Success Story – Erfolgreicher Abschluss des PIM-Projektes bei Schöck

Böblingen, den 04.07.2014: Die Schöck Bauteile GmbH ist ein Unternehmen der weltweit tätigen Schöck Unternehmensgruppe mit 13 Gesellschaften und rund 610 Mitarbeitern. Der Hauptsitz ist in Baden-Baden. Der Schwerpunkt bei Schöck liegt auf der Entwicklung von einbaufertigen Bauteilen. Das Hauptprodukt ist der Schöck Isokorb® – ein tragendes Wärmedämmelement zur Vermeidung von Wärmebrücken an auskragenden Bauteilen wie z. B. Balkonen, Laubengängen oder Vordächern. Im Bereich für bewehrungstechnische und bauphysikalische Problemlösungen zur Minimierung von Wärme- und Schallbrücken ist Schöck Marktführer in Europa. Die IST-Situation Der bisherige Ablauf zur Erstellung von Printpublikationen war sehr aufwendig. Die Datenpflege erfolgte direkt in den Dokumenten, die mit InDesign erstellt wurden. Die Grunddaten der über 30.000 Produkte wurden manuell übernommen und mit weiteren Merkmalen, Bildern, Texten und Tabellen direkt in InDesign angereichert. Im Übersetzungsprozess erfolgte der Sprachwechsel direkt im Dokument nach Bereitstellung der Texte durch die Übersetzungsagentur. Hauptproblem war ein fehlendes einheitliches System, in dem alle Informationen zu einem Produkt enthalten waren. Es war kein zentraler und konsistenter Datenpool verfügbar - die länderspezifischen Publikationen waren abgekoppelt und haben sich getrennt entwickelt. Die Aufgabenstellung Den resultierenden Zeitaufwand, der durch die manuelle Erstellung der verschiedenen Publikationen wie Technische Informationen und Preislisten in 23 unterschiedlichen Sprache-Land-Varianten entstand, galt es zu minimieren, um eine Steigerung von Produktivität und Aktualität zu erreichen. Die Schöck Bauteile GmbH plante daher, 2011 eine zentrale und datenbankbasierte Verwaltung aller Produktinformationen für alle Länder und Sprachen einzuführen. Ziel war es, eine konsistente Datenbasis mit Ankopplung an SAP zu schaffen, über welche die Automatisierung und Steuerung der länderspezifischen Publikationen und Medien bedient wird. Der Datenpflege- und Übersetzungsprozess sollte transparent und standardisiert gestaltet werden. Herr Dirk Fehrenbach, Projektleiter PIM-Projekt bei Schöck, fasst das Ergebnis folgendermaßen zusammen: „Mit crossbase ist ein durchgängiger Prozess in Verbindung mit SAP entstanden. Die SAP Attribute werden vollautomatisiert übergeben und in PIM mit weiteren Attributen ergänzt. Diese Attributspflege erfolgt direkt in den Abteilungen in denen das entsprechende Wissen vorhanden ist.“ Anforderung an die Lösung Gesucht wurde eine Standardsoftware-Lösung die sämtliche Anforderungen an eine globale Produktkommunikation erfüllt und die automatisierte Erstellung von Printpublikationen ermöglicht. Das größte Augenmerk lag auf einem transparenten Redaktionsprozess, der dem Anwender eine effiziente und einfache Arbeitsweise ermöglichen soll. Der Übersetzungsprozess sowie die Printausleitung sollte anwenderfreundlich aufgebaut sein und einen automatisierten und durchgängigen Produktionsprozess von Printpublikationen in verschiedenen Sprache-Land-Varianten garantieren. Herr Robert Bauer, der Schöck während der Projektphase beratend unterstützte, erklärt anerkennend: „In Angesicht der sehr erklärungsbedürftigen Produkte, deren Tabellendarstellung und Beschreibung über eine herkömmliche Produktbeschreibung weit hinausgehen, stellte insbesondere die Print Produktion der sog. Technischen Informationen eine große Herausforderung dar, die mithilfe von crossbase hervorragend gemeistert wird.“ In einem Evaluierungsprozess wurden fünf führende PIM- Systeme im Hinblick auf die für Schöck relevanten Anforderungen untersucht. In der Evaluierung zeichnete sich ab, dass die Möglichkeiten zur Individualisierung der crossbase-Standardsoftware in Verbindung mit dem serviceorientierten Ansatz entscheidend für einen Projekterfolg sind. Dies führte dazu, dass sich Schöck für die PIM- und Crossmedia-Lösung von crossbase entschied. Herr Robert Bauer erläutert, warum die Wahl auf crossbase gefallen ist: „Der Service war bei crossbase von Anfang an Klasse. crossbase ist vom ersten Moment an auf die individuellen Anforderungen an das Projekt eingegangen. Dies ist neben der konfigurierbaren Standardsoftware das entscheidende Plus für die Wahl von crossbase gewesen.“ Nach der Entscheidung für die Lösung von crossbase begann die Analyse und Konzeption im Jahr 2012. Während der Projektanalyse wurden folgende Schwerpunkte an das Projekt definiert: • Die Abbildung der komplexen Bemessungswerte. Diese sollen komprimiert und dreidimensional (Betondeckung, Festigkeit und Höhe) dargestellt werden können. Wichtig hierbei ist die Verbindung der Massenpflege über den Matrixdialog und die spätere Auswertung in Tabellenform. • Die Verwaltung und länderspezifische Kennzeichnung der Produktinformationen (z.B. Grafiken, Texte, Merkmale), um markt- und medienspezifische Produktsichten abbilden zu können. • Die Definition weniger Layoutvorlagen für viele unterschiedliche Seitenlayouts, um redaktionelle Inhalte wie z. B. Grafiken, Zeichnungen und Produktfotos, Texte sowie Tabellen mit Produktinformationen automatisiert in das anspruchsvolle Layout ausleiten zu können. • Die Produktion von länderspezifischen Publikationen, die sich bzgl. Sortiment und Inhalten unterscheiden, in Verbindung mit einem effizienten Übersetzungsprozess. Die crossbase-Lösung Auf Basis der crossbase-Standardsoftware wurde für Schöck eine individuelle PIM- und Crossmedia-Lösung konfiguriert. Standardsoftware und individuelle Lösungskonzepte, die zudem releasefähig sind, sind für crossbase keine Gegensätze. Für Schöck war es wichtig, die Software um spezifische Anpassungen wie z.B. den Matrixpflegedialog zu ergänzen. Somit konnten wichtige Anforderungen, wie die Pflege komplexer Bemessungstabellen, optimal erfüllt werden. Die Installation der Software erfolgte in Baden-Baden – der Zugriff aller Mitarbeiter, auch von anderen Standorten, und von Mitarbeitern mit Apple-Systemen, erfolgt über Citrix. Die erste Printpublikation, die mit Hilfe von crossbase bis Januar 2013 erstellt wurde, war die „Technische Information XT“ (im weiteren Verlauf als TI bezeichnet). An der Erstellung der TI, die aus 10 Produktkapiteln und einem redaktionellen Bauphysikteil besteht, arbeiteten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen. Ein Team kommt aus dem Bereich Technischer Support, welches für die PIM-Pflege, die technische Redaktion und die Datenpflege verantwortlich war. Ein Team von Mediengestaltern erstellte Layoutvorlagen, Randverzierungen, Absatz-/Zeichenformate, Templates und Grafiken. Das SAP-Team aus der IT unterstützte in technischen Fragen sowie beim initialen Datentransfer und der Anbindung der SAP-PIM-Schnittstelle. Die Ausgangsbasis jedes PIM-Projekts ist die Datenschnittstelle zum ERP-System. Hierzu wurde vorab eine Klassifizierung der Artikel und deren Merkmale in SAP durchgeführt. Ein täglicher Import der PIM-relevanten Verkaufsartikel mit Produktmerkmalen und Preisen über eine automatisierte Datenschnittstelle führt zu einer aktuellen Datenbank. Dies ist für die crossmediale Produktkommunikation ausschlaggebend. Basierend auf der SAP-Schnittstelle folgt der Datenpflegeprozess in crossbase. • Matrixpflegedialog Ein zentraler Dialog, der individuell für Schöck entwickelt wurde, ist der Matrixpflegedialog. Er dient dazu, die Produkte mit umfangreichen Bemessungsmerkmalen anzureichern. Über 600 Bemessungsattribute wurden systematisch definiert und parametrisiert. Somit können Millionen von Bemessungsmerkmalen effizient gepflegt werden. • Sprache-Land-Varianten In der Redaktionsstruktur wurden in sog. Sinneinheiten Bilder, Formeln und Texte angeordnet und mit länderspezifischen Kennzeichen gepflegt, um markt- und medienspezifische Produktsichten abbilden zu können. Dazu zählen die länderspezifischen Technischen Informationen (29 Länder und 34 Sprachen) für die Zielgruppen „Tragwerksplaner“ und „Architekten“ sowie die Preislisten. Diese Publikationen wurden über crossbase und Adobe InDesign automatisiert produziert, wobei die Ländervarianten über das Katalogsortiment und die länderspezifische Auswertung der Medien- und Textelemente gesteuert wurden. • Printautomatisierung mit Verdrängungsregeln Das Highlight der Printproduktion war die Automatisierung der variantenreichen Seitenstrecken und komplexen Tabellen über derzeit 6 Layoutvorlagen. Die Elemente wurden über flexible Verdrängungsregeln auf der Seite platziert. Mithilfe des Print-Servers konnten sich Redakteure während der Datenpflege eine druckgenaue Vorschau der Seiten erstellen lassen, auch ohne eine lokale Installation von Adobe InDesign. Die Pflegemöglichkeiten in crossbase überzeugte auch Frau Dr. Katharina Leitner, Technischer Support: „Insbesondere das Sprach-/Landkonzept und die Datenpflege von sehr vielen Bemessungsdaten mit der Matrixpflege haben mich von crossbase überzeugt.“ Vorteil bei der Datenpflege Die Ankopplung an SAP ermöglicht eine konstante Datenbasis. Alle zum Produkt gehörigen Daten wie z.B. Grafiken, Zeichnungen, Produktfotos und Texte sind in der zentralen Datenbank abgelegt und können hier gepflegt werden. „Ob Produktstrukturen, Bildkategorien, Textkategorien, Formate, Templates oder Publikationselemente – alles folgt einer stringenten Ordnung. Dadurch wird die team- übergreifende Arbeit erleichtert“, schlussfolgert Herr Dirk Fehrenbach, Projektleiter PIM-Projekt bei Schöck. Vorteil bei der Erstellung von Printpublikation Das Grundgerüst für die Printpublikation, wie z.B. die Layoutvorlagen, Layoutregeln, Absatz- und Zeichenformate ist bereits vorbereitet und muss für kommende Printpublikationen gegebenenfalls nur noch ergänzt werden. Frau Dr. Katharina Leitner ergänzt: „Der Zeitaufwand für die Erstproduktion der TI mit crossbase war im Vergleich zur manuellen Aktualisierung in Adobe InDesign zunächst in etwa identisch. Für weitere Printpublikationen und Ländervarianten hat sich die Handhabung verbessert, da eine hohe Wiederverwendbarkeit der Inhalte möglich ist.“ Vorteil bei den Übersetzungen Die Übersetzungen können über den Textstatus-getriebenen Prozess systematisch erstellt werden. „Die Aufbauarbeit des Systems und die Erstproduktion einer Publikation ist immer herausfordernd. Die Strukturen und Prozesse sind neu und müssen von den beteiligten Mitarbeitern belebt werden. Sind jedoch die Produktinformationen einmal gepflegt, die Layoutvorlagen angelegt und die Erstproduktion erfolgreich durchlaufen, kommen die Effekte zum Tragen. Durch die Wiederverwendbarkeit lassen sich Aktualisierungen und Ländervarianten bei reduziertem Aufwand prozesssicher beherrschen.“ fasst Herr Thomas Kern, Geschäftsführer bei crossbase und beratend im Schöck-Projekt tätig, zusammen. Fazit und Ausblick Mit dem heutigen Stand hat Schöck bereits über 1.700 Seiten an verschiedensten Publikationen in 10 unterschiedlichen Sprach-Land-Varianten mit crossbase erstellt. Viele weitere Publikationen sind in Bearbeitung und werden nach und nach fertiggestellt. Die PIM- und Crossmedia-Lösung von crossbase hat sich bei Schöck etabliert und wird als ein sehr tolles und sehr hilfreiches Instrument zur zentralen und datenbankbasierten Verwaltung aller Produktinformationen für alle Länder und Sprachen, sowie für die Erstellung von Printpublikationen verwendet. Ein ebenfalls sehr wichtiger Punkt ist die Querverwendung der im PIM-System hinterlegten Produktinformationen. Schöck verwendet diese Daten z.B. für die Berechnungssoftware weiter. Link zur Pressemeldung: http://www.crossbase.de/cbx/cms/DE/DE/web/home/news/news_full?newsId=1003027122 Unternehmensprofil crossbase mediasolution GmbH: crossbase-Strategie ist es, alle Anforderungen im Umfeld der Produktkommunikation zu erfüllen. Die hoch integrierte PIM-, CMS- und Crossmedia-Lösung ist eine komplett eigenentwickelte und modular aufgebaute Standardsoftware. Die Anwendungsmöglichkeiten reichen von Bilddatenbanken über einen Onlineauftritt und einen Onlinekatalog bis hin zur Automatisierung von Printpublikationen und elektronischen Katalogen für das eBusiness. Gedruckte Verkaufsunterlagen und digitale Medien werden automatisiert aus der zentralen medienneutralen crossbase-Datenbank mit Schnittstelle zur Warenwirtschaft und anderen externen Systemen (wie bspw. CAD-Datenbanken) erstellt. Besondere Merkmale der crossbase-Lösung sind die flexible Anpassbarkeit, der effiziente Übersetzungsprozess und eine markt- und zielgruppenspezifische Produktkommunikation. Zu den Kunden der crossbase mediasolution GmbH zählen unter anderem die Julius Blum GmbH, fischerwerke GmbH & Co. KG, Ceratizit Austria GmbH, Item GmbH, Ziehl-Abegg AG, Leuco GmbH & Co. KG und die Franke GmbH. Kontakt: crossbase mediasolution GmbH Herr Thomas Kern Otto-Lilienthal-Straße 36 D-71034 Böblingen Tel.: +49(0)7031/714-720 Fax: +49(0)7031/714-723 E-Mail: t.kern@crossbase.de Internet: www.crossbase.de