenauswertung Bei Großhandelsunternehmen fallen schon einmal 100.000 Bewegungen auf einem Konto pro Monat an. Deswegen sorgt SQL-Business 4.7 für eine bessere Übersichtlichkeit. Die Auswertungen der Salden mit kumulierten Spalten können nun als Report ausgedruckt werden. Die Datenübergabe an Excel ist nach wie vor möglich. Mit dem neuen Formulardruck können Anwender die Ergebnisse, die sie bisher mit der Drill-down-Funktion auf dem Bildschirm erzielten nun auch in der Papierform nutzen. Außerdem kann die Belegübersicht jetzt nach Datum eingeschränkt werden, was sich für große Belegmengen als notwendig erwiesen hat. Debitoren- und Kreditoren-Rückzahlungen Debitoren konnten früher nur im Haben gebucht werden, obwohl sie gelegentlich auch Gutschriften erhalten. Für Debitoren- und Kreditoren-Rückzahlungen gibt es jetzt neue Buchungskreise. Dies erlaubt die Buchung mit positiven Beträgen und damit eine verbesserte Darstellung im Journal. Elektronischer Kontoauszug MT 940 Bei Kontoauszügen, die im Dateiformat von der Bank kommen, erhält der Sachbearbeiter jetzt einen verbesserten Zugriff auf die Buchungsmemos. Diese Informationsfenster gehen automatisch auf und verlangen eine individuelle Bearbeitung. So zeigt das System zum Beispiel an, ob der Kunde schon im Inkasso-Verfahren ist oder ob die Geschäftsleitung über einen Zahlungseingang informiert werden möchte. Solche Spezialfälle übergibt das System automatisch und unübersehbar an den Bearbeiter, der sich diese Buchungsmemos auch ausdrucken kann. Alle zweifelsfreien Fälle bucht SQL-Business 4.7 selbstständig und vollautomatisch ohne Rückfragen. Automatische Offene-Posten-Verrechnung Mit dieser neuen Funktionalität kann ein Grenzbetrag angegeben werden kann, um dessen Höhe der Kunde den Rechnungsbetrag unterschreiten darf. Ist der Grenzbetrag etwa auf zwei Euro festgelegt und der Kunde überweist bis zu zwei Euro weniger, kann der offene Posten automatisch ausgebucht werden. Dieser Grenzbetrag kann sowohl bei Rechnungen als auch bei Gutschriften festgesetzt werden. Für diese OP-Bereinigung wird ein automatischer Lauf über alle Debitoren gestartet. Ohne diese Funktionalität müssten sämtliche Minibeträge manuell ausgebucht werden. Besonders Versandhandelsunternehmen, die per Nachnahme liefern, schätzen diese OP-Verrechnung als große Erleichterung, auch wenn ihre Kunden die Ware auf den Cent genau bezahlen. Denn sie verursachen für jede Zahlung grundsätzlich zwei Bewegungen: Zunächst liefern sie nach Auftragsnummer und wenn der Kunde dann tatsächlich gezahlt hat, erstellen sie die eigentliche Rechnung. Beide Bewegungen können nun automatisch bereinigt werden. Aktuellere Zinsberechnung Bei der Zinsrechnung gibt es die beiden neuen Checkboxen „nur offene“ und „nur ausgeglichene“. Aktiviert der Sachbearbeiter „nur ausgeglichene“, sieht er in der Tabelle auch die Positionen, die zu spät ausgeglichen wurden und kann für den überschrittenen Zeitraum eine weitere Zinsberechnung erstellen. Neue Scheckeinreicherliste Beim Buchen können Scheckinfos erfasst werden. Dadurch ist jetzt ein automatischer Druck von Scheckeinreicherlisten möglich. Selektionsmöglichkeiten für OPs Die Selektionsmöglichkeiten für offene Posten wurden erweitert. Konnte bisher nur nach Fälligkeitsdatum sortiert werden, so stehen jetzt zusätzlich folgende Suchkriterien zur Verfügung: nur offene, nur ausgeglichene, alle, Belegnummer 2 oder jedes beliebige Datum. Mit dem Bereich „rückwirkend“ wurde die Möglichkeit geschaffen, OP-Sachkontenlisten auch rückwirkend zu betrachten. Neues in der Anlagenbuchhaltung Die Berechnung der Wiederbeschaffungswerte (WB) über standardmäßig vorgegebene Indexwerte ist jetzt automatisch möglich. Die Ergebnisse werden von den Anwendern benötigt, um zum Beispiel mit Versicherungen realistische Prämien auszuhandeln. Jetzt kann der Sachbearbeiter in dem neuen Feld WB-Index den Wert eintragen. In der Registerkarte AfA-Daten kann er für ein beliebiges Jahr den WB berechnen, auch unter Berücksichtigung der Inflation. Wenn die Checkbox „Übernahme in kalkulatorische Anschaffungs-/Herstellungskosten“ angeklickt wird, übernimmt SQL-Business 4.7 die Berechnung in die kalkulatorische Abschreibung. Im neuen Menü „Teilabgang“ lassen sich Anlagegüter wahlweise steuerlich oder kalkulatorisch abschreiben und die Abgangswerte in Prozent berechnen. Neues in der Kostenrechnung Die Definition der Verteilkostenarten wurde modernisiert, da die meisten SQL-Business-Anwender die Hilfskosten direkt auf der jeweiligen Kostenstelle sehen möchten. Mit dieser Methode können nun Betriebsergebnisstrukturen aufgebaut werden. Bisher orientierte sich die Kostenrechnung von SQL-Business am klassischen Betriebsauswertungsbogen (BAB). Die Anwender wünschten sich hier mehr Flexibilität. Jetzt können Kostenarten für die Umlagen der Hilfskosten definiert werden. Da die Umlagen nun wie eine Kostenart behandelt werden, ändert sich die Darstellung der Umlagekosten: Jetzt kann der Anwender genauer sehen, wie sich die Gemeinkosten verteilen, etwa auf die einzelnen Profit Center. Die Funktionserweiterung im Rechnungswesen zeigt, dass der Software-Hersteller Nissen & Velten auf die Wünsche der SQL-Business-Anwender eingeht und zeitnah Lösungen für spezifische Anforderungen bereitstellt. Auch in der Warenwirtschaft und Logistik bietet SQL-Business 4.7 umfangreiche Erweiterungen, die zu einem späteren Zeitpunkt in einem zweiten Teil vorgestellt werden. Über Nissen & Velten, SQL-Business und NVinity Die Nissen & Velten Software GmbH mit Sitz im südbadischen Stockach wurde 1989 gegründet, beschäftigt derzeit 31 Mitarbeiter, entwickelt seit 1992 die ERP-Software SQL-Business und vollzieht mit der Upgrade-Lösung NVinity den Technologiewechsel in Richtung .NET. Die modular aufgebaute Software SQL-Business bietet ein ausgereiftes ERP-System, samt CRM, Controlling und E-Commerce. SQL-Business integriert und organisiert sämtliche Unternehmensbereiche. Branchenlösungen gibt es für den technischen Großhandel, Versandhandel, Eisenwaren und Werkzeuge, Baustoffe und –beschläge, Chemie, Pharma, Kosmetik und Elektronik. Online-Analysen ermöglichen maximale Transparenz und unterstützen unternehmerische Entscheidungen. Die Software ist ein offenes System mit Client/Server-Architektur und setzt auf relationale Datenbanken wie Oracle, Microsoft SQL 2000 Server oder Gupta auf. Mit SQL-Business haben mittelständische Handels- und Industrie-Unternehmen ihre gesamte Warenwirtschaft im Griff, aber auch ihren Webshop samt Katalog und One-to-One-Commerce. Das Nachfolgeprogramm NVinity auf .NET-Basis ist unbegrenzt skalierbar, browserfähig, radikal anpassbar und absolut zukunftssicher. Die Schichtentrennung von Datenbanken, Business-Logik und Visualisierung für verschiedenste Endgeräte ermöglicht grenzenlose Mobilität und macht die Anwender unabhängig von Betriebssystemen und Oberflächen. NVinity ist für alle Unternehmensgrößen und alle Branchen geeignet. Gemeinsam mit einem flächendeckenden Händler- und Partnernetz betreut der Software-Hersteller etwa 370 Projekte in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Lösungen von Nissen & Velten sind direkt beim Hersteller erhältlich oder bei größeren System- und Softwarehäusern. Weitere Informationen unter: www.nissen-velten.com Nissen & Velten Software GmbH Goethestr. 33 D-78333 Stockach Tel. +49 (77 71) 8 79 -0 Fax +49 (77 71) 8 79 – 1 11 info@sql-business.com www.nissen-velten.com Ansprechpartner für Redaktionen: PR-Büro Gloger Kapellenweg 5 78464 Konstanz Fon +49 (75 31) 91 48 09 Fax +49 (75 31) 91 48 10 post@buero-gloger.de www.buero-gloger.de Text ohne Abbinder: 7.640 Zeichen, 04.08.2005 Veröffentlichung honorarfrei, Belegexemplar erbeten