Grösste Sicherheit gibt es in der Cloud

Glattbrugg, 07.03.2013 - Die Scalaris AG lanciert mit doculife swiss eine Document Lifecycle Management-Lösung als Public Cloud Dienst für schweizerische KMUs. Das wird möglich, weil das Unternehmen sein Dokumentenmanagement bereits in einem grossen Markt wie Deutschland als solchen Dienst anbietet. "Eine eigene Lösung für die Schweiz wäre nicht zu bezahlen gewesen", sagt auch Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung der Scalaris AG. "So können wir jedoch eine gemeinsame Basis nutzen, hosten aber die Daten hier vor Ort." doculife swiss wird in einem Rechenzentrum in der Schweiz betrieben, das voll und ganz die FINMA-Vorschriften für das Bankenoutsourcing erfüllt. Entsprechend sollten auch alle Bedenken der KMUs hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit hinfällig sein.

Das heutige Verständnis von Dokumentenmanagement reicht noch vielfach auf Anfang der 80er Jahre in eine papierbasierte Zeit zurück und hat sich seither von der Dokumentenerfassung, zum Output Management, zur elektronischen Archivierung, bis hin zum Dokumenten- und eMail-Management mit fachabteilungs- und branchenspezifischer Vorgangsunterstützung entwickelt. Seit rund sechs Jahren bringt das nicht mehr wegzudenkende Thema Cloud Computing auch in der Schweiz einige grundsätzliche Neuerungen mit sich und wird plötzlich auch für KMUs interessant.

Im Umgang mit Dokumenten geht es laut Sander ganz pragmatisch darum, benutzergerecht die bisher archivierten Dokumente, die Tagespost, die jeden Tag neu in Word oder Excel erstellten Dokumente und eMails mit Anhängen zu verwalten und zu finden. Dies sollte unter Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Auflagen - zudem sicher, preiswert und einfach - entweder mobil, über Internet oder integriert mit Microsoft Outlook möglich sein.

Dass KMUs in der Vergangenheit nur in Ausnahmefällen ein professionelles Dokumentenmanagement angeschafft haben, führt Sander darauf zurück, dass es entweder zu kompliziert oder zu teuer war. Dass mit einem Dokumentenmanagement neben Effizienzgewinn auch die gesetzlichen Auflagen einfacher zu erfüllen seien, war nicht etabliert. In der Cloud kümmert sich der Dienstleister um die Komplexität des Lebenszyklus von Dokumenten. Bei sogenannten Public Cloud Diensten profitieren zudem die Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement nutzen, von geteilten Kosten. Die Dokumente in der Cloud werden in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet, was um ein Vielfaches sicherer ist, als in den eigenen Büroräumlichkeiten.

Nun bringen Innovationen aber auch Veränderungen mit sich. Beim Cloud Computing ist vor allem die Informatikabteilung stark gefordert. Es dominiert die Meinung, dass sie bei der Berücksichtigung von Cloud Computing Diensten an Einfluss verliert. Die Chance, als Kommunikationsdrehscheibe der Geschäftsführung zu fungieren, also den Fach-, Rechts- und Complianceabteilungen Nutzen und Risiken von Dokumentenmanagement in der Cloud aufzuzeigen und zugleich die Anforderungen der Kollegen gegenüber dem Cloud Service Anbieter in Form von sogenannten Service Level Agreements durchzusetzen, wird häufig nicht gesehen oder unterschätzt.

"Kurzum", so Sander, "der Trend, auch in der Schweiz die Daten in einem mit allen infrastrukturellen, betrieblichen und applikatorischen Sicherheitsvorkehrungen ausgestatteten Rechenzentrum zu hosten, ist nicht mehr aufzuhalten."

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